自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策

楊玲吳 玉龍宋 元米捷

摘要：本文從自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，就其存在的電子檔案與紙質(zhì)檔案組件方式、檔案在線歸檔等問題，提出轉(zhuǎn)變思想觀念、管理與時俱進，加大投入力度，切實解決電子文件在線歸檔問題，積極運用新技術(shù)，重點打造“檔案云”等對策。

關(guān)鍵詞：國土資源數(shù)字檔案室檔案室建設(shè)

為貫徹落實《中共中央辦公廳關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號）文件精神，全面提升檔案管理水平，自然資源部依照國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（檔發(fā)〔2014〕4號），充分利用現(xiàn)代科技手段，建成以數(shù)字資源為內(nèi)容、安全管理為保障、遠程利用為目標的數(shù)字檔案室，實現(xiàn)了檔案管理信息化、檔案整理規(guī)范化、檔案存儲數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)了對電子文件的形成、積累、整理、移交歸檔和日常管理的規(guī)范化，以及對文書、照片、實物、圖紙等各種門類檔案的一體化管理，實現(xiàn)了檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀、編研的全過程管理。

一、自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀

（一）自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)范圍

自然資源部數(shù)字檔案室主要覆蓋自然資源部部機關(guān)各司局、各派出土地督察機構(gòu)、地調(diào)局及其他部屬事業(yè)單位等。在檔案資源體系方面，全面覆蓋文書檔案、基建檔案、專業(yè)檔案、照片檔案、音像檔案、科技成果檔案共六大類檔案。

（二）自然資源部數(shù)字檔案室的主要功能

自然資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)基于云系統(tǒng)架構(gòu)要求，實現(xiàn)了檔案應用及服務的統(tǒng)一部署與管理、統(tǒng)一分發(fā)與監(jiān)控，并通過“云服務”的模式對外提供服務。系統(tǒng)功能主要包括自然資源部存量文書檔案、專業(yè)檔案和照片檔案的收集、歸檔、整理、著錄、借閱、利用和相關(guān)的統(tǒng)計分析等，基本上實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全流程管理；完成了部電子政務系統(tǒng)、采礦權(quán)登記審批系統(tǒng)電子文件歸檔接口開發(fā)，實現(xiàn)了文書類、采礦權(quán)類電子文件的自動歸檔，從技術(shù)上滿足了增量檔案電子化需求；采用了國產(chǎn)版式電子檔案格式標準OFD作為檔案保存與利用的格式，保障了電子檔案的完整性和可用性，實現(xiàn)了檔案的整卷（件）瀏覽與利用。自然資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)通過國土資源涉密傳輸網(wǎng)絡(luò)接入各派出土地督察局、地調(diào)局及部屬事業(yè)單位，并通過部機關(guān)門戶網(wǎng)站向社會公眾提供檔案目錄查詢服務。

（三）自然資源部數(shù)字檔案室應用效果

自然資源部數(shù)字檔案室的建成達到了以下效果：一是實現(xiàn)了自然資源部各類檔案資源的大集中，改變了文書、業(yè)務、照片、音像、科技成果、基建等檔案分散存儲與保管的局面；二是建立了統(tǒng)一的檔案管理與應用平臺、采用了國家標準OFD版式文件為統(tǒng)一的檔案資源保存與利用格式，提高了自然資源部電子檔案管理的標準化水平；三是保障了電子檔案的真實性、完整性、可讀性、安全性，保障了電子檔案管理高效、存儲安全、利用便捷；四是使用國產(chǎn)化軟件，實現(xiàn)了系統(tǒng)化管理、網(wǎng)絡(luò)化利用，提高了自然資源部檔案管理工作的科學規(guī)范水平，提升了檔案利用服務的水平和效率。

二、自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)存在的主要問題

（一）歸檔文件整理方式與數(shù)字檔案室系統(tǒng)存在沖突

自然資源部的紙質(zhì)文件材料一直以來都是按照“同一事由、組成一卷”的方式進行整理，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境下，該方式能很好地保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用，但是會給立卷整理增加較大的工作量。2015年，國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》明確提出“歸檔文件一般以每份為一件，一般獨立成件”。因此，自然資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)如果按照傳統(tǒng)的歸檔文件整理方式，則需要對部機關(guān)電子政務系統(tǒng)進行改造，增加立卷人檔案組卷模塊；如果按照獨立成件的方式進行整理，系統(tǒng)基本可完全自動化，不需要立卷人進行過多操作，但需要對現(xiàn)有館藏檔案進行重新整理以便適應數(shù)字檔案室系統(tǒng)。

