企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的探究

姜璐

摘 要：現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理技術(shù)在各領(lǐng)域的深入應(yīng)用，使得企業(yè)單位的檔案管理工作逐步成為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要基礎(chǔ)。然而，現(xiàn)階段，受傳統(tǒng)觀念與管理體制的限制，檔案管理創(chuàng)新模式的轉(zhuǎn)變還面臨著諸多難題。

關(guān)鍵詞：信息平臺(tái)；服務(wù)意識(shí)；管理理念

現(xiàn)代化、信息化社會(huì)的快速發(fā)展，使得企業(yè)單位的內(nèi)部管理與資源開發(fā)效率成為影響企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。在此基礎(chǔ)之上，優(yōu)化檔案管理、服務(wù)體系，提升信息資源的開發(fā)力度，成為企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)階段性發(fā)展目標(biāo)的關(guān)鍵所在。

1當(dāng)前階段檔案管理的常見模式與面臨的主要問題

1.1檔案管理常見的三種模式

現(xiàn)代的企業(yè)單位檔案信息管理模式按照?qǐng)?zhí)行方式的不同，主要可以劃分為以下幾種：分散管理、集中管理以及信息一體化模式的檔案資料管理。其中，分散式的檔案信息管理主要是指將企業(yè)的檔案信息按照分類不同，下發(fā)到各部門，由部門自行管理的模式。該種檔案管理方式由于沒有固定執(zhí)行的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，企業(yè)信息資源的使用與開發(fā)都是基于部門的實(shí)際需求，因此管理較為靈活。通過分散式的信息管理機(jī)制，可以使檔案開發(fā)、利用工作兼具實(shí)踐性與高效性，對(duì)信息的記錄、處理更貼合部門的檔案開發(fā)需要。但與此相對(duì)應(yīng)的，由于檔案分散在不同部門之間，因此在總體信息資源管理體系上存在管理不連貫，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案管理協(xié)同調(diào)動(dòng)效率不高，程序管理繁雜等問題，降低了信息資源開發(fā)利用的企業(yè)效益。第二種管理模式屬于集中模式下的檔案開發(fā)工作，是指企業(yè)將檔案管理的工作集中在一個(gè)或多個(gè)管理部門，按照單位制定的檔案開發(fā)流程，對(duì)信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管控的模式。這種管理模式盡管實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的信息資源開發(fā)，但由于管理的檔案涉及企業(yè)多個(gè)部門，內(nèi)容較多，信息資源的種類也較為復(fù)雜，實(shí)際的檔案信息管理工作難度較大。第三種現(xiàn)代檔案信息管理模式以信息一體化系統(tǒng)為主。該種模式是將傳統(tǒng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息處理技術(shù)結(jié)合起來，建立起一體化的信息管理模式，對(duì)各部門的人力檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用，充分發(fā)揮出檔案信息的潛在價(jià)值。

1.2檔案管理服務(wù)模式在轉(zhuǎn)型階段面臨的主要問題

1.2.1管理階層對(duì)檔案信息管理理念的認(rèn)識(shí)不全面

現(xiàn)階段，部分企業(yè)管理人員對(duì)檔案服務(wù)工作的認(rèn)識(shí)不全面，在信息資源的開發(fā)利用方面存在問題，一些員工認(rèn)為檔案管理部門無法創(chuàng)造出相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，沒有實(shí)際意義；還有部分員工認(rèn)為檔案服務(wù)只是對(duì)信息資料的收集，可以應(yīng)付借閱服務(wù)就可以。由于受檔案利用的固有思維影響，使得信息資源的潛在價(jià)值得不到合理的開發(fā)，這種思維的局限性，為現(xiàn)代化檔案開發(fā)、管理技術(shù)的有效應(yīng)用提升了難度。當(dāng)前階段，檔案管理服務(wù)普遍存在將檔案數(shù)據(jù)收集、制度管理放在首要位置，但忽視創(chuàng)新管理、信息技術(shù)引進(jìn)的問題。

1.2.2管理制度的相對(duì)滯后，硬件管理設(shè)施的不完善

目前，部分單位在檔案管理服務(wù)體系的建設(shè)方面還存在著諸多不足，尤其是檔案信息管理機(jī)制的建立與執(zhí)行方面，不僅缺乏行之有效的檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，對(duì)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的建設(shè)也相對(duì)落后，使得企業(yè)內(nèi)部信息資源的開發(fā)工作效率較低。無法滿足以信息資源為核心要素的市場(chǎng)需求。與此同時(shí)，管理階層對(duì)檔案開發(fā)與服務(wù)工作的不重視，也在一定程度上降低了檔案監(jiān)督管理工作的實(shí)際效率，造成重要信息數(shù)據(jù)遺失、損毀等問題。對(duì)影響企業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)了解不全面，還可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)決策失誤，從而為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展埋下安全隱患。

