基于電子時代背景下圖書館文書資料管理分析

郭梁

摘 要：在電子時代背景下，傳統圖書館文書資料管理面臨很多困境，通過文書資料電子化可以更好地加強文書資料管理，同時也迎合人們的閱讀習慣，盤活了圖書館資源，對圖書館的發展與創新提供了一種新的思路。

關鍵詞：電子時代圖書館文書資料管理

1 基于電子時代背景圖書館文書資料管理現狀

中華民族上下五千年歷史，作為一個歷史悠久的文明古國，我國在人文、歷史、哲學、科技等各個方面均保留下來大量文書資料，這些文書資料不僅具有巨大的文化價值，而且更具有其現實意義，比如《本草綱目》在今天的中醫學界仍有其現實意義，諾貝爾獲得者屠呦呦正是從這些保留下來的中醫學典籍中找到青蒿素，對治療瘧疾做出了巨大貢獻，這些文書資料是圖書館重要的館藏“寶貝”。因此，圖書館對這些文書資料的保存非常重視，會在保管上下耗費巨大的人力、物力。圖書館的文書資料一般按照文書資料的內容、年代的不同進行分類存放。圖書館會對這些文書資料進行細致的劃分，依據文書資料的內容不同和年代不同進行細致分類保存，通過這些操作使得文書資料得到妥善保管和充分利用。例如，在進行分類時，根據內容的不同，可以分為醫學類、哲學類、文史類、科技類等等，根據年代的不同可以分為先秦時期、隋唐時期等等。我們可以根據圖書館館藏目錄很容易查詢這些書籍，獲得知識的滋養。

隨著21世紀互聯網時代到來，特別是移動互聯網的盛行，借助電腦、平板電腦、電子書、手機等電子媒體進行無紙化、碎片化閱覽正快速取代傳統閱讀方式（傳統閱讀方式進入圖書館進行紙質閱讀）。圖書館對文書資料實行電子化管理，由于網絡的公開性，使得這些寶貴的、具有中國特色和歷史文化價值的資料被外界所了解和接納。目前，一些縣、市、省城市圖書館根據各自文書資料內容，在傳統文書資料管理的基礎上進行電子化管理，例如具有地方特色的音頻視頻資料、縣志縣史、珍貴古文書、自然風景區美景等等。地方圖書館通過公開化的電子文書資料不僅有效的反映了地方特色，而且對文書資料管理完整性也有很大作用。這些電子化資料主要以繪畫、織錦、地圖以及照片、視頻等相關圖形圖像資料的形式存在，而對于文字資料，由于古人文書資料大部分為活字印刷或者草體字體，這樣的文書資料很難進行準確地描述，所以大部分公開的電子化的文書資料都是簡單易懂的圖形資料。

2 基于電子時代背景圖書館文書資料電子化分析

隨著現代科學技術的快速發展，圖書館文書資料電子化的方式也有很多形式，本文以最為常見同時也最具有可操作性的文書資料電子化方式為例，簡單介紹圖書館文書資料電子化過程。圖書館資料大致可以分為圖書資料、文書資料、通過微縮膠卷等方式模擬復制的資料。利用電子化的文書資料可以對圖書資料和實物資料進行保存。圖書館的文書資料現階段主要采用模擬的方式，對于圖書館文書資料的原始數據以及實物資料在交卷的管理中使用羅馬數字進行記載，目錄的編寫可以以二十六個英文字母為主，從而使文書的分類更加清晰，同時還有利于閱讀者查找，對于特別復雜的資料可以采用復制、微縮等方式。隨著電子相機的快速發展，電子相機的像素也有了質的飛躍，這對于圖書資料電子化起到了很大的作用。

