哈爾濱工程大學基于BPM的人力資源信息化系統研究與設計

文/曲英濤

哈爾濱工程大學

隨著學校師資隊伍建設、人事制度改革的不斷深化，學校各級領導、教職工對于人力資源管理服務工作的認識也在不斷轉變。為加強學校人事工作信息化、規范化、制度化建設，哈爾濱工程大學基于開放式流程平臺建設了新一代的人力資源信息化系統。目標是建成一個完整統一、技術先進、高效穩定、安全可靠的人力資源管理與服務系統，集安全性、實用性、便捷性于一體，通過該系統實現學校人力資源信息的集成化、智能化、網絡化和數字化。同時加強信息共享和提高資源的優化利用，提高人力資源管理、服務、決策監控和共享水平。

人力資源信息化面臨的問題

人力資源管理是高校各項管理工作的重心，多年來哈爾濱工程大學始終高度重視人事信息化建設工作，分別于2004年和2007年建設了兩版人事信息化系統，但人事系統主要作為人事基礎信息數據庫在使用，還無法體現業務協同，信息共享等先進的信息化管理手段，具體表現為三個方面：

1.系統功能單一

多年來的人事信息系統的開發與建設，在一定程度上能夠滿足人事日常工作的基本需要，但與學校數字化、信息化建設目標相差甚遠。系統功能單一，僅能實現基本信息中有限字段的錄入與查詢、導出，無法增減字段、無法進行多崗位錄入與查詢；未實現流程化的網上辦公功能等等。

2.數據信息孤立

目前，人員基本信息數據主要集中在人事管理系統中，還有一定程度的數據以word或excel等形式存在于相關業務科室。由于管理系統沒有實現與外部對接，大量與數據相關的工作仍然通過office辦公軟件來進行傳遞，因此，大量數據在底層無法實現流動和共享，在上層使用人工流轉的過程中會出現數據流轉速度慢，導致辦公效率低、浪費資源等現象。

3.服務功能不足

目前系統只能為相關業務部門或教職工提供有限的信息查詢服務。從信息化建設的角度出發，借助人力資源管理信息系統平臺，為學校各部門提供快速查詢、分析與預測等功能的服務，同時，人事信息系統還能成為學校與教職工聯系的紐帶，為教職工提供及時有效的信息、個性化服務等功能。

4.決策功能缺乏

人力資源信息是高校的重要資源，同時也是高校人才資源科學合理配置的重要依據。建立準確、高效的人事管理信息系統，可以客觀、準確地反映出各單位的教職工隊伍的實際情況及動態變化，為師資隊伍長遠規劃提供準確的決策依據。通過人力資源信息化系統的建設才能提升人力資源管理服務工作質量，才能為校領導的科學化決策提供重要的依據，才能準確地制定學校人才發展戰略。

人力資源信息化建設理念

人力資源信息化建設的總體目標要貫徹“以科學發展觀統領，加強隊伍建設；以崗位管理為核心，創新制度體系；以決策參謀為重點，科學系統規劃；以服務教師為根本，提高質量效率”的人力資源管理服務理念，服務于學校長遠規劃和戰略目標，服務于教職工職業發展規劃，科學統籌機構編制、崗位設置、聘用管理、動態配置、合同管理、績效考核、崗位晉升、薪酬管理、離職退休、公共服務、科學決策的人力資源管理模式，以資源消耗最小化獲得管理效益最大化。

1.打造全方位服務平臺，提高管理服務質量

人力資源管理必須從被動的事務管理向主動的人力資源開發及服務進行轉變，從而更好地營造和諧的發展環境，人力資源信息化建設就是實現這一目標的必由之路。運用現代信息化手段集成人力資源處相關業務，全面服務于教職工，集成教師個人各類相關信息，人事基礎數據有條件地全面開放，免除教職工反復填表的困惑，打造一個全方位的人力資源服務平臺，全面提高人力資源管理服務質量。

2.基于開放式流程平臺，提高管理服務效率

以工作流概念創建開放式的系統平臺，涵蓋人力資源管理服務業務的全過程，如各類人員招聘管理、校內調動管理、崗位管理、高層次人才管理、合同管理、績效考核管理、職稱職級晉升管理、培養培訓管理、薪酬管理、博士后管理、離職管理等方面，而且可承載其他部門相關職能業務，如組織機構管理、黨組織管理、離退休管理等，并且各流程及字段可根據工作需要不斷進行調整，最大程度地提高人力資源處管理服務效率。

