學校檔案數字化加工關鍵質量的節點控制及應對措施

呂慧賢

摘 要：研究學校檔案數字化加工中關鍵質量的節點控制以及應對措施，能夠有效提高學校檔案數字化加工的質量。基于此，本文將分析學校檔案數字化加工中的關鍵質量節點控制，其中主要包括檔案整理質量的節點控制、檔案掃描質量的節點控制以及圖像處理質量的節點控制三方面內容。并研究學校檔案數字化加工中關鍵質量的應對措施，其中主要包括提升文件命名和目錄建立的質量、應用OCR識別技術以及保證數據質檢質量三方面內容。

關鍵詞：學校檔案數字化加工；關鍵質量節點；OCR識別技術

隨著時代的發展，檔案管理逐漸走向數字化建設，在此過程中，要想保證數字化加工質量，必須對其中的關鍵質量節點展開控制，這種方式能夠從根本上提高學校檔案數字化加工的質量。目前在學校檔案數字化加工的過程中，仍然存在檔案處理不規范、圖像處理不達標以及目錄建立不全面等現象，導致以上現象出現的主要原因就是沒有對學校檔案數字化加工中的關鍵質量節點進行有效控制，影響了最終學校檔案數字化處理的質量，由此可以看出關鍵質量節點控制以及制定應對措施的重要性。

1 學校檔案數字化加工中的關鍵質量節點控制

1.1 檔案整理質量的節點控制

檔案整理是一項最基礎也是最重要的工作，保證檔案整理的規范性以及標準型，能夠為今后檔案的查閱提供良好的條件。在檔案數字化加工之前，必須嚴格根據相應的檔案整理標準展開檔案整理。例如，如果在檔案整理過程中出現頁碼缺失的情況，則需在后面按順序補打頁碼，按照形成連續性需重新編制頁碼。其中頁碼的位置需要在檔案正面右下角空白處打頁號，則背面（有內容）左下角空白處打頁號。頁碼與檔案中的內容不能產生沖突。在學校檔案加工的過程中，需要對檔案中的頁碼進行掃描，保證檔案中每（件/卷）檔案頁碼的連續性，在此過程中的封面、封底、證件、發票以及紙張等都需要編寫頁碼，保證整個檔案頁碼掃描的完整性。如果在今后出現錯誤，利用這種方式能夠對檔案掃描質量進行檢查，最終到提升學校檔案數字化加工檔案整理質量的目的[1]。

1.2 檔案掃描質量的節點控制

檔案掃描工作中的掃描儀分辨率為300dpi以上，采用24位的真彩色格式，其中圖像命名應以檔號為基礎，按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性[3]。在檔案掃描的過程需要注意以下事項，第一，在實際掃描過程中需要保證紙張的平整，進而充分降低圖形處理過程中的壓力，根據檔案中的頁碼順序展開檔案掃描，這種方式能夠保證檔案中的頁碼排列的科學性。第二，對幅面較大的檔案進行分解掃描或者拼接掃描的方式，在此過程中需要保證檔案中分幅的大小、分幅形狀以及分幅的技術參數較為接近，每兩個分幅中的圖像需要部分重疊，這種方式能夠保證分幅掃描的完整性，通常情況下圖像重疊的面積在5%左右。第三，在掃描之前需要檢查檔案的完整性，其中主要包括檔案頁碼的破損情況、檔案頁碼編寫的正確性等，如果在檢查過程中發現以上現象，則需要在檔案更改完成之后重新掃描，保證最終檔案掃描的準確性。

1.3 圖像處理質量的節點控制

在控制圖像處理節點的過程中，需要注意以下問題，第一，調整圖像的方向，在處理圖像的過程中，如果發現檔案中圖像的方向不對，則需要對圖像的方向進行調整，同時對破損的圖像實施還原，在此過程中需要根據人們的閱讀習慣調整圖像。第二，糾正偏斜的圖像，在學校檔案數字化加工的過程中，如果出現圖像偏斜的情況，需要采取糾正措施，其中圖像偏斜的角度應該在3度之內，才能達到學校檔案數字化加工的標準。第三，如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡[3]。在去污處理的過程中需要保證檔案內容的完整性，不能破壞檔案中的文字內容。

