事業單位管理檔案管理中現代化方式的運用

趙艷安

【摘 要】 在當代社會，人們無論是生活質量還是工作質量都得到了很大的提高，尤其是檔案管理工作，這項工作本身復雜瑣碎，傳統的管理方式已經不符合時代的發展要求，可見事業單位管理檔案管理利用現代化方式顯得十分重要。

【關鍵詞】 事業單位管理；檔案管理；現代化方式

信息化的發展給人們帶來了緊張和壓力，也給人們帶來了機遇和挑戰，傳統的模式在新時代中站不住腳，尤其是事業單位檔案管理系統，它作為我們國家管理系統的保障，是我們國家貫徹落實可持續發展的不竭動力，如果事業單位的檔案管理出現問題會影響到國家的進步和發展，為了保證檔案的安全和管理的完善并加強管理系統的安全模式，就必須在事業單位管理檔案管理中找出問題，并及時加以解決，利用現代化對事業管理中檔案管理創新調整，解決檔案管理中的不安全問題。

1 管理檔案管理中出現的一系列問題。

1.1 檔案管理工作中檔案數據的可信性

傳統的檔案管理方法，使檔案的公信力受到嚴重質疑。作為重要數據的存儲場所，機構檔案管理必須有效地保證百分之一百的可信度。現代信息傳播給機構檔案管理帶來了巨大挑戰，信息傳播速度大幅度下降。事業單位檔案管理應始終確保信息真實有效。傳統的機構檔案管理模式不能有效保證文件數據的安全性。使用傳統的文件管理方法，很容易篡改數據或刪除數據而無需跟蹤。嚴重缺乏可靠性。數據的真實性受到嚴重質疑。在一個公共機構的檔案文件中，形成了數據的真實性，如存放傳統電子文件中文件的形成。所起草文件上的文件不能留下真實的筆跡。單位領導不能在磁盤上發布文件，所以稍后很難驗證副本。材料是否真實、權威，或者是否有人刪除了傳統電子文檔中存儲的數據，也很難找到和確定。

1.2 各機構檔案管理的保密性很低。

為了保證高校檔案管理的保密性和信息技術的發展，這是很容易解決機構傳統的文件管理系統，科學技術的進步，使許多不法分子可以利用它，和保密性無法得到有效的保證，而傳統的手寫文件比它更現代。電子文檔容易丟失，字跡保存不好，丟失時間長，無法檢索，但不能有效保證電子文件的安全和安全。現代電子文件可以通過計算機網絡在同一時間和任何地點發送到許多不同的網絡終端。通信設備的傳輸速度非常快。對現代電子文獻內容整合的思考是對傳播學的嚴峻考驗。同時，現代電子檔案的效率也為檔案保密。性構成巨大威脅。為了保持檔案在檔案管理中的長期存在，許多機構將選擇使用計算機進入，而無紙化辦公也在高校中尤為普及。使用信息保存文件和文件也簡單方便。所有數據、信息和時間都可以在前后存儲。在電子文件中，人們可以獲得操作鼠標和鍵盤所需的信息。現代手段在檔案管理中的應用，大大簡化了工作程序，提高了辦公效率。但是一旦計算機網絡突然崩潰或崩潰，它可能會導致存儲在現代電子文檔中的數據同時消失。這不僅會造成文字的損失，還會給組織的檔案管理帶來巨大的損失，造成不可挽回的后果。

2 事業單位檔案管理中結合現代化方式的轉變

2.1 計算機在事業單位檔案管理中的合理應用。

在機構檔案管理中，現在可以在目錄中找到，這樣可以方便地查找文件，方便文件的傳輸。隨著中國信息技術的進一步發展，在現代檔案管理機構中的應用也越來越重要，特別是計算機的應用和發展，在當今的時代帶來了令人難以置信的變化，甚至改變了生產、生活和工作。這使得數據的復制和保存更加容易，將所有的文件目錄和相關信息記錄到計算機中，然后根據特定的分類標準自動對文件進行分類，為以后的文件調用提供了極大的方便。不僅如此，USB的使用、數據備份，重要數據可以備份到各種數據庫中，數據庫得到保存和保密，建立了專門的保密系統，保證了數據保密監督機構的丟失。還體現在詢價文件的數，數據管理軟件會顯示相應的文件的位置，包括數據的主要內容和主要內容，提高工作效率和準確性。為了我們不僅要使用電腦，熟悉相關人員，還對有關單位的人員應充分發揮自己的創新精神和自己的智慧，并進一步整合高校檔案管理現代化的文件管理中的應用。計算機在管理方面的效率對工作的各個方面都是方便的。

2.2 建立事業單位檔案管理的網絡結構。

計算機在管理中的應用也非常廣泛，大面積的網絡模式必須有相應的順序，技術建立文件網絡。管理實時控制管理，建立了相應的檔案管理網絡系統。在當今時代，檔案部門的效率已成為各檔案部門競爭的主要標志。建立相應的檔案管理網絡是傳統，檔案管理突破的重要體現。它不僅可以滿足人們日益增長的需求，而且可以促進計算機網絡技術在檔案管理中的普及和應用。最重要的一個組織的檔案管理是建立一個網絡系統，屬于自己的地區根據自身的發展和工作的需要，提供更方便的渠道資源和信息共享制度的傳輸，實現計算機軟件的共享，并建立檔案管理部門和其他有關部門。

2.3 信息時代檔案管理的定義與特點

檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統計和使用檔案等一系列活動。所有這些工作都是圍繞著各種商業交易和人事鑒定的檔案文件。文件都是分散的，凌亂的，大的和孤立的，所有這些都增加了管理的難度，和搜索部門的統一的系統是有限的，以后的維修和鑒定工作不到位，導致在相關文件的早期使用客戶的實際需求滿意的不足，并對相關部門的滿意度不高。隨著計算機信息技術的改革和應用，信息時代檔案管理的方法和形式也有了新的定義。信息時代的檔案管理與傳統管理有著明顯的區別。傳統檔案管理主要依靠負責人員進行簡單的文件存儲、整理和收集。紙質版的存儲模式不僅對檔案管理部門的面積和存儲量有很高的要求，而且極為不利。查詢、識別和分類文檔。先進的計算機信息技術的應用，極大地提高了檔案管理的質量。利用現代信息技術和互聯網技術，將大量紙質文件轉換成更為方便的電子文檔，減少了人員文檔的工作量，大大方便了文件信息。

3 結語

事業單位管理檔案管理作為信息管理和資料的主要收集地點，也是事業單位管理檔案管理工作的主要部分，如何將現代化技術切實應用到檔案管理中就變成了目前相關人士關注的問題，也是我國事業單位管理的發展是要求和內在需要。檔案管理信息管理的發展是未來事業單位管理的必然趨勢，實現信息的合理收益。用能夠使事業單位管理檔案管理變的高效安全，為事業單位管理檔案管理提供強有力的保證。

參考文獻：

[1]劉延偉，鄭婷.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].勞動保障世界（理論版），2014，（5）：125-126.

[2]頊迎芳，康旭琴.知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].長治學院學報，2013，（4）：115-117.