“互聯(lián)網(wǎng)+ ”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式變革研究

沙洲

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略使我國(guó)的電子文件服務(wù)邁上了新臺(tái)階。本文在概述電子文件服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式變革的表現(xiàn)，認(rèn)為變革原因主要包括服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變、信息技術(shù)的發(fā)展、關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組和信息資源的整合，并提出“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式的變革趨勢(shì)主要有移動(dòng)終端應(yīng)用服務(wù)、人工智能產(chǎn)品服務(wù)、電子文件云服務(wù)和電子文件中心服務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子文件服務(wù)方式變革互聯(lián)網(wǎng)+

Abstract： "Internet Plus" strategy makes Chinas electronic records service to a new level. This paper based on an overview of the electronic records ser？ vice way and analyzes the current status of transfor？ mation of Chinas electronic records service way un？ der the "Internet Plus" environment. This paper be？ lieves that the causes of transformation mainly in？ cluding changes in service concepts， development of information technology， reorganization of relation？ ship structures and integration of information re？ sources. And this paper puts forward the trend of transformation of Chinas electronic records service way mainly including mobile terminal application service， artificial intelligence product service， elec？ tronic records cloud service and electronic records center service.

Keywords： Electronic records； Service way； Transformation； Internet Plus

“互聯(lián)網(wǎng)+”是指以新一代信息技術(shù)（包括互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等）在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活各部門的擴(kuò)散、應(yīng)用與深度融合的過(guò)程。[1]“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是檔案行業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，是檔案信息化的高級(jí)形態(tài)。檔案信息化首先要有檔案信息資源，檔案信息資源又與電子文件休戚相關(guān)，[2]其最終目的是提供利用。因此，研究“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式的變革對(duì)實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的戰(zhàn)略目標(biāo)有著重大意義。

一、選題背景

電子文件服務(wù)方式是指檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子文件服務(wù)的方法和形式，服務(wù)方式的優(yōu)劣一定程度上決定了電子文件服務(wù)質(zhì)量的高低。為了解我國(guó)電子文件服務(wù)方式的研究現(xiàn)狀，筆者在中國(guó)知網(wǎng)上按篇名進(jìn)行高級(jí)檢索，輸入“電子文件”和“服務(wù)方式”兩個(gè)檢索詞，兩個(gè)檢索詞之間使用邏輯關(guān)系“并”來(lái)表達(dá)，并將來(lái)源類別選為“核心期刊”和“CSSCI”，共檢出文獻(xiàn)0篇。由此可見(jiàn)，目前檔案界對(duì)電子文件服務(wù)方式的研究不多。筆者輸入“檔案”和“服務(wù)方式”兩個(gè)檢索詞，在選擇最新發(fā)布的檔案類北大核心期刊并剔除一些新聞?lì)惛寮螅矙z出相關(guān)文獻(xiàn)6篇。卜鑒民對(duì)檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行類別劃分，分析了其變革的原因和基礎(chǔ)，并提出其發(fā)展趨勢(shì)主要有計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、縮微技術(shù)服務(wù)和光盤(pán)存貯服務(wù)等。[3]王育東對(duì)檔案網(wǎng)站遠(yuǎn)程服務(wù)方式進(jìn)行探討，認(rèn)為其主要包括廣泛性服務(wù)方式、交互性服務(wù)方式和個(gè)性化推薦服務(wù)方式。[4]楊玉玲對(duì)檔案的開(kāi)架服務(wù)方式展開(kāi)論述。周燕以文件級(jí)管理為背景探索了開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)方式的新途徑。趙傳玉分析了油氣田勘探開(kāi)發(fā)檔案的數(shù)字資源服務(wù)方式。張冬霞從濟(jì)源市檔案局（館）的實(shí)踐出發(fā)，提出了從館內(nèi)利用到館外展覽服務(wù)和從幕后索居到前臺(tái)展示等服務(wù)方式的創(chuàng)新。[5]“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著原生電子文件的大量生成以及電子文件“單套制”管理的試點(diǎn)和推廣，電子文件服務(wù)將成為檔案服務(wù)的大勢(shì)所趨。因此，筆者從“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式變革的表現(xiàn)入手，深入分析變革的原因，并闡述變革的趨勢(shì)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式變革的表現(xiàn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，電子文件服務(wù)方式較以往網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下有了進(jìn)一步發(fā)展，具體表現(xiàn)為從閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等傳統(tǒng)形態(tài)向網(wǎng)站服務(wù)和新媒體服務(wù)等新形態(tài)的變革。

