加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新

方文蓉

【摘 要】干部人事檔案主要是對干部人事相關信息和工作表現形成的記錄，為事業單位進行干部選拔提供參考依據。干部人事檔案能夠提升干部信息的全面性，有助于整體干部人事檔案信息系化管理水平的提升，還能推進單位的穩定發展。

【Abstract】Cadre personnel archives mainly carry out records of cadre personnel related information and work performance， provide reference basis for cadre selection in institutions， and cadre personnel files can enhance the comprehensiveness of cadres' information. It is helpful for the improvement of the management level of the overall cadre personnel file information system， and can also recommend the stable development of the units.

【關鍵詞】人事檔案； 信息化管理；創新

【Keywords】 personnel files； management； information management； innovation

【中圖分類號】D630.3 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）04-0011-02

1 引言

如今，我國已經進入信息化時代，很多行業已經向信息化邁進，檔案管理領域也不例外。所以，根據干部人事檔案管理的工作特點來說，信息化已經是檔案管理中重要的內容。只有不斷對人事檔案管理工作進行創新，將信息化價值和其優點進行凸顯，更好地服務于檔案管理工作，保證人事管理工作的順利進行，實現人事管理工作的創新目的。因此，本文就干部人事的檔案信息化管理促進人事管理創新進行相應的分析和探討。

2 干部人事檔案信息化管理的重要性

2.1 有利于檔案查詢

通過對干部人事的檔案進行信息化管理，將檔案的內容歸檔在計算機系統中，有助于管理人員日后的查詢和檢索工作，提高查詢信息的效率和質量，更加快捷地將需要檢索的內容呈現給管理人員，有助于后續工作的順利開展。和傳統檔案管理相比，后者需要消耗大量時間和人力進行檔案的調取和閱讀，而且存在一定的內容查詢和檢索不明確等問題，嚴重影響后續工作的繼續。在進行干部人事檔案管理中，通過信息化管理，能夠大大提升干部人事檔案管理水平，提高檔案管理的智能化和高效性，從而有助于工作人員效率的提升，實現資源的節約[1]。

2.2 規范了檔案管理

首先，檔案管理人員在進行信息化管理過程中，按照信息化要求進行檔案信息內容的規范性輸入，有助于檔案管理的科學化。其次，對檔案中的字體和內容等進行規范，從而提升干部人事檔案信息化管理的能力，高效解決傳統紙質檔案管理中存在的字跡模糊等相關問題，完善了檔案管理中的信息不足的缺點。最后，檔案管理人員需要根據信息技術的標準進行人事檔案信息共享和干部人事檔案的數據遷移等，大大提高了干部人事的檔案信息使用價值。

2.3 檔案保存更安全

由于傳統紙張檔案容易受外部因素的影響，存在紙張潮濕、紙張損壞、字跡模糊等現象，所以一般將檔案保存在環境適宜的空間，也就說檔案管理人員需要做好檔案的防潮工作，保證紙張質量，最大限度地防止檔案紙張損壞和受潮等問題。通過信息化管理的應用，干部人事檔案管理中能夠實行數字化處理，對檔案進行加密管理，增加檔案的信息內容的安全性，通過網絡技術進行檔案的升級管理，通過云端保存，實現檔案信息管理的安全。

3 干部人事檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理人員的業務素質參差不齊

隨著現代科技的發展，干部人事檔案管理工作的專業技術性越來越強，并不是簡單的政策性工作，對管理人員的專業技能和綜合素質的要求也就越來越高。但是，就實際的管理狀況來看，單位中的檔案管理人員的工作并不受重視，幾乎是可有可無的存在狀態，管理人員的配置沒有足夠的專業性，同時，很多檔案管理人員的綜合素質不高，很難和現代社會發展協調統一。

3.2 檔案管理的方法單一，缺乏創新

隨著現代檔案信息管理難度的增加，傳統的紙質檔案已經不能滿足現當代的工作發展需求，對干部人事檔案管理進行優化和創新是很有必要的，但是，當前的人事檔案管理狀態仍舊是傳統的簡單管理方法，對于信息量比較大的檔案問題處理效率比較低，準確率低，同時存在檔案數據信息的丟失和損壞等情況，嚴重影響單位人事檔案管理的發展。

