基于大數據背景下人事檔案管理工作的創新思考

姜麗麗

摘 要：在當前大數據背景下，檔案管理工作發生了較大的變化，在人事檔案管理工作中引入大數據技術，可以加快推動人事檔案管理工作的創新發展，更好的發揮出人事檔案的重要價值。文中分析了大數據背景下人事檔案管理工作面臨的挑戰，并進一步對基于大數據背景下人事檔案管理工作的創新策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：大數據；人事檔案管理；挑戰；創新策略

當前我們處于大數據時代，每時每刻都有海量的數據產生，信息也成為重要的資源。大數據的產生，也對檔案管理工作帶來了顛覆式的改變。在大數據背景下，檔案信息的收集和利用方式都發生了根本性的改變，這也要求檔案管理工作也要做到與時俱進，加快轉變思維理念，針對于大數據所帶來的挑戰，加快推動人事檔案管理工作的創新發展，使人事檔案管理工作能夠更好的順利時代發展的潮流。

1 大數據背景下人事檔案管理工作面臨的挑戰

1.1 人事檔案信息化進程滯后

在當前事業單位中，人事檔案信息主要內容為全體員工的檔案，還有離退休人員的檔案資料及離開單位而沒有提出的人員檔案。當前隨著事業單位各項改革的不斷深入，事業單位人員流動較為頻繁，人事檔案資料沒有及時提出的情況也較為常見。由于事業單位人事檔案信息管理工作量較大，即使加快了信息化建設，但一直以來人事檔案信息化進程都相對滯后，還存在部分紙質檔案的人事檔案，因此在當前大數據背景下，對于事業單位人事檔案管理工作提出了較大的挑戰。

1.2 人事檔案管理模式落后

當前部分事業單位還存在沿用傳統檔案管理模式來管理人事檔案的情況，人事檔案的信息的查詢和檢閱還存在手動方式，這就在很大程度上影響了人事檔案的利用效率。在當前大數據背景下，事業單位需要加快對轉變人事檔案管理模式，充分的運行云計算技術和大數據技術來創新人事檔案管理工作，這也對人事檔案管理人員提出了較大的挑戰。

1.3 人事檔案管理人員素質面臨的挑戰

一直以來檔案管理工作服務意識都較為淡薄，在檔案服務工作中缺乏主動性，服務態度不熱情，服務理念缺乏先進性，這就導致整個服務過程都十分被動，從而對人事檔案的利用率帶來了較大的影響。基于大數據背景下，要求事業單位人事檔案管理部門要運用云數據庫來對檔案進行聚類、分類和相關性分析，以此來提高檔案的利用效率，但現在檔案管理人員的業務水平還難以應對這樣的任務，還需要重視人事檔案管理人員的培養。

2 大數據時代人事檔案管理的創新策略

2.1 建立大數據人事檔案管理理念

基于大數據背景下，事業單位檔案管理部門需要認清當前的形勢，加快轉變管理理念。無論是管理層還是基層人員都需要認識大數據的重要性，并在檔案管理工作中重視發揮大數據的優勢，加快推動人事檔案信息化建設的進程，實現人事檔案大數據建設與信息化建設的同步發展。同時還要進一步強化大數據理念，明確理解大數據的時代內涵和特點，以此來推進大數據技術在事業單位人事檔案管理工作的運用，全面提高人事檔案管理水平。

2.2 健全人事檔案管理機制

為了適應大數據技術的應用需求，首先，事業單位應推動人事檔案的電子化，建立相適應的檔案數據庫，以為后期的人事檔案管理奠定堅實基礎。其次，事業單位必須結合自身實際的人事管理情況，建立和完善人事檔案管理機制，為人事檔案管理工作提供有力的制度保障，為人事檔案管理工作的創新發展指明方向，使得檔案管理創新工作少走彎路。在這過程中，管理人員應嚴格遵循管理制度的條例要求進行檔案管理工作，嚴格把控檔案資料的收集、整理、歸檔以及調檔等各個環節的工作，避免人事檔案不全、丟失或者泄露等問題的出現，在根本上保證人事檔案的完整性、準確性以及真實性。其中值得注意的是，管理人員應利用大數據技術對檔案資料進行整合，將資料信息進行分類管理，以進一步提升人事檔案的利用效率。

2.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質

要想適應大數據時代的來臨，檔案管理部門必須對工作人員加強教育培訓，使其能認清形勢，不斷謀求新的發展。首先，人事檔案管理人員要具備堅定的政治立場，愿意為檔案管理工作獻計獻策，還要牢固掌握人事檔案管理的專業知識與技能，并具備良好的信息素養，能利用信息技術處理問題、解決問題，這就要求對人事檔案管理隊伍加強培訓，結合人事檔案管理部門、檔案管理工作人員自身的現實情況以及大數據時代的各種要求，采用各種培訓方法，提升工作人員的綜合素質，使他們能勝任大數據背景下的人事檔案管理工作。同時，還要積極組織專題學術活動、業務交流會議、在線交流活動等，為人事檔案管理部門的工作人員講解最先進的檔案管理方法和技能，使他們認識大數據時代的發展趨勢，主動適應大數據時代的來臨。另外，檔案管理人員必須從自身做起，主動學習新技術和新技能，樹立主動服務的理念，提升人事檔案管理工作的效率。

2.4 構建人事檔案大數據管理平臺

由于人事檔案資料具有繁瑣性，各類的紙質檔案資料無形中加大了檔案管理人中的工作負擔。為了全面提高人事檔案管理工作效率，則要建立人事檔案大數據管理平臺，基于數據的標準化和開放性，進一步提升人事檔案的管理效率。人事檔案管理部門通過利用大數據管理平臺來對員工的個人信息資料進行統一收集、整理、查閱、利用，更好的發揮出人事檔案管理工作的價值。另外，還要充分的借助于大數據技術和云計算技術，對人事檔案信息資料進行有效整合，及時更新人事檔案信息資源，從而為人事檔案管理水平的提升打下良好的基礎。

2.5 加強數據庫建設力度

大數據的出現使人事檔案管理工作發生了根本性的變化，在事業單位人事檔案大數據建設過程中，需要依托于大量的原始信息來構建基礎數據庫，從而為人事檔案管理工作提供更多的便利。在人事檔案數據庫建設過程中，需要借鑒國內外的先進標準，加大人力、物力和財力的支持，通過構建一系列具有通用性和標準化的數據庫，從而為檔案查閱和利用提供更多的便捷性。在當前人事檔案數據庫建設工作中，還要進一步完善人事檔案數據庫管理系統，以此來保障數據的完整性、功能性和安全性，真正實現人事檔案資源的及時更新和高度共享。

3 結束語

基于大數據背景下，在信息技術快速發展的帶動下事業單位人事檔案資源和檔案呈現出不斷增長的態勢，這些海量的信息和數據也對事業單位人事檔案管理工作提出了嚴竣的挑戰。因此要做到與時俱進，認清大數據時代所帶來的機遇，加快推動人事檔案管理的創新和發展，更發孤發揮出人事檔案的重要作用，促進事業單位的健康、持續發展。

參考文獻

[1]崔潔.加強大數據時代人事檔案管理工作的探討[J].現代經濟信息，2016（6）.

[2]尹艷華.大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策研究[J].才智，2016（21）.

[3]朱珠.大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的危機與契機[J].人力資源管理，2017（06）.