（一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式的傳統(tǒng)形態(tài)

1.閱覽服務(wù)。電子文件閱覽服務(wù)是由檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立一個(gè)集中的閱覽空間，供利用者直接查閱利用電子文件[6]。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然大量電子文件上傳至互聯(lián)網(wǎng)，但仍有部分電子文件因受限等原因不便上網(wǎng)，可將其放置在閱覽室計(jì)算機(jī)等終端供利用者進(jìn)行本地利用。

2.復(fù)制服務(wù)。電子文件復(fù)制服務(wù)是以電子文件及其信息加工品的各種載體形式的復(fù)制件向用戶提供利用的一種方式。[7]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件的復(fù)制服務(wù)既可通過(guò)介質(zhì)拷貝或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)仁侄螐?fù)制電子文件，也可通過(guò)打印或縮微復(fù)制等手段對(duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制。

3.展覽服務(wù)。電子文件展覽服務(wù)是檔案工作者按照一定專題，經(jīng)過(guò)適當(dāng)編研，系統(tǒng)地介紹本機(jī)構(gòu)內(nèi)保存的電子文件內(nèi)容的一種服務(wù)方式。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件展覽服務(wù)一般分為終端展覽和在線展覽。終端展覽是將需要展覽的電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)等終端展示給用戶，在線展覽是將需要展覽的電子文件在網(wǎng)上展示，用戶可根據(jù)需求直接在線觀看。

4.咨詢服務(wù)。電子文件咨詢服務(wù)是檔案工作者以電子文件信息為依據(jù)，以口頭或書(shū)面形式，為用戶解答有關(guān)電子文件及其管理狀況的一種服務(wù)方式。[8]提供咨詢的人員要根據(jù)用戶的需求，經(jīng)過(guò)一定的信息處理過(guò)程，將結(jié)果反饋給用戶。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這個(gè)過(guò)程既可以是面對(duì)面的信息交流，也可以是網(wǎng)絡(luò)化的虛擬信息交流。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式的新形態(tài)

1.網(wǎng)站服務(wù)。網(wǎng)站服務(wù)是檔案機(jī)構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站，向用戶提供多種信息服務(wù)。[9“]互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，越來(lái)越多的用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取電子文件及其他信息資源，網(wǎng)站為用戶提供了一個(gè)良好平臺(tái)。網(wǎng)站服務(wù)的優(yōu)勢(shì)在于它具有開(kāi)放性、交互性和綜合性，可提供綜合復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等傳統(tǒng)的服務(wù)方式。其缺陷在于利用效果一般是建立在檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)之上，如若檔案網(wǎng)站信息組織不合理或資源不夠豐富，勢(shì)必會(huì)影響利用效果。

2.新媒體服務(wù)。新媒體服務(wù)是利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動(dòng)技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、無(wú)線通信網(wǎng)、有線網(wǎng)絡(luò)等渠道，在電腦、手機(jī)、數(shù)字電視機(jī)等終端，以交互、點(diǎn)播、共享、分發(fā)等手段，向用戶提供信息的綜合服務(wù)方式。[10]“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，各式各樣的新媒體服務(wù)已成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡囊徊糠?，尤其以微信和微博為代表的新媒體應(yīng)用最為廣泛。隨著檔案服務(wù)的社會(huì)化，檔案機(jī)構(gòu)選擇將經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)的電子文件及其信息加工品通過(guò)微信或微博平臺(tái)提供給關(guān)注的用戶群，達(dá)到提供利用和宣傳的目的。微信和微博具有用戶量較廣、宣傳性較強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，但其運(yùn)行方式并不能完全適應(yīng)用戶利用電子文件的需求，仍存在無(wú)法完全保證信息的權(quán)威性等缺點(diǎn)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式變革的原因

