國有企業檔案管理的實踐與思考

龔平

摘 要：隨著改革開放和經濟全球化的不斷發展，諸多的國有企業開始優化內部結構資源配置，完善企業內部管理工作，逐步重視檔案管理及現代化、信息化建設工作，使企業檔案能夠真正為企業的發展提供幫助。本文主要針對國有企業檔案管理工作的實踐與應用進行了思考和闡述。

關鍵詞：國有企業；檔案管理；現代化、信息化管理

隨著企業的不斷發展，檔案數量不斷的增加，社會信息化進程的加快，如何做好企業檔案管理工作就顯得越來越重要。基于歷史原因，國有企業檔案的保護管理已成為一個普遍性的問題，亟須引起相關各方高度重視并付諸具體行動，以充分體現檔案存憑留史的價值，彰顯檔案工作服務企業，幫助企業發展的重要性，為加強國有企業檔案管理作出積極探索，同時也引發了工作中的一些思考。

一、國有企業檔案管理中存在的問題

1. 加強檔案管理的保護工作未達到共識

檔案管理工作在國企中往往不受重視，認為只是簡單的收集存放，工作清閑的部門，管理制度不健全，繼續著傳統的管理模式，未能在時代的發展下充分利用便利的資源，職責不清、責任不明，導致企業檔案管理無人問津。因此，提高各方思想認識，凝聚工作共識，是做好國有企業檔案管理的前提。切實認清各自職責，從系關維護企業生產經營、系關維護社會和諧穩定的高度，充分認識做好國有企業檔案管理的重要性緊迫性。

2.企業檔案管理未能順應時代發展，現代化、信息化水平低

隨著時代的發展，電腦早已成為辦公的重要工具，由于許多國有企業對檔案管理的重視度不夠，導致檔案的管理工作仍為傳統的紙質版存檔，手工登記，人工翻閱查找狀態中；也有一些企業對檔案現代化、信息化認識不夠，缺乏專業的綜合性檔案管理人才，從而阻礙了企業檔案管理工作的進程。

3.責任落實不到位，歸檔意識較差

雖然國企都有自己的程序文件要求，檔案部門也都制定了相關的檔案管理制度，但仍然存在檔案管理制度不健全的現象，責任落實不到位，歸檔意識較差。企業檔案門類多數量大，且長期缺乏妥善保管，零散破損缺失的問題突出，檔案管理人員在工作上出現問題未及時進行搶救、規范整理，動搖了檔案管理的規范性。國有企業對檔案工作的重視度不夠，也造成檔案的基礎設施落后，設備設施陳舊等現象。

二、企業檔案管理新實踐思考

在服務型社會大環境下，作為一個企業檔案管理人員，要從三個方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集關；拓寬知識層面，實現檔案管理現代化、信息化；創新工作思路，提高檔案利用率，才能科學的開發和利用好企業檔案資源，高質量、高效率為提高企業經濟效益做好服務工作。加強國有企業檔案管理，既是對歷史和現實負責的客觀需要，也是企業的一種重要資產。

1.加大收集力度，努力把好收集關

廣泛收集是基礎。收集是檔案工作的首要環節，做好收集工作要從接收范圍、完整程度、利用價值、質量等方面嚴格把關。隨著社會的不斷發展，各種門類、各種載體形態的檔案將不斷產生，檔案的數量和種類日益增加。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，加強文件的前期控制，保證收集渠道的暢通，以便把有價值的文件收集齊全。建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業的各項管理活動相同步，與項目的實施過程相同步，確保檔案資料的完整、準確、系統。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產生的檔案資料從統一路徑的收集、分類歸檔、系統記錄到檔案室管理以及檔案的日常收發、保管、借閱、利用、可追溯等，都要制定一套嚴格的制度，形成網絡體系。首先，要結合企業自身的管理體制、檔案材料的形成規律，建立一個縱橫交織的檔案管理網絡體系，協調外來文件及企業內部文件歸檔問題，從而做到從外入內，從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎事項；其次，企業檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大工程項目、重大活動、重大事件、重點工程、重要人員來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求其完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規律性的材料和數據，建立檔案目錄，記錄文件編號，變死材料為活信息，為開展企業經營及管理工作服務，為企業各項管理工作提供詳細、可靠的、可追溯的檔案信息資源。只有做好企業檔案的收集工作，才能保證企業檔案的可追溯性和完整性。同時企業檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強企業全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于企業檔案工作的順利開展。

2.拓寬知識層面，實現檔案管理現代化、信息化

檔案管理是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要檔案管理人員重視業務知識學習，有扎實的檔案管理理論知識、科技知識。因為在科技日新月異發展的今天，傳統的手工整理、檢索檔案的方式已無法滿足現代社會的發展需求，檔案管理逐漸從傳統管理變為現代化、信息化管理，因此，實現企業檔案管理現代化、信息化是非常必要的，同時又是迫切的。檔案管理人員只有涉獵廣博的專業知識，拓寬自身知識層面，不斷“充電”才能提高綜合素質，做好新時期的企業檔案管理工作。檔案管理現代化、信息化是信息社會對企業檔案工作的新要求，也是企業檔案管理發展的必然方向。檔案管理人員要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。切實做好電子文件的采集、積累、鑒定、著錄、歸檔工作，確保電子文件的真實、完整、可讀、便于檢索。利用計算機輔助檔案管理，使歸檔文件整理的編目、檢索、統計等各個環節由計算機自動或輔助完成，方便快捷，縮短了企業檔案信息的加工時間，有助于檔案的檢索利用，可以收到事半功倍的效果。

3.創新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務功能是促進企業檔案工作發展的前提。企業檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業”的思想觀念，要及時“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊的舊觀念，善于總結、勤于思考，為企業檔案工作注入新的活力與動力，堅持以利用為中心的業務指導思想，拓展企業檔案工作的新領域走向經濟建設的主戰場，在處理好企業檔案利用和安全保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。創新是企業檔案管理工作實現跨越式發展的基石，傳統檔案管理的觀念、開發和利用等服務模式已不能滿足現代企業檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進行探索、創新，實現紙質檔案和電子檔案一體化管理。一方面要充分利用現代科技，豐富服務內容利用現代技術對已收藏的檔案進行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過企業檔案室內部局域網及時公布相關信息，實現檔案信息的網上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面要立足檔案，拓寬服務領域，加強橫向聯合，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快、檢索便利等優勢，實現企業檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理。企業檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產及管理等各個領域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

三、結語

總之，企業檔案管理是國有企業管理體系的重要組成部分，檔案作為重要的信息資源，已經成為企業的無形資產，加強檔案管理工作中各個管理渠道的整合與規范，切實創新檔案管理模式，結合自身企業檔案的特點，有效的開發企業檔案管理的信息化建設，才能更好的推動企業騰飛，再造輝煌。

參考文獻

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