2當(dāng)前階段增強(qiáng)企業(yè)單位檔案信息資源管理、開發(fā)效率的有效途徑

2.1通過建立行之有效的激勵(lì)制度，提升工作人員的服務(wù)意識(shí)

提升工作人員對(duì)檔案管理工作的積極性，是深入開發(fā)信息資源的有效舉措之一，在具體實(shí)行過程中，一方面，管理階層應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，合理安排檔案的信息錄入、分類、處理等工作。檔案信息的重要性在于檔案數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的信息知識(shí)、現(xiàn)實(shí)價(jià)值、情報(bào)性內(nèi)容等，通過現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)，不僅可以縮減原有的數(shù)據(jù)收集、管理的工作量，簡(jiǎn)化繁瑣的工作流程，還能夠通過信息平臺(tái)的搭建，為用戶提供更好的信息服務(wù)；另一方面，應(yīng)該建立起行之有效的激勵(lì)制度。通過薪酬管理、崗位福利的調(diào)整，保證工作人員的主觀積極性，提升檔案服務(wù)工作的實(shí)際質(zhì)量。

2.2對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)

檔案信息處理的滯后性問題在很大程度上是由于管理內(nèi)容過于繁雜、工作效率達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)引發(fā)的。為此，提升檔案信息處理效率，引進(jìn)現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，成為減輕工作人員數(shù)據(jù)處理工作量、提升檔案信息資源配置效率的關(guān)鍵。在技術(shù)引進(jìn)的過程中，首先要明確不同檔案類型服務(wù)的范圍與對(duì)象，通過檔案信息平臺(tái)的建設(shè)與授權(quán)管理，區(qū)分不同對(duì)象的服務(wù)范圍，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)處理的實(shí)際效率；其次應(yīng)該創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)模式，為企業(yè)單位提供更加具有針對(duì)性的服務(wù)。如，用戶可以利用檔案信息共享平臺(tái)上的檢索服務(wù)，及時(shí)獲取需要的檔案資料。

2.3創(chuàng)建行之有效的管理制度，提升管理工作的高效性與規(guī)范性

高效、科學(xué)的管理制度，不僅可以保證檔案信息數(shù)據(jù)記錄、存儲(chǔ)、使用等工作的規(guī)范性，還能提升檔案信息資料的安全防護(hù)水平。首先，應(yīng)該成立專門的檔案信息收集小組，各部門、基層單位安排檔案收集人員，劃分檔案管理的責(zé)任范圍。由收集人員對(duì)本部門的檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸類、處理，然后將檔案上傳到管理中心，保證各部門檔案數(shù)據(jù)處理的高效性；其次，制定行之有效的檔案數(shù)據(jù)管理模式。要保證檔案管理人員對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理符合管理制度，規(guī)范工作流程，確保各管理環(huán)節(jié)的銜接順暢；第三，創(chuàng)建合理的激勵(lì)制度，通過薪酬、績(jī)效等方面的調(diào)整，激發(fā)職工的主觀積極性，提升工作人員的檔案服務(wù)理念，完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理、服務(wù)體系的建設(shè)。

2.4完善檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)力度

實(shí)行檔案管理服務(wù)模式的前提在于硬件設(shè)施的合理建設(shè)，在此基礎(chǔ)上，管理部門需要從以下幾方面入手，為檔案的開發(fā)、管理提供客觀條件：首先，強(qiáng)化對(duì)檔案室的監(jiān)管力度，保證檔案室的溫度、濕度等環(huán)境條件符合管理標(biāo)準(zhǔn)，降低紙質(zhì)檔案蟲蛀、腐蝕、發(fā)霉等問題發(fā)生的可能性；其次，大力推行現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，使用計(jì)算機(jī)、硬盤等設(shè)備對(duì)視頻、音頻、圖片等檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。與此同時(shí)，為了保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全，一方面要加強(qiáng)防護(hù)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制，避免病毒植入、網(wǎng)絡(luò)入侵等問題；另一方面，單位應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)建設(shè)，實(shí)行模塊化的檔案管理模式，通過權(quán)限控制，降低信息數(shù)據(jù)遺失的可能性。

3結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前階段，社會(huì)的整體經(jīng)濟(jì)水平在處于飛速提升的過程中，信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的大范圍普及，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的信息管理工作提出了更加專業(yè)化的要求。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部信息管理工作的根本，具體內(nèi)容涉及到人力資源調(diào)培、財(cái)務(wù)信息、管理銷售、崗位待遇等諸多要素，并對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供重要的參考數(shù)據(jù)。為此，針對(duì)目前檔案管理過程中面臨的制度不健全、認(rèn)識(shí)程度不深、硬件設(shè)施落后等問題，應(yīng)該創(chuàng)新管理模式、規(guī)范檔案工作的管理流程，為企業(yè)建立以信息化技術(shù)為主體的內(nèi)部控制體系夯實(shí)基礎(chǔ)。

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