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，被動(dòng)式的服務(wù)理念已逐漸被各行各業(yè)所拋棄，取而代之的是主動(dòng)式的服務(wù)理念。主動(dòng)式服務(wù)理念的中心思想就是“以用戶為中心”，主動(dòng)地為用戶提供各種類型的服務(wù)，最大限度地滿足用戶的顯性和隱性需求。理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變直接影響了我國(guó)的檔案行業(yè)，讓檔案工作者把用戶擺在服務(wù)的中心位置，從而加速了電子文件服務(wù)方式的變革。傳統(tǒng)的服務(wù)方式已不能滿足人們的實(shí)際需求，新型服務(wù)方式應(yīng)運(yùn)而生。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下信息技術(shù)的發(fā)展

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等信息技術(shù)的發(fā)展給各行各業(yè)帶來(lái)了深遠(yuǎn)影響，檔案行業(yè)也不例外。信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案機(jī)構(gòu)創(chuàng)新電子文件服務(wù)方式提供了良好的技術(shù)保障和平臺(tái)支持，從傳統(tǒng)的閱覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)到通過(guò)網(wǎng)站和新媒體平臺(tái)提供各式各樣的綜合性服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展在電子文件服務(wù)方式變革中發(fā)揮了不可替代的作用。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，傳統(tǒng)的關(guān)系結(jié)構(gòu)已被打破，用戶和服務(wù)者的身份在一定條件下可互相轉(zhuǎn)換。用戶在傳播信息的同時(shí)扮演了服務(wù)者角色，而服務(wù)者在與用戶交流的過(guò)程中由于接受額外的信息，也扮演了用戶角色。服務(wù)者和用戶之間關(guān)系的轉(zhuǎn)換為服務(wù)方式變革提供了條件，服務(wù)者必須通過(guò)更便捷、高效的服務(wù)方式才能與用戶之間形成良好的信息交流。因此，這種關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組導(dǎo)致了我國(guó)電子文件服務(wù)方式的變革。

（四）“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下信息資源的整合

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案信息資源的整合是以檔案用戶服務(wù)為向?qū)В瑢?duì)分散異構(gòu)的檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置和無(wú)縫鏈接，通過(guò)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)、可控的管理與服務(wù)機(jī)制，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立集成檔案信息交換與共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、高效利用和保值增值。[11]綜合性的檔案信息必須依靠綜合性的服務(wù)方式才能發(fā)揮最大的利用效果，因此檔案信息資源的整合在一定程度上促進(jìn)了我國(guó)電子文件服務(wù)方式的變革。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)電子文件服務(wù)方式變革的趨勢(shì)

與傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不同，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變、信息技術(shù)的發(fā)展、關(guān)系結(jié)構(gòu)的重組和信息資源的整合決定了檔案機(jī)構(gòu)要持續(xù)創(chuàng)新電子文件服務(wù)方式，以滿足新環(huán)境下用戶多樣化的電子文件信息需求。

（一）移動(dòng)終端應(yīng)用服務(wù)

移動(dòng)終端應(yīng)用服務(wù)是指檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)移動(dòng)終端應(yīng)用為用戶提供電子文件服務(wù)。移動(dòng)終端應(yīng)用是安裝在智能手機(jī)和平板電腦等移動(dòng)終端上的第三方應(yīng)用程序。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，由于各種移動(dòng)終端的功能越來(lái)越強(qiáng)大、使用越來(lái)越方便，導(dǎo)致人們對(duì)移動(dòng)終端的依賴性越來(lái)越強(qiáng)。在移動(dòng)終端中，人們最常使用的就是各式各樣的第三方應(yīng)用程序。檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展移動(dòng)終端應(yīng)用服務(wù)不僅可通過(guò)用戶注冊(cè)的方式收集大量用戶數(shù)據(jù)，并根據(jù)用戶不同的信息需求為其提供不同信息服務(wù)，還可設(shè)定眾多欄目充分傳播電子文件的內(nèi)容信息，從而提高服務(wù)質(zhì)量。我國(guó)目前開(kāi)發(fā)移動(dòng)終端應(yīng)用的檔案機(jī)構(gòu)寥寥無(wú)幾，例如溫州市檔案局（館）發(fā)布了“檔案云閱讀”應(yīng)用，但其功能尚不完善，只能提供一些簡(jiǎn)單服務(wù)。此外，微信小程序是集成在微信中的一種移動(dòng)終端應(yīng)用，由于微信用戶量巨大，檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)開(kāi)發(fā)微信小程序來(lái)提供電子文件服務(wù)，以便讓更多用戶利用電子文件。