4 完善干部人事檔案信息化管理的措施

4.1 加強基礎設施投入

現代信息化檔案管理工作的基礎是相應的基礎設施。隨著單位人事檔案資料的發展和信息化管理的發展，資料信息量和內容種類都在不斷增加，因此，需要對相應的基礎設施進行改善，確保滿足單位發展的硬件發展需求。通過采購電腦、打印機、復印機、掃描機、存儲器、檔案資料基礎設施以保證單位檔案管理工作的開展，加強對基礎設施的維護和保養，達到單位干部人事檔案內容的準確性。

4.2 加強人才培養

在加強干部人事檔案信息化管理過程中，引進專業的優秀人才是必不可少的措施之一。根據單位人才需求情況，單位需要對人才引進環節給予重視，以提高單位人才整體的綜合素質。應對當前的人才隊伍狀況進行分析，定期開展專業的培訓，培養在崗人員的現代化信息化管理能力和水平，提升在崗人員的操作水平和處理業務的能力。當前，很多鄉鎮單位的檔案管理人員沒有接受專業的檔案管理方面知識的學習和培訓，盡管其擁有豐富的社會操作經驗，能夠完成檔案的接收、審查、歸檔等業務，但是，根據現今的發展趨勢，很有必要不斷進行自我能力的提升和信息化技術的掌握[2]。通過檔案管理人員的組織特點，進行專業性高和素質高隊伍的構建，為目前的檔案管理工作發展提供充足的人力資源。在進行檔案管理工作過程中，要對其進行績效考核，通過多方位、多角度進行在崗人員能力的提升和對其進行激勵。檔案管理人員需要有提升自我能力的意識和執行力，不斷加強自身的專業技能水平，同時提升自我服務意識。通過時代的發展，需要加強對管理知識和相應問題的研究，化挑戰為機遇，勇敢的進行自我創新，分析和總結之前的檔案管理問題，以推動干部人事檔案管理工作的發展。

4.3 對工作模式進行合理創新

隨著經濟科技的發展，干部人事檔案信息化管理已經是我國單位發展的必然趨勢。因此，在面對新的發展需求時，需要根據實際情況進行信息化管理的調整和創新，對之前的工作模式進行優化，對目前的信息化管理措施進行健全，實現信息化管理的最大價值。在對工作模式進行創新中，需要進行一定的簡化，對于目前比較復雜的工作流程進行簡化，提高工作流程的整體效率。目前，盡管我國已經開始應用信息化管理平臺，但是仍舊存在一定的應用深度問題，很多信息化工作主要應用在對于信息的檢索和輸出等環節。因此，在具體工作過程中，管理人員需要加深人事檔案管理工作的信息化，提升其對信息化管理工作的理解能力，使其認識到信息化管理的全面性和滲透性。比如，在管理檔案中，通過引進互聯網管理的思維模式，通過條形碼進行檔案號的識別和檢索，為檔案的歸檔和檔案的查閱提升效率，增加檔案管理的安全性。在信息化管理系統中，管理人員需要不斷學習和總結，對工作中存在的問題進行科學分析，構建全面的解決措施系統，以便實現工作效率的提升和工作目標的完成[3]。

5 結語

總而言之，在當前的干部人事檔案管理工作中采用信息化管理模式，能夠為檔案管理工作提供很大的便利，有助于檔案管理人員工作效率的提升，增加單位人事檔案管理的可靠性和安全性。因此，在引進先進的信息技術時，相應的管理人員需要加強學習和掌握，確保檔案信息化管理系統運行的穩定性和安全性，及時做好信息化管理系統的修復工作和清理工作，預防網絡病毒和黑客的入侵，同時通過監督制度的制定來保障單位干部人事檔案的安全，防止發生檔案內容泄露的問題，以推動單位干部人事檔案信息化管理工作的發展。

【參考文獻】

【1】范艷玲. 加強干部人事檔案信息化管理策略分析[J]. 辦公室業務，2017（17）：139.

【2】宋云麗. 加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J]. 人力資源管理，2017（08）：381-382.

【3】冉玉瓊. 加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J]. 世界最新醫學信息文摘，2017，17（22）：178.