淺議事業單位檔案管理發展前景

李曉偉

【摘 要】 就事業單位中檔案管理部門來說，過去的管理方式已經無法滿足現時代的要求，效率和科學性都存在很大問題。所以，事業單位的檔案管理方面有著很大的提升空間和較好的發展前景，我們科學的改革和管理，我國事業單位的檔案管理一定能成為促進我國經濟發展的生力軍。

【關鍵詞】 事業單位；檔案管理；發展前景

事業單位中檔案管理所承擔的職能眾多，原因在于他不僅要對本部門的內部工作人員的檔案進行管理，還需要對本部門外的其他人員的檔案進行管理。近十幾年來，事業單位檔案管理模式已經有了較大的改善，從之前的傳統模式向現代的管理模式轉變。但是，現在檔案管理部門的運行效率和功能依然滿足不了社會發展的需要，還需要我們去進一步努力。

1 對事業單位檔案管理發展前景的認識

1.1 事業單位檔案管理的現狀

在社會主義市場經濟體制的推動下，我國的事業單位的檔案管理部門經歷了幾次變革，由原來的傳統模式，逐漸的向現代模式靠攏。但是，就目前來說，我國事業單位檔案管理工作仍普遍呈現出具有中國特色的檔案管理模式。這種模式，是一種依賴于由上而下的管理發展而來的檔案管理系統。我國的《中華人民共和國檔案法》規定了檔案工作的基本原則，要實行“統一領導、分級管理”和“疊合管理”并行的策略。地方各級的檔案管理機構除了要受到本級的管理，還要受到上級檔案管理機構的管轄。這種檔案管理的形式使得我國在檔案管理方面的保密性和安全性做的比較到位，既能夠使檔案管理的安全性得到保障，還能確保檔案的準確性得到保障。并且該種模式還能讓檔案管理工作在社會上得到廣泛的使用，還能夠提高檔案的管理效率，通過實踐證明該種體制在檔案管理方面得優越性和實用性，說明該種體制在目前來說是適合我國檔案管理工作的。

1.2事業單位檔案管理存在的不足

我國的事業單位檔案管理部門在創新方面的力度不夠，不能很好的將現有的科技融入到檔案管理中來。事業單位沒有較完善的檔案信息網絡系統，掌握的信息不夠完善。不能將本部門生產經營的基本數據等資料及時歸入檔案中，造成了數據的丟失。這就導致部門中管理的檔案資料較為單一，無法組成有效的數據庫為以后的生產生活作指導。這使得事業單位在市場經濟中缺乏競爭力，自身的經濟活力較低。此外，檔案管理部門的資源分配不夠完備。現存的檔案管理系統較為復雜，無法快速有效的查找出想獲得的檔案。這就折射出我國事業單位的檔案管理結構不夠科學，信息的檢索效率低下。低下的管理效率無法適應當前高速發展的經濟，阻礙了事業單位的經濟發展，無法提高事業單位的活力，使我國的經濟發展受到限制。除此之外，事業單位檔案管理系統還存在檔案管理易丟失的情況。

1.3 在新經濟時代事業單位檔案管理工作的前景

在新經濟時期，大量的高新科技不斷涌現，并不斷地融入到各行各業中，不乏使得某些領域發生了翻天覆地的變化。在事業單位的檔案管理工作中，我們可以把新型的信息技術融入至工作中來。在建立紙質檔案的前提下，建立網絡檔案，不僅可以提高建立檔案的工作效率，還方便之后的檔案查詢，是紙質電子雙保險，同時還可以將各種相關的信息進行連鎖，合縱連橫，加快信息查詢的效率，方便我們工作的進行。最大的一點就是能夠極大地節約成本，在信息出現錯誤時，不必反復建立紙質檔案，可以在電子版上直接進行改動，減少紙張的使用。并且在之后的檔案管理工作中能夠更加方便的提取、存儲。此外，電子檔案的內容可以是多種多樣的，既能夠存儲文字，還能夠存儲圖片、音頻、視頻，極大地豐富了檔案的存儲形式，擴展了檔案所記錄范圍。還可以建立相應的便民網站，將一些可公開的信息放入網站的數據庫中，人們可以自行查閱，方便了地方政府部門的工作強度，減輕工作負擔，同時使得檔案的管理更加透明、公開。

2 促進事業單位檔案管理發展的部分舉措

2.1 建立檔案信息網絡

由上分析，我國的檔案管理缺乏系統化的管理，沒有完善的網絡架構，導致信息查找的效率低下，不利于后期工作的開展。我國事業單位應該建立健全檔案信息網絡系統，及時的把工作生產中的數據、問題、經驗記錄下來，確保信息的最新性，掌握行業內部的動態，可以整理成具有邏輯性的網絡系統，為用于指導以后的工作打下基礎。同時，在使用計算機進行檔案管理，可以極為方便的同其他事業單位進行資源共享，每個單位之間互通有無，成為更大的數據庫，完善更全面的信息，促進事業單位的經濟活力，為事業單位在市場經濟中做出突出貢獻打下堅實基礎。對于信息的來源可以有多種，比如日常所訂閱的雜志、報刊文獻中汲取有效信息，不斷地完善單位的信息庫，為以后的生產生活的發展打下堅實基礎，為以后的經濟發展做出卓越貢獻。

2.2 合理的為檔案管理配置資源

在實際的工作中，效率是衡量一個單位能力高低的重要指標。一個單位要想做到效率的最大化，就要對資源進行合理的分配，促進各部分協調發展。我國目前存在的主要問題在于檔案管理的分級邏輯不夠先進，信息檢索的方式依舊落后，導致了我國檔案管理效率低下。所以，我們應當努力發揮自身優勢，進行合理創新，得出適合我國的檔案管理模式是提高我國檔案管理效率的有效途徑。所以，對于事業單位的檔案管理系統，應該采用分級管理的方式，這種方式能夠大大地提高對于信息的處理、檢索的效率。能夠讓各個部分的工作進行合理的銜接，信息的檢索范圍能夠由大致小、逐一鎖定，充分發揮分級管理的優勢，提高信息檢索的效率。

2.3 充分利用互聯網優勢進行檔案管理

我國的事業單位的檔案管理部門工作不夠公眾化，無法讓公眾切身參與到實際的工作中，也是工作效率低下的原因之一。相關部門應該充分利用互聯網優勢，借助網絡平臺的影響力，構建專門的檔案管理系統網站，向人們開放，向人們公開工作的進程和成果，結合具體的社會情況，擴大檔案管理工作的影響力和知名度，讓更多的民眾了解、參與。推動我國事業單位檔案管理工作的發展，促進社會主義市場經濟的發展。

3 結語

當前的時代，是最好的時代，也是最壞的時代。好的是我們處在日新月異的信息時代，壞的是只要跟不上信息發展的腳步就會被淘汰在歷史的洪流之中。事業單位的檔案管理有著廣闊的前景，將信息技術融入到事業單位的檔案管理系統中是推動其飛速發展的前提，也是時代發展必然產物。

參考文獻：

[1]唐麗君.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].辦公室業務，2014（19）.

[2]胡曉光.新時期事業單位檔案管理的現狀及對策研究[J].黑龍江檔案，2014（6）.