（二）人工智能產(chǎn)品服務(wù)

人工智能產(chǎn)品服務(wù)是指檔案機(jī)構(gòu)使用各種人工智能產(chǎn)品為用戶提供電子文件服務(wù)。2017年7月，國(guó)務(wù)院印發(fā)了《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，提出到2030年人工智能理論、技術(shù)與應(yīng)用總體達(dá)到世界領(lǐng)先水平，成為世界主要人工智能創(chuàng)新中心。[12]未來(lái)，各式各樣的人工智能產(chǎn)品將層出不窮。人工智能產(chǎn)品最大特點(diǎn)是智能性，它可以代替某些人工工作，必將大量應(yīng)用于我國(guó)電子文件服務(wù)。例如，檔案機(jī)構(gòu)使用智能語(yǔ)音產(chǎn)品可自動(dòng)識(shí)別和理解用戶的自然語(yǔ)言并實(shí)現(xiàn)和用戶的智能對(duì)話，使用智能專家系統(tǒng)可代替提供利用者為用戶解答一定的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化咨詢問(wèn)題，使用VR（虛擬現(xiàn)實(shí)）、AR（增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)）可為用戶帶來(lái)更加真實(shí)的電子文件閱覽體驗(yàn)，使用智能機(jī)器人可為用戶提供全方位的電子文件服務(wù)等。

（三）電子文件云服務(wù)

電子文件云服務(wù)是指檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，通過(guò)“云端”為用戶提供電子文件服務(wù)。云計(jì)算是一種新興的共享基礎(chǔ)架構(gòu)方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT服務(wù)，虛擬化、整合、安全等是其最基本的特性。[13]云計(jì)算有利于實(shí)現(xiàn)異地檔案信息資源共享、保障檔案信息資源的安全、節(jié)約數(shù)字檔案館建設(shè)成本以及提高檔案信息資源個(gè)性化服務(wù)。[14]目前，云計(jì)算有三種主要應(yīng)用形式：公有云、私有云以及混合云。其中混合云融合了公有云和私有云，不但擁有公有云的計(jì)算資源，而且兼顧私有云的安全性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子文件云服務(wù)不僅利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，也為用戶更方便、快捷地利用電子文件提供了新選擇。當(dāng)然，檔案機(jī)構(gòu)在使用“檔案云”提供電子文件服務(wù)的同時(shí)也要注意信息安全問(wèn)題。例如，檔案機(jī)構(gòu)需讓云服務(wù)商采取相對(duì)完善的信息安全保障手段以及在電子文件傳輸過(guò)程中采用量子保密通信技術(shù)等。

（四）電子文件中心服務(wù)

電子文件中心服務(wù)是指檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)電子文件中心為用戶提供電子文件服務(wù)。電子文件中心的核心目標(biāo)是保證電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性，實(shí)現(xiàn)電子文件的長(zhǎng)久保存和利用。[15]目前，全國(guó)各地都在建設(shè)各自的電子文件中心，其中安徽省的電子文件中心建設(shè)已走在全國(guó)前列。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，電子文件中心的發(fā)展迎來(lái)了新機(jī)遇，其不僅僅作為檔案機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)電子文件收集、保存和開(kāi)發(fā)等一系列功能的平臺(tái)，還成為用戶利用電子文件的基地。電子文件中心的建設(shè)可應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等一系列信息技術(shù)。因此，檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子文件中心服務(wù)不僅可以綜合不同電子文件服務(wù)方式的優(yōu)點(diǎn)，還可以應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)技術(shù)，讓用戶在利用電子文件的同時(shí)能獲得更多潛在價(jià)值。

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作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院