我國檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的政策建議研究

于伶

摘 要：在國際競爭日益強(qiáng)烈的21世紀(jì)，科技被譽(yù)為第一生產(chǎn)力。對于中國科技行業(yè)發(fā)展目標(biāo)來講，科技檔案記錄著大量重要科研成果和科技活動流程，因此，做好科技檔案保管與利用工作頗為重要。本文將針對我國科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的政策提出個人建議，希望能為科技檔案保管工作提供參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理體制；機(jī)制建設(shè)；政策；建議

目前，內(nèi)容完整的科技檔案通常會運用文字、圖紙、照片、各種原始資料和信息化數(shù)據(jù)庫來記錄科研成果和整個科技活動流程，科技檔案資源均具有極高的科研應(yīng)用價值。對于科技發(fā)展工作來講，科技檔案具有開發(fā)利用價值和直接復(fù)用價值，可以輔助工作人員做好科研工作，因此，加強(qiáng)科技檔案管理工作也尤為重要，然而，當(dāng)前的科技檔案管理機(jī)制并不完善，可以說科技檔案管理工作普遍存在三種問題，如檔案保密管理機(jī)制須待完善，檔案保密管理技術(shù)落后和科技檔案資源的開發(fā)效率相對低下等。本文將簡單分析科技檔案的重要價值，論述科技檔案管理工作的現(xiàn)狀問題，并舉例淺談如何加強(qiáng)我國科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)。

1 科技檔案的重要價值

從宏觀的層次來分析，科技檔案有有以下兩種價值：

（1）開發(fā)利用價值。開發(fā)利用價值主要是指科研人員可以通過開發(fā)檔案資源和研究檔案內(nèi)容來充分挖掘檔案資料的潛在價值。在科技檔案開發(fā)利用過程中，工作人員可以參照原有的科技檔案內(nèi)容，進(jìn)行再次學(xué)習(xí)，并加以重復(fù)開發(fā)利用，為后期的科研工作提供參考方案。

（2）直接性復(fù)用價值。直接性復(fù)用價值特指科研工作者在工作中可以直接參考科技檔案文獻(xiàn)，全面了解檔案內(nèi)容，利用有價值的數(shù)據(jù)信息，避免重復(fù)性查找、核算與操作以提高工作效率，簡化了很多工作流程，節(jié)約時間資金成本。

2 科技檔案管理工作的現(xiàn)狀問題

2.1 檔案保密管理機(jī)制須待完善

科技檔案保密管理工作有三大作用——為科研事業(yè)的發(fā)展提供重要資源，優(yōu)化科技產(chǎn)品開發(fā)管理途徑，提高中國科技的核心競爭力，可以說科技檔案保密管理信首先是針對新產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營管理和現(xiàn)有人才信息資料的充分收集、整合以及保管利用的過程，做好科技檔案保密管理工作能為科技發(fā)展的重要決策指明方向。此外，科技檔案保密管理工作非常重視對科技文書檔案資源的整合與保護(hù)系統(tǒng)化建設(shè)（特別是對新科技產(chǎn)品開發(fā)秘籍資料的保管），當(dāng)前信息技術(shù)也為科技文書檔案保密管理提供了有力的技術(shù)支持，因此，不僅能提高科技文書檔案保密管理速度和效益，而且有助于推動科技文書檔案保密管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)科技管理途徑的優(yōu)化與創(chuàng)新。然而，當(dāng)前的科技檔案保密管理機(jī)制并不完善，對于機(jī)密性科技檔案資料的保管不是非常嚴(yán)密，保密工作時常漏洞百出，檔案資料的借閱較為混亂，難免會滋生檔案泄密問題。另一方面，有不少科技檔案管理人員的職業(yè)技能并不能滿足科技文書檔案保密管理工作的要求，他們的保密意識有待加強(qiáng)。對于科技文書檔案查閱審核工作執(zhí)行的不是非常嚴(yán)格，一般只要有人想借閱秘籍檔案，檔案管理人員就對該檔案文件予以復(fù)印，沒有科學(xué)的審批程序，秘籍檔案久假不歸問題也時有發(fā)生。

2.2 檔案保密管理技術(shù)落后

在21世紀(jì)的信息時代，傳統(tǒng)文書檔案保密管理模式和落后的技術(shù)已不能適應(yīng)現(xiàn)代科技文書檔案管理工作的發(fā)展要求，可是當(dāng)前的檔案保密管理技術(shù)較為落后，信息化保密軟硬件質(zhì)量偏低，不利于提高科技文書檔案保密管理工作效率。

