知識管理背景下企業檔案收集工作模式創新研究

蔣永芳

摘 要：本文闡述了企業檔案知識管理對企業整體發展的重要性，依據知識管理理念的要求，從文件形成和捕獲兩方面提出企業檔案收集工作創新管理具體措施，增加企業的知識儲備，為企業檔案“資源”建設提供有力保障，一方面對企業內部管理進行維護、協調、增加效率，另一方面對企業戰略管理提供支持。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；檔案收集

1 知識管理在企業管理中的重要性

知識管理是在知識經濟時代產生的一種新型管理模式，知識管理作為一種新管理模式在世界范圍內得到廣泛關注。根據Anne.P.Massey 2002[1]年提出知識管理的內涵：知識管理總目標是使知識資產資本化并帶來可以得到的最大商業表現。知識管理是在知識經濟下，企業為適應發展而做的有效反饋，是企業集體智慧的結晶，一方面通過運用集體智慧增強企業應變和創新的能力，另一方面是實現企業內部顯性和隱性知識的新途徑、新方法。

2 企業檔案知識管理在企業管理中的重要性

檔案和知識密切聯系，不可分割。按照檔案管理理論，檔案是知識中具有保存價值各種形式的歷史記錄。在知識管理背景下企業檔案管理是運用知識管理理念和方法進行企業檔案管理。

在企業管理中，企業檔案知識管理的作用主要體現在兩個方面：一個方面是支撐企業內部運營管理，為企業研發、生產、經營各方面業務開展提供有力支撐，進一步增加企業效益；另一方面是對企業戰略管理進行支持，為企業戰略決策提供支持，確保能夠長遠發展。

3 企業檔案知識管理的檔案收集工作創新點

企業檔案知識能夠有效高質保證企業整體運營發展，并對企業整體戰略發展提供有力支撐，需要加強企業檔案收集工作，進一步充實檔案資源。企業檔案收集工作對象包含企業所產生文件的形成和捕獲，這些環節與外部系統關聯性強，是企業檔案工作與外界環境進行物質、能量、信息交換的窗口。檔案收集過程產生信息流，檔案工作如何與外界環境進行信息，物質、能量交換，過程集成就是運用知識管理理論解決這一問題的方法。

3.1 文件的形成

企業文件來源眾多，有來自企業內部業務人員，上級單位等。各類文件形成背景也不盡一致，有經營管理、產品研發、建設項目等，這些文件有處于文件流轉系統，有處于業務活動系統，很多散落在企業員工個人之手。傳統檔案管理方式對文件生命周期的這兩個階段關注不多，有的是提簡單的要求，例如各業務制度或程序有歸檔相關的規定，但是這些要求往往很難落到實處。企業各類業務體系不是獨立運作，而是相關的。針對這些問題，需要通過知識管理理論系統明確檔案收集的范圍。不能把思路局限于檔案嚴格意義上的歸檔范圍，要根據企業發展建設需要，重點強調“資源”建設，將有價值的文件進行收集。在具體實現過程中要根據文件形成和捕獲階段各業務運動的相關性，有效建立文件與文件形成者、與形成文件的業務背景之間的關聯。文件形成階段的控制，重點和難點在于確立標準。如何將企業文件規范標準確切落實在文件形成者的業務活動中，這要求檔案人員在前端控制上要比以往更進一步，同時要對企業其他業務系統開展行動跟蹤。

1）對于企業內部業務流程產生的文件，可與相關業務部門溝通，要求各個流程中設置歸檔環節，由檔案員協助分析流程所規定業務活動產生的記錄，對其進行識別，確定其是否需歸檔，以何種形式何時歸入何種門類，避免企業有價值的記錄得不到妥善保管。同時增強了檔案人員對企業內部業務運行背景的了解和對記錄產生環境的認識，對檔案工作的自身的流程進行反饋，以持續改進歸檔范圍和歸檔要求。

2）對于外部來源文件，在業務開展前要求相關業務部門對外部單位進行宣貫，使外部單位嚴格按照企業的檔案歸檔規范移交文件。例如基建檔案的前端管理，就在建設施工過程中，深入項目現場，查看施工資料形成情況，在過程中進行把關；堅持每周參加項目監理周例會，在會上通報有關檢查情況與整改要求，督促企業基建主管部門與管理企業、監理企業下發整改工作聯系單，切實落實整改。通過具體的措施，切實深化了檔案管理的前端控制，改變了原來要求無法落地的局面，節約了大量用于衡量成效和糾正偏差的工作量，增加了企業知識儲備，為企業檔案“資源”建設提供有力保障，為后續檔案利用服務奠定堅實的基礎。

