企業檔案管理創新與服務模式的探究

姜璐

摘 要：現代化數據處理技術在各領域的深入應用，使得企業單位的檔案管理工作逐步成為企業加強內部控制，實現戰略目標的重要基礎。然而，現階段，受傳統觀念與管理體制的限制，檔案管理創新模式的轉變還面臨著諸多難題。

關鍵詞：信息平臺；服務意識；管理理念

現代化、信息化社會的快速發展，使得企業單位的內部管理與資源開發效率成為影響企業核心競爭力的重要因素。在此基礎之上，優化檔案管理、服務體系，提升信息資源的開發力度，成為企業單位實現階段性發展目標的關鍵所在。

1當前階段檔案管理的常見模式與面臨的主要問題

1.1檔案管理常見的三種模式

現代的企業單位檔案信息管理模式按照執行方式的不同，主要可以劃分為以下幾種：分散管理、集中管理以及信息一體化模式的檔案資料管理。其中，分散式的檔案信息管理主要是指將企業的檔案信息按照分類不同，下發到各部門，由部門自行管理的模式。該種檔案管理方式由于沒有固定執行的管理制度與標準化的管理手段，企業信息資源的使用與開發都是基于部門的實際需求，因此管理較為靈活。通過分散式的信息管理機制，可以使檔案開發、利用工作兼具實踐性與高效性，對信息的記錄、處理更貼合部門的檔案開發需要。但與此相對應的，由于檔案分散在不同部門之間，因此在總體信息資源管理體系上存在管理不連貫，經常會發生檔案管理協同調動效率不高，程序管理繁雜等問題，降低了信息資源開發利用的企業效益。第二種管理模式屬于集中模式下的檔案開發工作，是指企業將檔案管理的工作集中在一個或多個管理部門，按照單位制定的檔案開發流程，對信息資源進行統一管控的模式。這種管理模式盡管實現了系統的信息資源開發，但由于管理的檔案涉及企業多個部門，內容較多，信息資源的種類也較為復雜，實際的檔案信息管理工作難度較大。第三種現代檔案信息管理模式以信息一體化系統為主。該種模式是將傳統檔案管理與互聯網信息處理技術結合起來，建立起一體化的信息管理模式，對各部門的人力檔案資源進行開發與利用，充分發揮出檔案信息的潛在價值。

1.2檔案管理服務模式在轉型階段面臨的主要問題

1.2.1管理階層對檔案信息管理理念的認識不全面

現階段，部分企業管理人員對檔案服務工作的認識不全面，在信息資源的開發利用方面存在問題，一些員工認為檔案管理部門無法創造出相應的經濟價值，沒有實際意義；還有部分員工認為檔案服務只是對信息資料的收集，可以應付借閱服務就可以。由于受檔案利用的固有思維影響，使得信息資源的潛在價值得不到合理的開發，這種思維的局限性，為現代化檔案開發、管理技術的有效應用提升了難度。當前階段，檔案管理服務普遍存在將檔案數據收集、制度管理放在首要位置，但忽視創新管理、信息技術引進的問題。

1.2.2管理制度的相對滯后，硬件管理設施的不完善

目前，部分單位在檔案管理服務體系的建設方面還存在著諸多不足，尤其是檔案信息管理機制的建立與執行方面，不僅缺乏行之有效的檔案信息數據服務平臺，對基礎硬件設施的建設也相對落后，使得企業內部信息資源的開發工作效率較低。無法滿足以信息資源為核心要素的市場需求。與此同時，管理階層對檔案開發與服務工作的不重視，也在一定程度上降低了檔案監督管理工作的實際效率，造成重要信息數據遺失、損毀等問題。對影響企業單位戰略規劃的經濟數據以及基礎數據了解不全面，還可能會導致企業決策失誤，從而為企業運營發展埋下安全隱患。

