淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

姚金

摘 要：本文首先對目前我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了分析，其次闡述了事業(yè)單位檔案管理全面革新的有效對策，包括提升對檔案管理工作的重視度，采用先進的設(shè)備和技術(shù)以及明確獎罰制度等，意在旨加強我國事業(yè)單位檔案管理力度。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀分析

社會的發(fā)展導(dǎo)致我國事業(yè)單位需要處理的信息也逐漸增多，目前我國事業(yè)單位檔案的管理正在不斷改革和更新，但即便如此里面仍然存在較多的不足，從而難以適應(yīng)當前時代的發(fā)展需求。對提升我國事業(yè)單位的實效性以及時效性方案進行探索，從根本上保障事業(yè)單位檔案管理效率的提升，能夠促進我國事業(yè)單位在良好的信息管理模式中，取得更加廣闊的發(fā)展空間以及前景。

1.目前我國事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

在對我國事業(yè)單位檔案管理工作進行革新之前，必須要明確檔案管理工作中現(xiàn)存的各種弊端，保證方案改革后的針對性以及明確性。從目前的情況上看我國事業(yè)單位檔案管理還存在以下問題：

1.1忽略了檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的檔案管理包括很多部分，除了事業(yè)單位每一位工作人員的重要資料而外，還對事業(yè)單位整體運營的模式進行了記錄，因此這種重要性不言而喻。但目前有部分事業(yè)單位對檔案的管理工作不夠重視，更沒有制定出完善的管理制度等，從而使得檔案的管理工作較為混亂，對事業(yè)單位的各種重要檔案不能進行保障，這并不易于事業(yè)單位今后的發(fā)展。

1.2缺少相關(guān)的設(shè)備

部分事業(yè)單位在檔案管理方面投入的資金較少，有很大一部分的檔案管理設(shè)備年久失修，給檔案管理的工作人員造成了極大的不便，也給日常工作増加了難度。另外正是由于設(shè)備的落后，使得很多檔案管理人員在統(tǒng)計管理上采用的方法都較為老舊，嚴重降低了工作效率，同時也加大了出錯的幾率，正是基于這些原因使得檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題，從而使得檔案管理工作無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1.3相關(guān)人員專業(yè)性需提升

由于對檔案管理工作的不夠重視，事業(yè)單位的人力資源部門在選拔人員時，并未對人員的專業(yè)性進行考核，這便使得檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)性參差不齊，大部分檔案管理人員并不能夠勝任相關(guān)的管理工作。除上述之外，事業(yè)單位并沒有對相關(guān)人員進行工作的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致了整個管理工作得不到實質(zhì)上的進展，很難滿足當前事業(yè)單位的發(fā)展需求。

大部分事業(yè)單位的管理人員通常受到了思維的局限性，會將重心放在對人員的管理上，嚴重忽略了對檔案管理工作的重要性，從而使得檔案管理設(shè)備較為陳舊，有關(guān)人員的自身意識較差。正是基于這些原因的存在使得事業(yè)單位都有檔案混亂甚至丟失的情況，嚴重阻礙了相關(guān)工作的順利開展和實施。但這種檔案管理又與大眾的生活有直接關(guān)系，故需要加強對檔案管理的重視。

2 事業(yè)單位檔案管理對策

基于上述對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析，明確檔案管理系統(tǒng)中的不足之處，只有依據(jù)其問題采取有效的解決措施，才能夠更好的滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，不斷提升事業(yè)單位的內(nèi)控水平。

2.1 引入先進檔案管理技術(shù)

為了保障事業(yè)單位檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高效運轉(zhuǎn)，必須要引進先進的信息技術(shù)，為信息化檔案管理工作提供技術(shù)支撐，全面提升檔案管理質(zhì)量。加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用，推廣信息化技術(shù)的應(yīng)用，全面實現(xiàn)檔案管理的電子化形式，在實際的應(yīng)用中不僅能夠提升管理效率，還能夠延長資料的保存期限，確保資源的完好性。

信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，可以構(gòu)建檔案管理的電子化形式，即使是信息化設(shè)備受到影響，通過云端服務(wù)不會讓檔案管理完整性受到破壞。電子化檔案管理方式，具備快捷、方便、高效的特點，能夠全面提升管理效率，事業(yè)單位需要加大對信息化設(shè)備的采購，為電子檔案管理方式奠定基礎(chǔ)，同時還需要加強檔案資料中各項數(shù)據(jù)的處理、存儲以及傳輸都需要對電子信息技術(shù)進行全面的掌握，這就對電子化檔案管理的工作人員提出了更高的要求。

2.2 定期展開管理人員培訓(xùn)

為了確保事業(yè)單位檔案管理工作的完整性，要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升檔案管理工作的責任意識、管理意識，確保事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，推動事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。加強電子檔案管理工作操作方式的培訓(xùn)、對專業(yè)技能進行全面培訓(xùn)，促使檔案管理人員能夠掌握最基本的工作流程，明確工作重點。通過實踐證明，定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)，能夠促使檔案管理工作人員自身能力素質(zhì)、學(xué)習能力的提升。但同樣需要注意，培訓(xùn)工作也是一項比較重要的培訓(xùn)課程，培訓(xùn)不是一蹴而成，需要一定的過渡，因此必須要定期開展培訓(xùn)，需要建立一種長效機制，經(jīng)過多層次、多時間的教育培訓(xùn)，促進檔案管理工作人員自身擁有比較專業(yè)的綜合素質(zhì)能力，培育一批綜合素質(zhì)水平較高的檔案管理人才隊伍，為現(xiàn)代化的電子檔案管理工作提供理財保障機制。

2.3 制定明確獎懲制度

首先建立健全工作評價機制，建立比較詳細的考核機制，對檔案管理工作人員在工作中的表現(xiàn)進行全面的考核，為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供制度保障。其次對檔案管理工作人員的工作行為進行相應(yīng)的規(guī)范化管理，創(chuàng)新檔案管理工作機制以及工作評估機制，保障檔案管理工作能夠在規(guī)定的時間內(nèi)將所有的檔案管理工作完成，并且要保障其質(zhì)量和準確性。最后，不斷創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作機制和評價體系，在進行管理工作的實施中，能夠進行整個工作流程、工作性質(zhì)以及工作的其他方面內(nèi)容進行全面了解與掌握，進行檔案管理模式的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，促進檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

2.4 強化檔案管理隊伍建設(shè)

在多元化時代背景下，想要更好的滿足市場發(fā)展需求，事業(yè)單位不僅要重視檔案管理工作信息化水平，還需要重視事業(yè)單位檔案管理隊伍的建設(shè)。這要求事業(yè)單位結(jié)合自身的實際情況，重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過定期開展培訓(xùn)，采取有效措施實現(xiàn)檔案管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)技能的提升。在不斷的學(xué)習、培訓(xùn)中，檔案管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)自身管理水平、管理能力的提升，不斷強化自身的責任意識，以此全面落實事業(yè)單位檔案管理工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層還必須要及時轉(zhuǎn)變管理觀念，增加檔案管理工作隊伍建設(shè)力度，以此確保事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理工作中，想要提升檔案管理效率，就必須要采取有效的管理方式，強化信息技術(shù)的應(yīng)用，確保事業(yè)單位在檔案管理工作的科學(xué)性、合理性，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平，凸顯出事業(yè)單位檔案管理工作開展作用。不僅如此，在實際檔案管理工作開展中，需要強化先進管理技術(shù)的應(yīng)用，促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化、制度化的方向發(fā)展，以此推動事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

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