3.搭建大數據基礎平臺，夯實管理服務基礎

人力資源信息化建設的目標是借助信息技術實現人力資源管理服務的規范化、制度化，提高人力資源管理服務水平、質量、效率和決策能力。搭建一個準確、時效的人事大數據基礎平臺，同時集成其他部門所有信息數據，不僅能承載著人力資源信息化系統平臺的有效運轉，更重要是能為學校其他信息化工作提供時效、準確、強有力的數據基礎，為學校各部門決策提供數據支持，為教職工職業發展提供數據幫助，夯實學校各項管理服務工作基礎。

4.構建深挖掘信息平臺，提升決策支持能力

人力資源信息化系統要構建一個可挖掘的信息共享平臺，保障學校各部門與人事數據往來的準確性和及時性，從而提升管理服務水平，降低業務成本，可對數據進行橫向和縱向的比較、分析以及預測等等。通過深層次挖掘人力資本價值為學校職能部門更有效的制定發展規劃、規章制度提供基礎，為學校發展戰略及人力資源管理制度體系的改革實踐，提供準確的數據分析與預測，為各級領導決策提供數據支持。

流程驅動的理念

經過十幾年以上的信息化建設，大部分高校都積累了很多校務管理信息系統，但大部分存在難以應對頻繁的需求變更以及系統維護困難的問題。

隨著一站式服務平臺/一站式辦事大廳等理念的不斷成熟和大范圍應用，對傳統的管理信息系統（MIS）的功能進行分解的做法得到了普遍認可。基于服務與管理分離，流程與數據分離的理念，將面向用戶的服務流程從MIS系統中抽取出來移植到標準的BPM層中，形成統一的一站式流程服務平臺，有效提升了信息系統對流程變更的響應,如圖1所示。

但在一站式服務的框架下，依然存在如何對已有的MIS系統進行有效、可控的改造這一問題，既能夠有效利用已有系統的積累，避免全面的系統重建，又能為新的系統建設做好范本。本文作者基于長期的高校MIS系統建設與應用經驗，力圖找到一條可復制的有效方法，實現對現有MIS系統進行標準化改造，既實現對BPM技術的有效應用以增強MIS系統面對需求變更的靈活性，又能夠降低對現有MIS系統的改造工作量，充分利用已有的系統積累和數據積累，快速提升高校校務管理信息化的水平。

1.可視化流程建模

流程化管理是現代化管理理念的重要成果，流程化管理是現代企業/組織追求高質量、高效率運行的重要手段。流程管理將所有的業務、管理活動都視為一個流程，注重他的連續性，以全流程的觀點來取代個別部門或個別活動的觀點。基于業務流程再造重構高校信息服務的方式得到了廣泛的認可。人事事務中存在大量較為復雜的管理流程和服務流程，而且這些流程將會不斷擴展和變更，解決流程的可擴展性和可定制性是項目的難點和重點。

流程設計采用完全基于Web的可視化設計技術。工作流程的開發完全在“云端”進行，即開發者訪問部署在用戶環境中的InfoPlus私有云服務，即可在瀏覽器環境中完成所有的開發工作。工作流模型的開發實現了完全可視化，即通過類似Office的拖曳式流程狀態模型編輯工具進行流程編輯。流程狀態模型包括7個基本元素，通過拖曳式編輯可以形成所有類型的工作流模型。七項基本元素包括：人工交互節點、自動處理節點、外部頁面節點、條件判斷節點、并行開始節點、并行合并節點、狀態遷移動作。

2.業務流程與數據主題的結合

流程和數據是管理信息化最核心的兩個關鍵概念。流程是數據產生的過程，同時也是保障數據質量的重要手段?；跀祿牟樵?、統計、分析、挖掘則是分析、決策的重要依據。

傳統的管理信息系統主要面向行政管理人員提供基本業務的資源管理、查詢和統計，實現業務流程的管理和控制，為用戶提供服務，以及為領導提供的決策分析支撐有限。

流程信息化是數據產生、確認、修正的有效途徑，是保障數據質量的過程。基于表單／流程平臺的流程開發在實現靈活、高效、可視化的流程設計與建設的同時，應當與后臺的數據管理形成清晰、合理的邊界。