圖書館文書資料電子化大致可以分為收集、整理、鑒定、模擬、保護、利用、統計七個階段。在收集階段圖書館管理人員對圖書資料進行收集，資料來源可以是有關機關、部門以及個人的主動交送以及圖書館的主動收集，通過這一階段可以得到圖書文書第一手資料；在整理階段，圖書館管理人員對收集上來的所有文書資料進行清潔清理、分類以及組卷工作，這個階段對于后期圖書館文書資料電子化分類非常重要，只有這個階段做好分類，才能有有助于后期電子文書資料的檢索；在鑒定階段，有圖書館管理人員以及相關專家對圖書館館藏文書進行保存價值鑒定，以提高圖書館文書資料的價值；在模擬階段，對收集整理鑒定之后的文書資料進行電子化模擬過程，這個過程可以利用高清數碼相機進行拍攝取樣，然后通過后期軟件制作，將組卷的資料整理成一個個可以通過電子化設備瀏覽的文件格式，比如PDF、CAJ等等格式，通過模擬過程可以實現文書資料電子化；在保護階段，對于電子文書資料主要保護其記錄電子化文書的介質（比如CD盤、硬盤、USB等）的完整與安全，這樣可以延長文書資料電子化檔案的壽命，另外還可以建立電子文書數據庫；在利用階段，借助互聯網、電視、紙質媒體等媒體形式宣傳、展覽電子文書資料，吸引和鼓勵人們使用電子文書，汲取營養；在統計階段，統計出哪些電子文書更受讀者喜愛，這樣可以有選擇的推送給讀者一些優秀作品，達到圖書館社會精華作用。

3 基于電子時代背景圖書館文書資料電子化應用優點分析

電子時代背景下圖書館文化資料電子化應用主要包括如下優點：

3.1 文書資料電子化有助于提高管理效率

在傳統圖書館檔案管理工作中，管理人員要完成收集、整理、歸檔、編目、入庫、上架等全過程工作，這些工作要求管理人員操作必須準確無誤，同時讀者借閱圖書后，歸還后的圖書必須重復以上過程，讀者在圖書館閱讀后將書籍錯誤擺放的現象必可避免，這樣對后來的讀者以及管理人員查找資料帶來很大的困難。這樣造成了大量的人力、物力的浪費。文書資料電子化可以分類、查閱、統計、整理等工作變得簡單快捷，既可以提高讀者的閱讀效率，又可以提高圖書館辦公人員的辦公效率。

3.2 文書資料電子化有助于文檔保護

傳統的紙質文檔容易受到環境的影響，在長期的使用過程中，紙張的耐受性不可避免的遭到破壞，這樣會造成紙質文檔的記錄信息遭到破壞，給文檔保護造成不可挽回的損失。電子文檔可以保存CD盤、電腦、移動硬盤等介質中，這些介質幾乎不受外部環境影響，更有助于文檔的保護工作。

3.3 文書資料電子化有助于文件安全傳輸

傳統的紙質文檔在借閱過程中，時常會發生資料的丟失現象，文書資料長途傳運通常采用快遞系統，在快遞過程中文書資料既要面對丟失的風險，又要面臨在運輸過程中被破壞的風險。而電子文書資料可以直接通過互聯網（電子郵件、文件傳輸軟件）進行快速傳遞，既便捷又安全。

3.4 文書資料電子化有助于資料共享與交流

在快節奏生活的今天，人們很難有時間進圖書館進行閱讀，大量的紙質文書資料沉睡在圖書館中，造成資源的大量浪費，而通過文書資料電子化，人們可以借助互聯網特別是移動互聯網進行實時閱讀，同時在網絡平臺讀者可以就文書資料內容進行交流，這樣便盤活了圖書館資源。

4 結束語

在信息時代，人們的閱讀習慣發生了很大變化，人們大都不再進入圖書館進行紙質閱讀，這樣造成圖書館資源大量浪費，而文書資料電子化可以迎合人們的閱讀習慣，提高文書資料閱讀率，盤活圖書館資源，使圖書館在新時代發揮更大的作用。

參考文獻

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