2當前階段增強企業單位檔案信息資源管理、開發效率的有效途徑

2.1通過建立行之有效的激勵制度，提升工作人員的服務意識

提升工作人員對檔案管理工作的積極性，是深入開發信息資源的有效舉措之一，在具體實行過程中，一方面，管理階層應轉變傳統的服務理念，合理安排檔案的信息錄入、分類、處理等工作。檔案信息的重要性在于檔案數據蘊含的信息知識、現實價值、情報性內容等，通過現代化的信息處理技術，不僅可以縮減原有的數據收集、管理的工作量，簡化繁瑣的工作流程，還能夠通過信息平臺的搭建，為用戶提供更好的信息服務；另一方面，應該建立起行之有效的激勵制度。通過薪酬管理、崗位福利的調整，保證工作人員的主觀積極性，提升檔案服務工作的實際質量。

2.2對檔案管理工作進行規范化管理，引進先進的數據處理技術

檔案信息處理的滯后性問題在很大程度上是由于管理內容過于繁雜、工作效率達不到相應標準引發的。為此，提升檔案信息處理效率，引進現代化的大數據處理技術，成為減輕工作人員數據處理工作量、提升檔案信息資源配置效率的關鍵。在技術引進的過程中，首先要明確不同檔案類型服務的范圍與對象，通過檔案信息平臺的建設與授權管理，區分不同對象的服務范圍，進一步提升檔案數據處理的實際效率；其次應該創新檔案數據的服務模式，為企業單位提供更加具有針對性的服務。如，用戶可以利用檔案信息共享平臺上的檢索服務，及時獲取需要的檔案資料。

2.3創建行之有效的管理制度，提升管理工作的高效性與規范性

高效、科學的管理制度，不僅可以保證檔案信息數據記錄、存儲、使用等工作的規范性，還能提升檔案信息資料的安全防護水平。首先，應該成立專門的檔案信息收集小組，各部門、基層單位安排檔案收集人員，劃分檔案管理的責任范圍。由收集人員對本部門的檔案資料數據進行收集、歸類、處理，然后將檔案上傳到管理中心，保證各部門檔案數據處理的高效性；其次，制定行之有效的檔案數據管理模式。要保證檔案管理人員對信息數據的處理符合管理制度，規范工作流程，確保各管理環節的銜接順暢；第三，創建合理的激勵制度，通過薪酬、績效等方面的調整，激發職工的主觀積極性，提升工作人員的檔案服務理念，完善企業內部檔案管理、服務體系的建設。

2.4完善檔案管理硬件設施的建設，增強管理系統的安全防護力度

實行檔案管理服務模式的前提在于硬件設施的合理建設，在此基礎上，管理部門需要從以下幾方面入手，為檔案的開發、管理提供客觀條件：首先，強化對檔案室的監管力度，保證檔案室的溫度、濕度等環境條件符合管理標準，降低紙質檔案蟲蛀、腐蝕、發霉等問題發生的可能性；其次，大力推行現代化信息技術的應用，使用計算機、硬盤等設備對視頻、音頻、圖片等檔案信息進行存儲。與此同時，為了保證網絡檔案信息安全，一方面要加強防護信息技術的應用，建立動態監管機制，避免病毒植入、網絡入侵等問題；另一方面，單位應加強檔案數據庫的安全防護建設，實行模塊化的檔案管理模式，通過權限控制，降低信息數據遺失的可能性。

3結語

當前階段，社會的整體經濟水平在處于飛速提升的過程中，信息化與網絡化技術的大范圍普及，對企業內部的信息管理工作提出了更加專業化的要求。檔案管理作為企業內部信息管理工作的根本，具體內容涉及到人力資源調培、財務信息、管理銷售、崗位待遇等諸多要素，并對企業的戰略決策提供重要的參考數據。為此，針對目前檔案管理過程中面臨的制度不健全、認識程度不深、硬件設施落后等問題，應該創新管理模式、規范檔案工作的管理流程，為企業建立以信息化技術為主體的內部控制體系夯實基礎。

參考文獻

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