網上流程負責對支持數據管理對過程，后臺系統負責數據的積累、查詢、統計、分享、利用等等。

本文將后臺系統的數據集定義為一系列數據主題的集合。每一個數據主題為領域數據模型中的一個部分，如教師基本信息、聘用信息、技術職稱信息等等，數據主題的建立既可以參照國家教育管理數據標準，又可以根據具體的系統實際情況進行定制。

3.BPM與MIS的對接模式

基于BPM平臺開發的業務流程，在與其他業務系統或數據源進行數據交互時，支持多種方式可以供開發人員選擇。

BPM平臺端采用事件驅動的微服務架構，通過事件觸發的機制提供流程級事件、步驟級事件和字段級事件。在流程實例處理過程中，業務流程實例中某一步驟的處理過程中和字段處理過程中的每一個操作動作都能觸發不同的事件用來獲取所需要的數據。這些事件的觸發，通過Webservice或REST中間件調用觸發數據。

人力資源信息化建設思路

結合國內高校人力資源信息化建設的先進經驗和學校人力資源管理服務工作實際情況，從學校信息化建設整體角度出發，人力資源信息化系統建設的總體思路：“標準化、開放化、安全化、智能化”。標準化指信息系統基礎數據按照教育部統一標準要求，同時結合學校實際情況來進行建設，并且學校其他部門的信息化系統基礎數據也要標準化，保障各信息化系統在不同管理過程中數據的一致性、進行數據交換時的準確性；開放化指系統按照工作流的思想進行建設，系統可根據需要隨意添加字段以及修改整套工作流程，來滿足實際業務工作的多樣性、復雜性以及可變性，同時，全面對人力資源業務流程進行展示，以更方便用戶使用；安全化指系統應提供完備的用戶權限管理，明確各級操作對象和權限，杜絕涉密信息上網，保護個人數據私密，并有相應的操作日志記錄，數據庫構架應該設計和配置合理，保障系統的運行穩定；智能化指系統實現智能化、自動化，盡量減少人工干預，以保證數據的準確性，為學校決策和教職工職業發展提供智能化分析。

基于建設總體思路，以人員從進到出的全生命周期管理為主線，對人力資源管理服務流程進行梳理。具體情況如圖1所示。

圖1 人力資源業務模塊基本流程

人力資源信息化系統總體架構設計

人力資源信息化系統建設將由多系統平臺、多模塊構成，采用模塊與數據庫相結合的方式建設，并集成于統一的平臺，同時對平臺配合安全保障體系，系統架構如圖2所示。

1.人力資源信息化系統建設應用多層級的結構，每一層級根據建設思想建設本層級的需求，層與層之間和層內部之間盡可能降低耦合性。

2.各層級之間具有良好的相關性和支持性，同時又保障模塊之間各自獨立，從人員、業務、服務和安全等方面合理規劃，確保系統機構適應人力資源業務變更以及持續發展的需要。

3.系統采用開放性、擴展性和適應性原則開發。主要包括基礎數據可共享、基礎數據字段的可添加，基本業務流程可修改等。

4.人力資源信息化系統將是學校信息化建設的重要組成部分，因此系統必須實現與學校整體信息系統良好的銜接，并為今后學校信息化持續建設預留信息交換接口。通過統一數據接口，實現人力資源業務與其他系統應用的動態管理，減少將來業務發展與系統升級改造的矛盾。

人力資源信息化建設內容

學校人力資源信息化將建成一個完整統一、技術先進、高效穩定、安全可靠的人力資源管理集成平臺。平臺集成安全性、實用性、便捷性、高效性于一體，通過該系統實現學校人力資源信息的集成化、智能化、網絡化和數字化 。同時加強信息共享和提高資源的優化利用，提高人力資源管理、服務、決策監控和共享水平。服務方面，系統實現個人信息查詢、業務網上辦理、事項提醒等功能，為教職工提供更加便捷的服務；管理方面，系統實現招聘管理、高層次人才管理、薪酬管理、培養培訓管理、人事檔案管理、職稱職級晉升管理、博士后管理、離職管理、離退休管理等功能，提高人力資源管理人員管理效率；決策監控方面，系統實現信息匯總、分析、預測，各類報表生成、打印，同時具有各類人員信息指標監控、業務流程監控等功能，為學校領導和各部門提供及時準確的決策支持；共享方面，系統實現穩定、開放和友好的系統信息交互接口，為學校信息化建設提供數據共享和信息平臺共享支撐。