3.2 文件的捕獲

文件的捕獲是文件形成后的推送、提交、收集等歸檔形式的統稱。由于文件來源途徑多樣性，適合采取分散控制形式，從不同角度或層次評估文件形成階段要求的落實效果。檔案人員在捕獲階段最終選取了兩個維度進行控制，一是事由，一是文件類型，相應完善了兩套文件捕獲機制。

1）基于事由捕獲機制。一個典型是設備儀器檔案的管理。研制保障類項目是由基建或設備采購子項目構成的，采購是企業非常常見的業務流程，檔案人員通過對企業采購流程的了解，對其業務時間軸進行了階段分解。

圖1.采購的一般流程

設備采購的周期視設備類型、金額而定，短則數周，長則數月，每一個采購項目各自也成為規模不一的系統。由于有的項目周期太長，甚至有實施過程中主責人員發生變更的情況，這對于文件的收集捕獲是一個極為不利的因素。為確保采購項目記錄完整性，避免企業檔案遺失，可以采取了分階段收集歸檔的制度，即采購項目的每一階段結束后即觸發歸檔動作，并針對項目的不同規模細分了收集要求，例如有的信息化建設項目劃分了數個里程碑，如當前里程碑的文件資料未收集齊全，則該里程碑無法驗收通過。檔案人員也可協調企業法務、財務、合同管理部門，對于合同驗收必須有檔案人員簽字確認，否則不予驗收付款。階段歸檔結合檔案驗收的控制方法可最大限度地確保了采購項目文件收集的完整性和規范性，對于維護企業利益，降低法律風險起到了非常重要的作用。

2）基于文件類型的捕獲機制。現代企業信息化程度日益增高，各種業務開展均依賴于信息化系統，業務活動的記錄一經形成便以數字化形式存在，如辦公自動化系統中發布的公文，在產品數據管理系統中撰寫的技術文件等，這些類型文件的管理模式已經基本成熟。通過與信息化部門協調溝通，在信息化系統項目立項之初，即將歸檔環節固化為立項報告編制的一部分，在信息化項目實施過程中予以開發，并通過檔案人員的確認，從而實現有各類業務的信息化系統與檔案信息系統無縫對接，實現數據自動推送，保證從各個業務系統電子文件能夠得以保存，擴充企業的知識儲備，為企業的生產、經營和管理活動提供支撐。對于一部分過程記錄，例如一些業務功能相對不復雜的企業管理運營審批流程，運行產生的各類過程記錄本身并不是有特定形式的電子文件，是信息化系統數據庫中一條條孤立的數據，對于此類文件，不屬于傳統意義上的檔案歸檔范圍，從知識管理的角度出發，也應納入檔案收集的范疇內，作為企業的知識進行歸檔，檔案人員可對其進行梳理，按照流程所涉及業務識別出未設置歸檔環節的流程，并告知流程所有人對信息化需求進行完善，增加歸檔環節，明確歸檔要求。同時在此基礎上協調信息化部門將此類文件設定為固定電子文件格式。隨流程產生的電子文件作為同一條目，自動推送至檔案信息系統。對業務流程的控制和糾正，確保了以固定格式的文件保存流程記錄，與電子文件建立起了聯系，充實了電子文件的業務背景，極大地避免了因后續流程變更導致的記錄錯亂或業務系統數據丟失導致的記錄滅失風險，完善企業的知識庫，確保了企業數字記憶的完整性。

4 結語

在當今知識經濟高速發展形勢下，檔案管理模式也需要與時俱進，檔案管理從實體管理、信息管理逐步向知識管理過渡是未來發展的大勢所趨， 檔案管理部門應在原有傳統檔案管理的基礎上，結合知識管理的理念，進一步加強企業檔案信息資源收集、開發、利用能力， 重點關注知識收集、知識共享和知識交流，從而為企業發展提供有力支撐，進一步提升企業的核心競爭力。

參考文獻

[1]徐擁軍.企業檔案知識服務的理論依據與實際方法[J].檔案學研究，2010（5）：55