2.3 科技檔案資源的開發(fā)效率相對低下

當(dāng)前也有不少檔案管理機(jī)構(gòu)非常重視科技檔案的保密工作卻忽視了檔案資源的開發(fā)與利用，“重藏輕用”問題極為普遍。部分檔案管理人員對科技文書檔案資源的外在價值與潛在發(fā)展價值均缺乏科學(xué)、全面地認(rèn)知，尚未立足于科技文書檔案保密管理的最終目標(biāo)，削弱了科技檔案保密管理工作的職能。

3 如何加強(qiáng)中國科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)

3.1 科學(xué)分析科技檔案的價值

科技檔案不僅具備外在價值，而且兼有潛在價值，如果在科研產(chǎn)品開發(fā)工作中不能重分運用科技檔案資源的潛在價值，就會削弱科技檔案管理工作的社會職能，增加額外成本。因此，科研人員應(yīng)該立足于新技術(shù)產(chǎn)品的開發(fā)目標(biāo)，科學(xué)分析科技檔案資源的外在價值與潛在價值，為中國科技發(fā)展事業(yè)提供完備的參考方案。在科技檔案價值分析過程中，科研人員應(yīng)做好以下三方面的工作：

（1）立足于中國新技術(shù)產(chǎn)品的開發(fā)目標(biāo)，全面了解檔案信息，充分發(fā)揮科技檔案資源的外在價值。例如在研發(fā)新技術(shù)產(chǎn)品的工作中，科研人員可以將開發(fā)技術(shù)產(chǎn)品的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、開發(fā)基地、創(chuàng)新成果、產(chǎn)品配置以數(shù)據(jù)模型、圖片資料信息以及科研活動流程記錄等形式作為展示本產(chǎn)品科技檔案的重要文獻(xiàn)進(jìn)行整合與上報，以此發(fā)揮科技檔案資源的外在價值。

（2）從提高工作效率的視角出發(fā)，核對之前的數(shù)據(jù)信息，分析科研檔案研究成果，運用前人的經(jīng)驗?zāi)Ｊ介_展科研工作，這樣能夠節(jié)省大量的工作時間，避免重復(fù)性工作程序。例如在建設(shè)科研產(chǎn)業(yè)基地時，科研人員可以直接參考之前的科技檔案文獻(xiàn)，了解本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、氣候特征、科研產(chǎn)業(yè)集群特色，對產(chǎn)業(yè)基地的設(shè)計圖紙、創(chuàng)新方式、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品配置比等數(shù)據(jù)進(jìn)行重復(fù)性利用，從而節(jié)省大量的時間成本，提高工作效率。

（3）從經(jīng)濟(jì)效益的角度出發(fā)，提高科研成本利用價值。發(fā)揮科技檔案的重要作用，科研人員必須認(rèn)真研究前人的科技檔案資料，努力開發(fā)有價值的數(shù)據(jù)資源，并將有價值的科技檔案應(yīng)用于科研工作之中，以此全面提升社會經(jīng)濟(jì)效益和科技檔案的利用價值。

3.2 優(yōu)化科技檔案保密管理機(jī)制

全面做好科技檔案的保密管理工作，首先要著重優(yōu)化檔案保密管理機(jī)制，引導(dǎo)檔案管理人員樹立先進(jìn)的檔案管理理念，保護(hù)好科技檔案機(jī)密。一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)要教導(dǎo)檔案管理人員與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變只重視管理而忽視服務(wù)的思想誤區(qū)，樹立起高度的服務(wù)意識。另一方面，檔案管理人員要強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，保護(hù)好檔案機(jī)密，使基于信息化管理的檔案管理工作能夠為科研技術(shù)產(chǎn)品開發(fā)提供參考與服務(wù)。

3.3 更新文書檔案保密管理技術(shù)

由于科技文書檔案本身是信息的載體，其中包含了大量的機(jī)密性文獻(xiàn)資料，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)要重視更新文書檔案保密管理技術(shù)，建立科技檔案安全保護(hù)數(shù)據(jù)庫，對檔案信息的權(quán)限進(jìn)行及時調(diào)整以及重新界定，在合理的范圍內(nèi)擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)和使用范圍，以此提升科技文書檔案保密管理工作的效益。此外，要充分發(fā)揮科技檔案資料的價值，提升科研檔案的社會價值。在科技檔案開發(fā)利用過程中，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真分析科技檔案內(nèi)容，做好檔案機(jī)密信息的加工與整理工作，挖掘有潛在價值的檔案資源為科研工作提供參考方案。

4 結(jié)束語

綜上所述，發(fā)揮科技檔案的重要作用，加強(qiáng)科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)，科研人員應(yīng)該科學(xué)分析檔案資源的價值，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)重視完善檔案保密管理機(jī)制，更新文書檔案保密管理技術(shù)，做好檔案的保密與開發(fā)工作。

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