（二）電子文件在線歸檔存在兩方面問題

自然資源部的電子政務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)是相對獨立的兩套系統(tǒng)，為實現(xiàn)電子文件在線歸檔，自然資源部開展了文檔一體化建設(shè)工作，通過編制歸檔模板、開發(fā)系統(tǒng)之間的歸檔接口，在系統(tǒng)功能上實現(xiàn)了電子文件的在線歸檔，但由于部機關(guān)政務系統(tǒng)應用的不全面，目前仍然有多數(shù)業(yè)務未在政務系統(tǒng)上開展，特別是部里有關(guān)司局開發(fā)運行的業(yè)務系統(tǒng)，導致在線歸檔電子文件不完整。電子文件在線歸檔難以全部實現(xiàn)，這是一方面問題。另一方面，部機關(guān)政務系統(tǒng)仍未實現(xiàn)電子簽章的認證，在線歸檔電子文件的法律效力問題仍待解決。

（三）數(shù)字檔案室系統(tǒng)部署“技術(shù)上滿足，實際走不通”

自然資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)采用云架構(gòu)體系，在技術(shù)層面，各接入自然資源部機關(guān)內(nèi)網(wǎng)的用戶都可使用該系統(tǒng)管理本單位的檔案，不必重復建設(shè)，而且可以保證檔案管理平臺的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的安全。但由于內(nèi)網(wǎng)終端數(shù)量控制原因，無法在自然資源部督察局及部直屬單位增加數(shù)字檔案室系統(tǒng)終端，造成部分下屬單位檔案數(shù)據(jù)與自然資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)無法統(tǒng)一。

三、推進數(shù)字檔案室建設(shè)的幾點思考

（一）統(tǒng)一歸檔文件整理方式

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，我國信息化發(fā)展進入了全方位、多層次推進的新階段，檔案信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。近年來，移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速興起，數(shù)據(jù)海量化、需求個性化成為新時期檔案管理的新常態(tài)，電子檔案取代紙質(zhì)檔案是歷史的趨勢，傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字檔案室的轉(zhuǎn)型成為必然選擇。數(shù)字檔案室建設(shè)的提出就是對新形勢、新要求下機關(guān)檔案工作方式、方法的再改造和再升級。因此，自然資源部檔案管理工作者應由傳統(tǒng)思維下手工操作的“收、管、存、用”過渡到數(shù)字思維下系統(tǒng)操作的檔案知識化利用，大力推進自然資源部各類信息系統(tǒng)的“無紙化”，并將歸檔工作前置，在信息系統(tǒng)設(shè)計之初就考慮歸檔需求，為增量檔案電子化奠定基礎(chǔ)。根據(jù)各司局部署測試情況，自然資源部數(shù)字檔案室系統(tǒng)具備進一步推廣應用條件，通過流程再造將歸檔要求前置，從收發(fā)文階段開始，將傳統(tǒng)紙質(zhì)“發(fā)文+收文”合并歸檔與電子政務系統(tǒng)中發(fā)文關(guān)聯(lián)收文的辦理模式進行統(tǒng)一，確保從電子文件形成階段即滿足歸檔要求。

（二）加大投入力度，確保實現(xiàn)電子文件在線歸檔

針對部電子政務系統(tǒng)未能實現(xiàn)文檔一體化、業(yè)務審批系統(tǒng)未能實現(xiàn)電子化歸檔等“老、大、難”問題，應切實認真研究，提出解決方案，增加資金、技術(shù)投入，一方面要求文件產(chǎn)生部門強化檔案意識，按照要求將公文通過電子政務系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，另一方面督促文印室、業(yè)務審批系統(tǒng)開發(fā)單位加大歸檔電子文件轉(zhuǎn)換力度，盡快形成符合要求的電子檔案。

（三）積極運用新技術(shù)，重點打造“檔案云”

自然資源部數(shù)字檔案室在建設(shè)之初就提出了要在云框架體系下構(gòu)建“自然資源部檔案云”的設(shè)計思想，在建設(shè)過程中也是按照“云服務”模式進行開發(fā)。在“檔案云”建設(shè)方面比較成功的是廣東省中山市檔案局，其以中山市電子政務云平臺為依托，面向全市黨政機關(guān)、學校、村居、醫(yī)院、企業(yè)、社會團體等各類機構(gòu)提供文件歸檔和檔案管理云服務的統(tǒng)一平臺，將中山市行政區(qū)域內(nèi)市鎮(zhèn)村三級的檔案產(chǎn)生者、管理者、利用者、存儲設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，從而實現(xiàn)全市檔案信息資源的共享和利用[1]。實際應用效果證明，“云服務”模式確實可以實現(xiàn)檔案管理的科學規(guī)范，并大幅度提高資源利用效率，降低系統(tǒng)開發(fā)成本。因此，自然資源部數(shù)字檔案室應進一步擴大應用范圍，為更多的系統(tǒng)內(nèi)部單位提供“檔案云”服務，參考自然資源部信息中心模式，在有條件的單位增加內(nèi)網(wǎng)終端，接入數(shù)字檔案室系統(tǒng)。

*本文為“國土資源部國土資源戰(zhàn)略研究重點實驗室資助成果”資助（項目編號：KFS201704）的研究成果。

參考文獻：

[1]中山市檔案局.大數(shù)據(jù)大檔案大保障—以檔案信息化建設(shè)為抓手推進“三個體系”建設(shè)[J].廣東檔案.2016，（06）：13-15.

作者單位：自然資源部信息中心