2 學校檔案數字化加工中關鍵質量的應對措施

2.1 提升文件命名以及目錄建立的質量

在建立文件名以及目錄的過程中，需要認識到文件名以及目錄對學校檔案數字化加工的重要性，通常這一階段都是在檔案圖像處理完畢之后進行的，在命名的過程中需要根據JPG或PDF檔案號命名，同時按照這一名稱保存。在生成JPG或PDF的過程中需要對紙質檔案中的每一項目錄內容展開核對，如果發現紙質檔案與數字化檔案中存在不相同的地方，則需要在第一時間更改，通常采用的手法為刪除、增加以及修訂等，在更改目錄的過程中應該注意，檔案中的批復類內容與報告類內容可以相互合并，因此二者的目錄不需要單獨列出。

2.2 應用OCR識別技術

應用OCR識別技術的主要目的就是提升檔案數字化加工處理中的是視覺效果以及便捷性，能夠降低電子檔案管理的難度。目前在OCR識別技術應用的過程中主要利用軟件展開識別，在此過程中采用批量識別以及個別識別的方式。批量識別的過程中如果遇到了識別障礙，則需要采用單個識別的方法，完成對障礙的識別之后，再繼續使用批量識別。這種方式會大大提高最終檔案識別的質量，在檔案識別結束之后，相關人員需要對檔案中沒有完全識別的內容展開二次識別，在此過程中可以使用觀察縮略圖、圖片對比等方式對該部分內容展開識別，最終達到提升檔案識別工作效率的目的。

2.3 保證數據質檢質量

在檔案數據質量檢測的過程中，第一，需要注意學校檔案數字化加工過程中目錄、案卷以及全宗的完整性與統一性，即使是在質量檢測的過程中也不能對其進行隨意分割。另外，還要保證檔案掃描的完整性，在實際檔案掃描的過程中由于檔案紙張使用的時間較長，因此不對該部分進行掃描，這種掃描方式嚴重影響了最終檔案掃描的完整性。第二，檢查檔案中圖像的質量，其中主要包括檔案圖像中的清晰性、完整性，如果在檢查過程中出現圖片掃描遺漏的現象，需要對遺漏的部分重新掃描，另外，對于掃描質量不合格的圖像，也需要重新處理和掃描。第三，檢查檔案中的目錄數據，其中主要包括目錄的完整性以及規范性，質量不達標的目錄需要重新掃描更改。第四，檢查JPG或PDF文件，在此過程中需要檢查文件中等量關系，其中掃描頁碼數目、檔案中編寫的頁碼數目以及檔案目錄中的頁碼數目需要相等，如果不符合這一關系，則說明在學校檔案數字化加工過程中出現了問題，相關人員需要展開全面檢查。由此可以看出，在學校檔案數字化加工關鍵質量節點控制以及制定應對措施的過程中，需要根據學校檔案數字化加工的實際情況制定相應的控制應對措施，提升控制應對措施的針對性，最終達到提升學校檔案數字化加工質量的目的[2]。

3 結論

綜上所述，隨著人們對學校檔案數字化加工的需求、重視程度不斷提高，如何提升學校檔案數字化加工的質量，成為有關人員關注的重點問題。本文通過研究學校檔案數字化加工中關鍵質量節點的控制以及應對措施發現，對其進行研究，能夠有效提高學校檔案數字化加工的質量，同時還能保證學校檔案數字化加工的準確性。由此可以看出，研究學校檔案數字化加工中關鍵質量節點的控制以及應對措施，能夠為今后學校檔案數字化加工的發展奠定基礎。

參考文獻

[1]呂玉潔，吳湘華，向禹.確定性需求驅動的檔案數字化加工監理模式構建與適用性分析[J].檔案學研究，2018（01）：107-112.

[2]蔡青春.淺談檔案數字化加工項目管理——東方飛揚數字化加工部門經理感悟[J].傳奇.傳記文學選刊（理論研究），2012（04）：5-7+19.

[3] DAT 31-2017《紙質檔案數字化規范》