觸不到的同事

長倉克枝

當下，同事之間即時溝通的需求日益增加。社交軟件的辦公版和即時辦公通訊軟件應運而生，并且漸漸流行起來。這些軟件的優勢在于，無論您身處何處，都能與同事及時溝通、共享靈感，而且無需像編輯電子郵件那樣過度注重措辭。辦公通訊的新時代即將到來，工作溝通即將超越空間的界限。

比打電話靈活的軟件

東京藥劑中心藥房在日本首都開設有15家分店，負責區域協調工作的佐藤哲郎，人來都是智能手機和平板電腦不離手。他原本的工作只需坐在辦公室處理，最近卻要每天去實體店或者養老機構配送藥品。采訪時，佐藤的手機屏幕顯示著日本人熟悉的聊天軟件LINE的群組畫面。他在對話框輸入：“田園調布店出現藥品不足，有沒有誰能去送—下？”頓了頓繼續寫道：“那我去吧。”

乍看之下.他使用的就是尋常的LINE軟件，其實這是面向企業開發的APP“LINE WORKS”。佐藤常常需要和其他店鋪的員工及總部人員進行溝通.休息日也會承擔向設施或個人住宅配送藥物的工作。東京藥劑中心藥房從幾年前開始與醫療、療養機構合作，員工出差去外地的機會不斷增多.但乘車時不方便長時間打電話.電子郵件也只能在辦公室閱讀。佐藤自作主張地用自己的LINE個人賬戶創建了聊天群，把和他一樣經常外出的職員、需要與其他店鋪密切溝通的藥房局長拉進群里。但是.使用個人賬戶進行工作交流，職場與私人生活的界限就會變得模糊不清。從去年3月開始，藥房決定啟用LINEWORKS，這個企業版軟件的外觀和使用方法與普通的LINE并沒有太大的區別。

藥房局長和總部員工總計30人先試用了軟件，均表示好評。當需要委派業務員去其他門店或設施配送藥品，或者從其他店取回庫存不足的藥品時，手機軟件比打電話靈活得多。現在半數以上的藥房員工積極地使用LINE WORKS，尤其是經常出差的那些人。佐藤說：“現在藥房不再像過去那樣.只是靜靜等待人們來買藥，我們與醫護機構、研討會、醫務人員的合作以及去外地出差的機會在增多.大家走出辦公室的時間也多了起來.如果平時就經常用LINEWORKS溝通，那么即便是出差在外，也能與同事們共享在辦公室里的感覺和氣氛。”

發郵件的難處

東京澀谷區的日本移動辦公公司執行董事荻原雅裕說：“在商務速度加快的過程中.為了騰出與貿易對象和客戶等外部人士溝通的時間，人們也在努力改善公司內部的交流程序。”

現實中存在內部溝通問題的企業不在少數。去年8月，日本HR總研網以企業人事負責人為對象進行了網絡調查，結果顯示近八成企業有溝通難的問題。

其中問題最多的是發郵件。在本刊主頁的問卷調查中，95%的網站會員表示工作中會收發電子郵件。面對面溝通花費的時間比較多，打電話又需要顧忌雙方是否有空，郵件發揮了重要的作用，可是越來越多的人認為過于細致的郵件溝通浪費了他們太多的精力。

可以聊天、共享信息的企業專用社交軟件吸引了大眾的矚目。個人使用率極高的LINE和臉書等軟件紛紛推出了正式企業版LINE WORKS和Workplace，與個人版不同的是企業版在收取費用的同時，提升了安全保密性IT企業和風投公司大多使用Slack等溝通工具，而制造，零售、建筑、服務行業等領域的企業大多用LINE WORKS或Workplace。

東京的土屋皮具制造廠從2016年16月開始引入Workplace。工場一層是生產車間，二層是員工內勤辦公室。雖然工廠配備有方便大家面對面交流的空間，但隨著員工人數的不斷增多，為了讓部門之間的協作更加便捷，以銷售部為中心，各部門的員工開始應用Workplace。

廣告室的三角茜說，除了與同事共享媒體內容等參考消息，她還會和同事在Workplace上簡單的交接，比如交代文件的存放位置。她有時會用手機APP，但大部分時間還是調用電腦版Workplace。另一名員工表示：“如果我有需要他人稍加確認的事項，就會發到Workplace上，其他人只要簡單回復‘可以：就能很快完成溝通，迅速做出決定。”

手機軟件的作用不容忽視。九成以上的LINE WORKS用戶使用的是手機或平板電腦的移動端APP。荻原董事說：“大部分人選擇用手機端社交軟件辦公，這樣一來，外出時也可以應對工作需要，還能給他人發送照片和錄像，實現迅速且信息量豐富的溝通。”

輕松聯絡領導

設計公司AOI Pro的業務包含廣告制作，不少員工需要外出與客戶商談或進行拍攝。2017年1月.AOI Pro啟用了Workplace。過去員工溝通的手段主要是電子郵件、短信等等，為了提高公司內部信息的傳遞效率，AOI引入了企業版臉書Workplace.在公司為450名員工配備的lphone手機上安裝APP并注冊賬號，創建部門和項目群組用以日常溝通。

“制作部急需攝影小道具.有誰帶了嗎？”

