事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

王春玲

摘 要：本文闡述了做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義，羅列了目前我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出了相應的改進策略，并在結語部分做了總結與展望。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革

1 做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位檔案，記錄了事業(yè)單位日常活動的真實情況與發(fā)展歷程，檔案管理的水平，在一定程度上體現(xiàn)了事業(yè)單位的整體管理水平。檔案管理能夠保證整個行政事業(yè)單位協(xié)調、有序、高效的運行，單位領導可以根據(jù)所記錄的檔案，及時、全面的掌握單位的整體情況，據(jù)此進行策略調整和制定。檔案管理還能促進單位自身的科學發(fā)展、社會精神文明的建設、人民群眾正當權益的維護。社會各界可依據(jù)維護歷史真實面貌的檔案，分析事業(yè)單位的業(yè)績，分析情況，從而為選擇合適機關進行合作奠定一定的基礎。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析

2.1 管理制度不完善

我國的事業(yè)單位在檔案管理制度方面，雖有相關規(guī)定，但并沒有形成完整的體系，還存在不完善的地方，這給檔案管理工作帶來了不小的阻礙。一方面，地區(qū)之間的管理部門差異較大，另一方面，資料管理存在著行政方面的問題，有的省分由縣級發(fā)出，有的則由市級發(fā)出。這些都導致了檔案管理的混亂。

2.2 資料保存狀態(tài)不佳

目前我國事業(yè)單位的檔案 ，主要由兩種方式存在，第一種是經(jīng)由紙張記載的紙質資料，第二種是經(jīng)由磁盤、u盤記載的電子資料。對于紙質資料而言，紙張的保存難度較大，時間一長容易變質、發(fā)黃，趙成文字不清晰，導致信息的不完整、不準確，保存狀態(tài)不佳。

2.3 資料保存設備落后

目前，我國不少事業(yè)單位的檔案保存設備落后，主要體現(xiàn)在：保存設備破損、保存工具不正確，有些甚至將檔案直接放在柜子或者盒子里，不進行任何防火防潮工作，在保密性、安全性方面完全無法保障。

2.4 管理人員素質不高

檔案管理人員，在綜合素質方面并不理想，主要表現(xiàn)在：文化水平偏低、管理意識欠佳、專業(yè)知識欠缺、管理能力不足等等，直接導致了檔案管理工作的低效，尤其在工作交接過程中產(chǎn)生的矛盾，讓管理工作難以進行。

2.5 管理力度不強

事業(yè)單位的領導團隊，對檔案管理工作存在認識上的誤區(qū)，認為它與事業(yè)單位的效益關系不大，因此對檔案管理工作投入的重視程度嚴重不足。在缺乏領導支持的情況下，管理人員的工作積極性也受到打擊，管理效果自然無法保障。

3 事業(yè)單位檔案工作改進措施

3.1 強化制度建設

提高事業(yè)單位檔案管理水平，有賴于制度的保障。事業(yè)單位應當根據(jù)自身的實際情況，完善檔案管理制度。第一，制定檔案的采集、保存制度；第二，完善檔案的整理、歸檔程序；第三，構建對檔案管理部門的監(jiān)督機制。從而實現(xiàn)權責分明、確保檔案管理工作有據(jù)可依。

3.2 推進檔案管理的信息化建設

第一，增加檔案管理室電子設備、軟件系統(tǒng)的經(jīng)濟投入，為檔案管理的信息化做好物質保障。將容量小、體積大、檢索麻煩的紙質檔案轉化成電子檔案，在緩解檔案積壓的同時，減少時間和空間成本。第二，針對檔案數(shù)量大、分布散的特點，制定檔案共建共享新模式，在系統(tǒng)內部進行資源整合，將各種不同類型的數(shù)據(jù)進行處理，儲存在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，并用“一張圖”進行可視化處理。

