學生檔案管理體系的構建與應用

張彩虹

【摘要】學生檔案管理是職業(yè)學校所有工作中的重要組成部分。學生的檔案反映了一個學生的在校表現狀況，是用人單位選拔人才的關鍵依據。通過檔案既能了解學生在校的學習狀況，也可以作為管理學生的重要依據。但是現存的檔案管理制度還存在一些問題，需要積極地探索解決。

【關鍵詞】學生檔案；管理體系；構建；應用

檔案管理工作是衡量一個學校的教育質量和管理水平的重要內容，管理和利用學生檔案是學校進行檔案管理工作的基礎性工作。加強學生的檔案管理，既能促進學生檔案工作的規(guī)范化、標準化和科學化，又能規(guī)范學校的教學秩序，促進良好學習風氣的形成，在一定程度上促使學生向社會完美蛻變。

一、加強學生檔案管理的重要性

學生檔案管理對于學生、學校和社會的發(fā)展都具有重要的意義。對學生個體而言，學生檔案不僅記錄了學生在校學習和在校表現的狀況，還記錄了學生對相關規(guī)章制度的遵守狀況。因此，學生在校期間，通過了解檔案的管理狀況，可以根據相關的規(guī)章制度，對自己的行為進行規(guī)范，從而有利于形成良好學習風氣。學生檔案是學生在校期間最重要的表現記錄證明；對于學校而言，學生檔案是建設學校的重要內容，科學的學生檔案管理方法可以引導學校教學高效開展，降低學校的日常管理成本，學校管理更為科學化、標準化和規(guī)范化，在一定程度上會提高學校的管理質量；對于社會來講，學生的檔案管理記錄了學生學習期間的學習和行為，相當于學生的一個名片。通過檔案可以加深對學生的了解，把它作為單位挑選人才的重要依據。學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響著單位對學生的評價。

二、當前學生檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

（一）學生的檔案不受重視。為了提高學生的升學率和學習成績，學校領導很大程度上只重視教學質量和其他檔案的管理工作，還有應對上級領導的各種檢查等，對于學生的檔案管理工作沒有充分的認識，沒有將學生的檔案管理作為一項重要的事情來做，有的雖然也配備了相關的管理人員，但是人員的參差不齊，也造成了學生檔案管理工作的難以開展。

（二）學生檔案的管理欠規(guī)范。很多學校的學生檔案一般是由學生管理或者招生部門負責，相關部門只是將各個階段形成的材料完成后按時移交，甚至獎學金、優(yōu)秀班干部、三好學生等材料直接由班主任完成上交，學校缺乏相應的監(jiān)督檢查，導致學生的檔案在收集的過程中沒有標準化和規(guī)范化，遺漏的不少，出現的錯誤較多，有時學生檔案已經完成轉遞，又有一些部門或班主任上交應存檔的檔案材料，導致學生檔案材料不全。

（三）畢業(yè)生檔案的轉遞、管理工作的不完善。就目前來講，中專或者大專學生畢業(yè)后，大多數學生的檔案會移交到學生的生源所在地人力資源部門進行保管，這樣的保存方式有它的弊端：有的學生暫時找不到工作，或者工作的部門不接收學生的檔案，而當地的部門對學生的檔案保管數量巨大，保管的時間不詳，對于很多長期不使用檔案的學生來講，需要提檔時卻找不到自己的檔案。為了不影響就業(yè)或者晉升，學生就要回學校重補檔案，但一些材料如報到證等是無法重補的。這樣的行為既浪費時間、資金，又給學生檔案造假提供了機會。

三、學生檔案管理體系的構建與應用策略

（一）落實組織和人員的工作。要想實現學校檔案管理的科學化、標準化和規(guī)范化，首先必須要認真地了解管理的體制，對組織機構、管理人員和檔案室進行落實。要根據學校的現實狀況，為學生的檔案管理建立機構。其次，無論學生的檔案在哪里，也必須讓專人負責學生的檔案管理，對學生的檔案進行集中式管理，對檔案管理室設置專人進行負責。最后，如果有的學校進行分散式管理的話，一定要對相關工作人員加強檔案管理專業(yè)知識和能力的培訓，提高其專業(yè)水平和檔案管理的業(yè)務能力。同時要不定時地進行業(yè)務指導，保證學生檔案及時收集、歸檔和整理，進而有效提高學生的檔案管理質量。

（二）加大宣傳力度，強化管理人員的意識。加大檔案管理的宣傳學習，提高教師和學生對檔案管理的認識，積極關心和支持學生的檔案管理工作，讓所有的人認識到，學生的檔案管理是很多學校推進素質教育，向社會輸送合格人才的重要一環(huán)，每一個學生和老師應該重視檔案的填寫、記錄和歸檔，要將學生的相關內容書寫清楚，確保檔案信息的真實性和有效性。將格式進行規(guī)范和紙張進行統(tǒng)一，使檔案標準化，符合學校的相關要求。

（三）建立檔案的收集制度。很多學生的檔案內容來源較廣，但是材料的形成時間較為集中，收集相對有自己的規(guī)律，主要可以分為三個階段：第一個階段是在學生入學后，收集學校期間的檔案資料。第二個階段便是平時收集學生的各種證書材料、入黨材料和評獎評優(yōu)的材料，可以在每一個學期末統(tǒng)一進行。第三個階段便是在學生畢業(yè)之際對學生在學校期間德智體各方面的總結和評價材料。

（四）嚴格規(guī)范學生檔案的轉遞制度。很多學生的檔案可能會在郵寄的過程中出現丟失的現象，讓學生焦慮，因此在郵寄的過程中，學校要認真了解規(guī)范的郵寄流程：填寫轉遞單—填寫轉檔登記—嚴密包封—通過機要轉遞—檢查收存回執(zhí)—回執(zhí)未退的及時催查，應該督促將回執(zhí)單及時郵寄回去，對于郵寄過程中出現的錯誤要及時進行解決。專人送達的必須填寫檔案轉遞表，一式二份，明確轉遞人數、轉遞學生的身份證號、轉遞時間、轉遞人、接收人、聯(lián)系電話等，便于查詢。

四、結語

學生的檔案是學生在校期間的表現記錄，記載了一個人的政治思想、學習狀況、行為表現和獎罰情況等，這對于學生的就業(yè)擇業(yè)都有重要的影響，學校應該規(guī)范自身的檔案管理制度，完善檔案管理機制，并認真規(guī)范地執(zhí)行，科學地構建學生檔案管理體系，推動學校檔案管理工作的高效、有序開展。

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