圖2 人力資源信息化系統總體架構

服務功能

人力資源信息化系統建設為各級管理人員、教職工提供標準化的人力資源信息和業務服務。對于學校，通過系統能夠實時掌握人員信息、崗位、職稱、考核、工資、培訓、離職、退休等各方面的業務數據，服務于學校發展戰略目標制定；對于教職工，系統遵循一站式服務的設計理念，提供唯一的服務訪問入口，使教師能夠獲得統一、便捷的服務與支持；對于管理人員，系統以建立高效的信息化管理機制為核心、簡化信息維護與流程審批的操作復雜度，通過跨部門的業務集成和數據共享，搭建統一的協同工作平臺，加強部門協作，推動人力資源體系建設，實現資源的優化配置。

管理功能

人力資源信息化系統的核心是對人的管理，因此以教職工進校、在校、離校全生命周期管理為主線設計系統功能，人力資源系統整體上應該涵蓋人事信息管理、組織機構管理、崗位管理、高層次人才管理、招聘（調動）管理、薪酬管理、培養培訓管理、人事檔案管理、職稱（職級）晉升管理、博士后管理、離職管理、離退休管理、黨組織管理等所有與人力資源工作相關的業務功能。通過人力資源信息化的建設，能極大地提高人力資源處各部門辦公效率、提升各部門的協作水平、強化責任義務、推廣辦公信息化理念、完善學校相關應用系統建設和構建保障體系。能夠更好的通過信息化建設整合管理權限，使學校管理水平更加高效。

決策監控功能

通過人力資源信息化系統建設，實現為校領導、各部門及教職工提供一站式決策支持管理信息平臺，決策功能主要是各類人員信息統計、分析、分類及預測功能，同時根據工作需要按條件制定各類表格。監控功能主要是為管理人員提供監測各類人員信息指標、各業務信息指標的功能，并提供關鍵數據的深度挖掘，對異常關鍵指標預警，對相關業務流程進行監控，為學校領導和各部門提供決策支持。通過建立多層次、分權限的審核機制，確保人力資源工作公開化、規范化，增強人力資源管理的延續性和統一性。

共享功能

通過人力資源信息化系統建設，理順、整合與人力資源相關的各類數據信息，實現人力資源處內部各相關業務之間數據的銜接和流轉，同時優化人力資源工作相關的信息資源，將人力資源處與其他部門的數據流進行對接與校對，實現人力資源與其他部門的數據鏈，并在人力資源信息化系統中對數據關聯性進行審核。按照學校數據標準實現數據的規范化、分類化管理，確保數據的完整性、時效性、權威性，保障數據資源共享，為教師、管理部門提供準確、詳實的數據信息，為學校宏觀規劃與決策提供重要依據。

建設成效

哈爾濱工程大學參照智慧校園服務框架概念模型，引入“標準化、開放化、安全化、智能化”建設理念，以工作流概念為基礎，建設了開放式、平臺化的新一代人力資源信息化系統，涵蓋了人力資源管理服務業務的全過程，包括人員招聘管理、校內調動管理、崗位管理、高層次人才管理、合同管理、績效考核管理、職稱職級晉升管理、培養培訓管理、薪酬管理、博士后管理、離職管理、黨組織管理、離退休管理等方面，涉及教職工基本信息核對、高級職稱評聘（教師）、高級職稱評聘（其他專技）、高級職稱評聘（學術思政教師）、工人技術等級晉級申請、教職工教師資格認定申請、教師招聘、臨時人員聘用、新入職教職工報到手續辦理、教職工離校、教職工請假申請、教職工離退休、教職工延聘手續辦理、教職工年度績效考核、教職工出國申請、教職工國內進修、教職工因公護照申請、教職工個人數據服務、教職工人事關系證明申請、教職工工資證明申請、教職工人事檔案查詢申請、博士后進站申請、博士后出站申請、高層次人才引進、在職教職工公積金核算、教職工社保參保申請等30個流程，各業務流程可根據工作需要不斷進行調整優化，全面地提高人力資源管理效率及服務水平。