3.3 提高基層機構的檔案管理能力

在檔案共建共享模式下，各級檔案管理部門的溝通就及其常見了，提高基層機構的檔案管理能力勢在必行。第一，提高建檔意識，組織專業(yè)培訓，進行必要的考核評比，培養(yǎng)檔案管理人員收集信息、整合信息的能力，在建立檔案的過程中，結合當?shù)氐奶厣Ｍ瑫r，提高檔案管理人員的準入門檻，并配套相關的規(guī)章制度來進行行業(yè)規(guī)范。第二，提高檔案管理人員的安全意識，明確保密義務。對于違法泄露各人隱私、商業(yè)機密行為，需要承擔一定的法律責任。

3.4 強化前端控制

對于那些保存價值大、綜合利用率高的檔案信息，檔案管理機構應該提前策劃、優(yōu)先收集。同時，為了強化集約共享模式，需要加強個管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，檔案及時入庫，避免積壓，根據(jù)輕重急緩情況設置優(yōu)先級，靈活移交，對于過渡性資料，應設置專門的區(qū)域保存。在滿足準確性和穩(wěn)定性的基礎上，充分發(fā)揮主觀能動性，靈活應變，提高效率。

3.5 具體實施策略

3.5.1 收集。檔案管理中的收集工作，主要包括以下幾大類：第一，制度類文件。第二，管理類文件。第三，合同類文件。在進行檔案收集工作的過程中，應當做到以下幾點：第一，按照組織要求確定歸檔范圍、制定分類標準，收集文件材料。第二，特別注意辨別檔案的真?zhèn)危鎰e同名異人的檔案，檢驗是否符合要求，是否完整齊全。第三，對于有蓋章要求、本人簽名要求的材料，確保手續(xù)完備，如有缺損，應當補辦后再歸檔。第四，對于一些重要的證明性材料，比如身份證、銀行卡等不屬于歸檔內容的私人檔案，應當在核實原件之后留存復印件，以備后續(xù)考察。

3.5.2 整理。收集完畢的檔案，是雜亂的、原始的，需要經(jīng)過進一步的整理，才能進行歸檔。檔案的整理工作，主要包括檔案的鑒別與分類、檔案的排序與編目、檔案的技術加工與裝訂。對于不同的檔案，采取不同的整理方法，比如，員工檔案以個體為單位整理，以組織機構為單位進行排列。其他檔案，則可以遵循方便檢索的原則，進行分類整理。如果事業(yè)單位規(guī)模較大，流動頻繁，需要保存的文件較多時，可以按照年份和類別進行排序。

3.5.3 利用。檔案的收集和整理，其最終目的并不是簡單的儲藏保管，而是檔案的利用。第一，對檔案進行專題匯編，制定和發(fā)布檔案查詢辦法，為檔案的利用提供渠道。第二，制訂檔案查閱、借閱審批制度，明確使用原則。在檔案的使用過程中，需要辦理相應的查閱、借閱手續(xù)。第三，確定檔案使用權限，明確擁有使用權限的個人、部門。第四，檔案如需外借，則需要經(jīng)主管批準，記錄在案，限期歸還。借閱單位或個人，不得轉借他人。第五，檔案的使用，必須嚴格遵守保密協(xié)定，且不得涂改、損毀、撤換檔案資料。第六，對于電子檔案，應當及時更新、強化安全工作與保密工作。

3.5.4 銷毀。對于失去保存和利用價值的檔案，進行集中銷毀。第一，檔案的銷毀，應該嚴格遵循檔案管理辦法，不能憑借個人意愿或某個部門的意愿隨意銷毀。第二，檔案在進行銷毀前，應進行價值的再次鑒定，篩選有價值的檔案材料。第三，采取預防措施，保留已銷毀檔案的電子版本，做好補救工作。目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一些問題，比如管理制度不完善、檔案保存狀態(tài)不佳、檔案保存設備落后、管理人員素質不高、管理強度太低等。為了改變這一現(xiàn)狀，我需要對癥下藥，第一，強化制度建設，做好檔案管理基礎工作；第二，強化宣傳工作，革新管理理念；第三，優(yōu)化設施設備，重視數(shù)據(jù)庫設計工作；第四，改進工作方法，強化數(shù)據(jù)庫管理工作。從而全方位提高檔案管理水平，提升事業(yè)單位管理的有效性。

參考文獻

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