體系運行之內審、有效性評價和管理復查

楊致遠

內審、有效性評價、管理復查（以下簡稱評價、復查）是航運公司安全管理體系（以下簡稱體系）運行過程中的重要環節，是確保體系有效運行的重要手段，不少航運公司對三者之間的關系和區別理解不透，筆者用通俗的語言進行詮釋，描述概念，指出問題，提出建議，以期幫助公司提升體系運行效果。

一、概念分析

1.內審

內審是核查航運公司安全管理體系各要素活動和其有關結果是否符合強制性標準和約定文件（建議、指南）以及公司體系文件的要求。確定體系文件中的各項規定是否得到有效貫徹，并適合達到安全和防污染目標的系統的獨立的審核，是公司對體系文件和活動的符合性、有效性而進行的每年度全面系統的自檢。[1]

2.有效性評價

有效性評價是規則要求定期進行的，一般每年至少進行一次。由公司最高管理者或指定人員來組織實施，就體系及其運行各方面進行綜合評價，得出安全管理體系運行優劣的結論，并提出改進措施或建議，供最高領導層決策制定新的體系運行目標。有效評價則通常是在完成內審的基礎上，綜合體系運行日常培訓、信息傳遞、內外部檢查等各方面情況進行的評估。[2]

3.管理復查

管理復查是最高管理者根據內審或有效性評價結果或經營環境的內、外部條件變化及需要解決體系運行過程中發生的突發事件（如船舶被滯留、發生重大事故、重大不符合等），由最高管理者主持和組織（船舶復查由船長組織），就公司的安全和環境保護方針、目標、機構是否滿足體系運行需要，體系運行各過程是否受控等方面進行復查，定位問題所在，確定改進措施。

二、存在的問題

我國現有已建體系航運公司1 316家，其中自2003年《船舶安全營運和防治污染管理規則》（以下簡稱內規）實施以來，建體系國內公司1 113家（實時數據來自中國海事協同平臺）。這十幾年來新生效的國際公約、國內出臺和修訂的強制性法律法規很多，絕大多數國內公司沒有能力系統研究跟進，同時信息的電子化程度也不可同日而語。大部分國內公司和船舶的體系運行水平近年來雖有提升，但始終維持在較低的水準，存在如下問題：

1.記錄不實

記錄不實是國內航運公司體系運行中普遍存在的現象。內規實施多年，公司在應對外審時有一定“經驗”，外審前通常會全面自查記錄，發現不全的記錄馬上“補”好。記錄不實情況在3 000總噸以下內貿船舶上尤其嚴重，不少船舶的體系運行記錄甚至是在外審前由公司人員上船突擊完成的，內審活動也變成了“補”記錄，碰到問題避重就輕[3]，甚至還會“預留”些簡單問題和“不符合”，應對外審。

2.自主性差

自主性差反映在兩個方面：一是體系文件可操作性差，導致人員職責不清，執行困難，浮于表面；二是不少公司一直應付式地運行體系，有記錄能勉強通過外審就行，船、岸人員自主性差。應付式的體系運行會反映在各種體系內的文字材料上，如評價報告是體系運行情況的流水賬，沒有分析就得出結論，甚至沒有結論。

3.脫離實際

體系運行脫離實際表現形式如下：一是行政文件效用大于體系文件，說一套做一套，導致政出多門，體外運行；二是把管理復查當成了掩蓋問題的手段，頭痛醫頭，腳痛醫腳，[4]為對付主管機關而不是解決問題。如船舶滯留之后還沒有登輪檢查，也沒有收到船舶詳細報告，岸基復查會議就匆匆完成。

三、三者間相互關系

內審、評價和復查都是體系運行過程中的重要活動，有相似的地方，但目標、必要性、覆蓋范圍、側重、程序、糾正措施等不盡相同。

1.內審、評價和復查涉及項目（見表1）[2]

表1 內審、評價和復查涉及項目

2.關系解析

（1）針對目標。內審通常針對崗位或者部門，評價目標是體系運行整體，復查是針對特定的事件。

（2）必要性。內審和評價是體系運行的規定動作，而復查是有前置條件的，通常是發生大事故或連續發生事故或險情、滯留、出現嚴重（重大）不符合規定的情況等，非必須進行。

（3）覆蓋范圍。圖1表示評價的輸入，可以看出，從范圍上講，內審是評價輸入之一，復查是針對某個特定的事件。

（4）流程。內審的流程是按計劃逐項核查，評價是對各項體系運行活動（通常由責任人員提供數據或結果）進行分析，復查是針對事件原因線性追查，如圖2模擬的就船舶滯留而進行的復查流程。