“我們正在為下次錄像招募解說員，有沒有誰認識合適的人？”

通過Workplace，員工可以選擇將消息發給特定部門或者公司全員，現在公司內部的交流基本都在Workplace里進行。經營企劃部部長服部貴志說，他給員工發郵件的次數減少了.而與董事討論經營會議題等問題也比以前輕松了。

繼面談、電話、郵件之后，社交軟件將成為職場的第四種常用交流工具，然而，這項工具的引入過程也存在碰壁現象.這個壁壘就是“代溝”。尤其是涵蓋各個年齡層員工的職場環境下.不同的人對科技產品的適應性差別巨大，難以破壁。

日本總務省發布的《2017年版信息通信白皮書》顯示.2016年二三十歲人群的智能手機持有率超過90%.40歲人群為79.9%，60歲人群為33.4%，而繼電話和郵件之后，作為溝通工具得到普及的臉書、Line等軟件的使用率也因年齡的不同有差別。

盡管如此，在家庭內部等私人場合，使用社交軟件的人在不斷增多。本刊主頁的網上調查中，94%的參與者表示日常中會用電子郵件，而在“最常使用的社交工具”一欄，46%的人的答案是LINE。很多人表示正是因為平時就在用LINE和臉書.才會覺得將企業版引入職場非常簡單。

那么將社交軟件引入職場時有什么秘訣呢？秘訣包括“從上而下”和“從下而上”兩種。

例如，前文提到的AOI Pro公司在2017年1月引入Workplace時，恰逢社長中江康人進行新年致辭，于是他向全體員工傳達了“多使用Workplace，少發郵件”的訊息，之后又制定了“80%的員工3天內使用1次以上企業版臉書”的具體目標，管理層也積極使用軟件，原本更新于公司主頁的信息也漸漸轉移至Worlplace。現在有九成以上員工習慣了日常使用這項工具。

而土屋皮具制造廠活用的則是“從下而上”的訣竅。最早開始用Workplace的職員會特意去找不太適應軟件的年長同事，當面問問對方：“剛剛是只查閱了一下嗎？”慢慢的，不太熟悉數碼軟件的員工也學會了社交軟件的用法。開會的時候，意見相左的人往往抱有精神壓力，可以即時溝通的社交軟件讓他們隨時發言討論，在活躍的交流中產生全新的想法，改善業務。

迅速應對現場狀況

千葉縣市原市的昭和電工電子公司懷著共享靈感的目的引入Workplace。昭和電工電子的業務是開發制造硬盤，在競爭激烈的行業內，細微的靈光一閃都有可能事關公司存亡。2016年昭和電工開始嘗試引入Workplace，首先為保全、供應鏈、系統管理3個部門約100名員工訂購了安全系數強化的lpodtouch，安裝軟件，逐步實現社交軟件的應用。副廠長鹽見大介說：“回到辦公室面對面匯報的時候，我們往往會丟掉很多關鍵信息，假使現場人員一發現問題，立刻拍照或錄像傳送至Workplace，大家就能共享即時信息。”

如今90%以上的員工會每天在Workplace上傳生產現場的問題。比如，有人提問：“怎么才能讓工作更有效率？”熟悉機械的同事、了解電氣知識的同事，或是擅長其他技能的同事就會各抒己見。鹽見說：“這樣一來，生產車間萌發了許多嶄新的發現，即便達不到做匯報的程度，或許也是重要的信息，我不希望員工們忽略這一點。”

未來的VR會議

將來，使用社交軟件作為溝通工具或許會成為企業的必修課。

下一步，職場或許會引入VR（虛擬現實技術）。在頭部佩戴VR設備，雙手戴上控制器，就能在VR空間自由操作虛擬角色，與同處這一空間的人聊天、游戲、自拍……在VR空間里，每個人都可以自由自在地表達意見。VR交流方式很快就會走入我們的日常生活。

美國《連線》雜志的創始主編凱文凱利說：“在社交媒體中，VR是社交性最強的一種，它將成為新的社交平臺，這種變化必然發生。”

實際上，即便臉書已擁有20億用戶，它也打算靠VR鞏固其作為次世代交流工具的地位。2014年，臉書公司收購了VR頭部設備制造商Ocuius公司，2014年4月公開發表了VR軟件“臉書空間”（FacebookSpaces），戴上VR設備，你就可以與你的臉書好友談天、觸摸空間內物品、繪畫等等。

2016年被稱為“日本的VR普及元年”，均價幾萬日元的VR設備紛紛上市，面向一般消費者出售。盡管現在VR主要是在電子游戲業進行推廣但有預言稱它將成為未來人類溝通的基礎工具，人們無需碰面，就能與多人共享信息。

緊盯VR開發的不止臉書一家企業。日本VR社交公司Cluster已于2017年6月正式開始制作VR空間房，人們可以在這個“房間”召開會議或舉辦活動。只要持有電腦和VR設備，任何人都可以免費使用這一空間。CEO加藤直人說：“利用VR開會可以省去無謂的出行，還能與無法在現實中會面的人討論問題。我們在召開開發人員會議的時候，舊金山的一位著名VR開發者就突然出現在虛擬會場，參與了會議。”過去只出現在科幻作品中的場景即將成為現實。

[譯自日本《AERA》周刊]