基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的路徑分析

李媞

摘 要：在當(dāng)前檔案工作中，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使檔案發(fā)展更具特色。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化建設(shè)有了新的方向，進(jìn)一步豐富了檔案管理的內(nèi)涵，有效的提升了檔案管理工作的水平，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中從大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)入手，分析了大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的路徑，并進(jìn)一步對(duì)基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的注意事項(xiàng)進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化建設(shè)；路徑；注意事項(xiàng)

檔案作為重要的信息資源，其包括了各個(gè)領(lǐng)域的信息。其在不斷發(fā)展過(guò)程中載體和形式不斷發(fā)生著變化。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的數(shù)字化和信息化發(fā)展已成為必然。當(dāng)前大數(shù)據(jù)已成為檔案信息化發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，其運(yùn)用各種成熟的現(xiàn)代化技術(shù)為檔案信息化建設(shè)提供了重要的技術(shù)支撐，對(duì)于提升檔案信息化建設(shè)水平奠定了良好的基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 檔案價(jià)值的挖掘

基于大數(shù)據(jù)背景下，當(dāng)前檔案數(shù)字化進(jìn)程得以快速推進(jìn)，電子檔案信息資源的數(shù)量不斷增加，面對(duì)龐大的海量檔案信息數(shù)據(jù)，為檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了較大的便利。通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，還可以更深入的挖掘檔案的價(jià)值，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用。

1.2 檔案資源共享

檔案管理工作的最終目的則是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。通過(guò)在檔案工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息資源的共享提供了良好的條件。運(yùn)用大數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，構(gòu)筑檔案信息共享空間，可以將各檔案系統(tǒng)有效連接在一起，為檔案信息的利用提供了良好的條件，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案信息高效共享的實(shí)現(xiàn)。

1.3 檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著檔案數(shù)據(jù)的急劇增加，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及不斷更新升級(jí)，這對(duì)檔案部門的存儲(chǔ)能力提出了較大的挑戰(zhàn)。

1.4 檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題

檔案信息安全一直是檔案工作中非常重要的一個(gè)話題，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，保證檔案信息安全對(duì)于各行業(yè)檔案管理工作都十分重要。但在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中會(huì)涉及到檔案信息的泄密、丟失及篡改等問(wèn)題，因此在當(dāng)前大數(shù)據(jù)在檔案信息化管理工作中應(yīng)用過(guò)程中，需要針對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范，并制定切實(shí)有效的措施來(lái)確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的路徑

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析過(guò)程中需要的是整體數(shù)據(jù)，即在一個(gè)單位中，基各類檔案數(shù)據(jù)都是數(shù)據(jù)分析和處理的對(duì)象。因此在大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)工作，更需要加快檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，從變動(dòng)工作積極轉(zhuǎn)變了主動(dòng)工作，并在實(shí)際工作中要充分的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分析，以此來(lái)強(qiáng)化對(duì)檔案信息的管理和利用，并在檔案管理和利用來(lái)獲取到較好的經(jīng)濟(jì)效益。并在單位各項(xiàng)決策活動(dòng)過(guò)程中能夠?yàn)槠涮峁┗跀?shù)據(jù)分析方面的具體建議。

2.2 開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著單位事業(yè)的不斷推薦，舊的檔案還沒(méi)有完全利用，新的數(shù)據(jù)和信息就已經(jīng)源源不斷的產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查閱和分析的需要，因此建議廣泛研究并開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理新模式。筆者在分析國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理模式和檔案管理新技術(shù)的基礎(chǔ)上，建議從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：首先，應(yīng)盡快完成檔案的數(shù)字化工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)處理的要求，在原有檔案的錄入過(guò)程中，應(yīng)按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理進(jìn)行分類，便于后期使用；其次，應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，借助先進(jìn)的科技力量，完成之前數(shù)據(jù)分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用的過(guò)程中應(yīng)同時(shí)結(jié)合橫縱分析和動(dòng)態(tài)管理的手段，來(lái)保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。橫縱分析指的是在數(shù)據(jù)管理中不僅僅需要比對(duì)單位隨著時(shí)間推進(jìn)所發(fā)生的變化，更應(yīng)該比對(duì)所在行業(yè)的其他單位的發(fā)展、各部門之間的效益對(duì)比，動(dòng)態(tài)管理指的是檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)整理、無(wú)用數(shù)據(jù)的剔除。

2.3 建立綜合性的檔案信息化管理系統(tǒng)

在當(dāng)前云計(jì)算及信息技術(shù)的快速發(fā)展下，計(jì)算機(jī)運(yùn)算能力大幅度提升，這也為檔案信息化管理系統(tǒng)的建立提供了重要的技術(shù)支持。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各方數(shù)據(jù)需要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，避免存在信息孤島的情況。運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合、交互、分享和糾錯(cuò)，同時(shí)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集和業(yè)務(wù)工作的便捷性，能夠更好的推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理的注意事項(xiàng)

3.1 強(qiáng)化安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的信息化檔案管理，其網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)的安全問(wèn)題更為突出。信息化檔案的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，應(yīng)嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限；其次，無(wú)關(guān)移動(dòng)存儲(chǔ)器不能與信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)鏈接；再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。

3.2 重視系統(tǒng)的定期維護(hù)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜及動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，需要重視檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新工作。在實(shí)際工作中，需要做到信息的完整和詳細(xì)錄入，確保數(shù)據(jù)的完整性，為后續(xù)管理工作打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)還要做到數(shù)據(jù)的定期更新，需要指派專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)信息更新和系統(tǒng)維護(hù)工作，確保及時(shí)將最新的信息錄入到系統(tǒng)中來(lái)，確保系統(tǒng)使用過(guò)程中的可靠性和實(shí)用性。另外，在對(duì)檔案信息進(jìn)行刪除和更新過(guò)程中，可以通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)新舊數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比和分析，以此來(lái)保證錄入系統(tǒng)中信息的有效性和準(zhǔn)確性。

3.3 對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)和充分利用

之所以要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案的信息化管理，就是要提高檔案的利用效率，發(fā)揮檔案資源的作用，因此必須充分認(rèn)識(shí)并大力提高信息化檔案的利用率。檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在統(tǒng)計(jì)學(xué)有關(guān)原理的指導(dǎo)下開(kāi)展工作，在信息收集和統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，便于在后期進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析，為單位決策提供依據(jù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前我們處于大數(shù)據(jù)背景下，信息呈現(xiàn)出爆炸式的發(fā)展，這對(duì)傳統(tǒng)檔案管理和傳統(tǒng)技術(shù)都帶來(lái)了較大的沖擊。基于當(dāng)前數(shù)據(jù)量激增的實(shí)際情況，對(duì)于各單位的檔案管理工作提出了全新的要求。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化建設(shè)具有了明確的方向，因此要在實(shí)際工作中加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，進(jìn)一步對(duì)檔案信息化管理方法和策略進(jìn)行優(yōu)化，使檔案信息化建設(shè)能夠更好的順利時(shí)代的發(fā)展和變化，全面提高檔案信息化建設(shè)的水平，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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