（5）通俗的比喻。如果把體系運行比作人體的健康運轉，內審就如同每年的體檢，有效性評價就如同拿體檢報告結合日常的生活習慣找醫生解讀會診，而管理復查就相當于針對特定疾病的急診，體檢和會診不一定有毛病，而急診必須用“藥”。

自我完善是體系運行的功能之一，內審、評價和復查的主要目的也是如此，很多從業人員認為實施規則是強制要求，體系活動只追求符合性，而偏離了這一目標，即便是概念理解清晰，規則熟悉，也會存在文件要求的都做了，但不管做得好還是壞，都沒有形成循環提高的閉環，體系活動形似神不似。[4]

圖1 評價的輸入

圖2 復查流程

四、建議

促進航運公司的安全管理從“符合外部”向“自我約束”[5]轉變是ISM規則和內規強制實施的目標之一。要實現上述目標，筆者建議：

1.推進信息化

體系運行的文本記錄可以“改”和“補”，如果操作人經驗老到就很難被查出，進而助長了此風。電子記錄雖然也可以修改，但電子檔案的創建、修改和傳遞都會留下痕跡，有據可查，信息化也能減輕從業人員原來填寫各類記錄和表格的負擔。當然主管機關的審核員也必須認同、適應和學習信息化審核手段，鼓勵航運公司使用適合自身的船舶管理軟件和手機APP等，體系運行記錄真實性提高，才能真正為內審提供“客觀證據”。

2.加強有效數據分析

體系運行會產生很多數據，如機構、船舶、人員、文件的變動、事故、險情、演習、訓練情況、培訓、檢查、滯留、缺陷、不符合等數量，這些數據與涉及的崗位、人員、設備和操作密切相關，評價的依據也大多來源于此，不進行分析，評價報告就僅僅是數據的堆砌和闡述，只有分析這些有效數據的變化對體系運行的影響，提出來的具體措施才有針對性和效果。

3.逐步建立行業大數據庫

隨著信息技術的飛速發展，大數據的浪潮波及世界每一個角落。港口和供應鏈已經開始意識到區塊鏈技術在簡化物流、提升安全性方面的巨大潛力[8]，體系管理也將不可避免地經歷變革，但目前與航運公司有關的數據分散在主管機關、公司、港口、物流、代理等行業和環節，且各自為政。筆者建議政府主管機關應從自身建設入手，逐步建立行業大數據庫，進而推動航運企業由傳統主觀決策和經驗管理向以數據和信息為有效支撐的理性決策和科學管理轉變[6]。體系運行發生需要進行管理復查的事件一般是小概率事件，有了大數據支撐，就能迅速提供成功處理這些事情的經驗，為復查提供模型。

五、展望

內審、評價是促進體系正常運行的重要環節，而復查也對體系的正常運轉起著非常重要的作用。筆者認為存在的問題絕大部分企業都認識到了，但10年來水運行情低迷造成了管理方面的投入壓縮，盡管電子海圖、AIS、GPS、北斗、電子郵件、即時通信等信息化手段在公司管理中越來越多地被應用，我國已決定實施國家大數據戰略[7]，但航運業和行業主管部門迎接大數據時代的準備還不夠，體系運行中的內審、評價和復查等活動乃至外審還停留在紙面。筆者建議，在統一體系運行根本目的和認識的前提下，從以下兩方面推進：一方面，提升信息化水平，認可電子化體系運行記錄；另一方面，逐步打通與體系運行有關的數據交換的壁壘，在體系管理中植入大數據管理理念，提升數據分析和應用能力。這些措施將促使整個航運業的營運安全和效益產生極大的飛躍。

[1]馬鶴鳴,朱清明.航運安全管理體系內部審核探析[J].浙江交通職業技術學院學報,2011(3):31-34.

[2]闞有俊.如何做好航運安全管理體系的有效性評價[J].交通科技,2005(3):125-126.

[3]李洪杰.航運公司安全管理體系內部審核常見問題及原因分析[J].天津航海,2007(3):50-51.

[4]尹志平.消除“兩張皮”現象提高體系運行質量[J].中國海事,2009(2):62-64.

[5]張同斌.《國際安全管理(ISM)規則》應用指南[M].南京:江蘇人民出版社,2011:7.

[6]張俊超.大數據時代的院校研究與大學管理[M].北京:高等工程教育研究,2014:128-134.

[7]習近平:實施國家大數據戰略加快建設數字中國[EB/OL].(2017-12-09)[2018-02-20].http://www.xinhuanet.com/2017-12/09/c_1122084706.htm.

[8]劉菊香.區塊鏈技術與港口革新[J].中國港口,2018(1):50-51.