淺析企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

馬曉寧

摘 要：知識經濟的時代，企業的資源管理工作重要性更加突出，現代企業的管理和發展中人才是企業的核心以及原動力，基于企業人力資源管理和企業人事檔案管理工作的密切關系，人力資源管理工作形勢的變化要求企業的人事檔案工作也進行模式轉變和改革。本文中筆者將著重分析企業人力資源管理新形勢下，開展企業人事檔案管理工作的新途徑。

關鍵詞：人力資源；管理；人事檔案

企業的人力資源管理工作是企業進行人才儲備的基礎，有效人力資源管理工作能夠調動企業員工的工作積極性，促進人員要素在生產力提升上的作用發揮，為企業創造更大的利益。而人事檔案管理工作是企業人力資源管理工作的重要分支，良好人事檔案管理工作能夠為企業的人力資源管理提供依據，基于此，本文將著重分析當前人力資源管理工作形勢下的企業人事檔案管理工作的新變化。

1 對人事檔案管理的新要求

1.1 價值體系的提高

企業要根據自身的經營特點以及文化體系來構建一個相關的價值體系，這對于人力資源管理是很重要的一點。文化構建對于企業來說是至關重要的，價值體系對于企業而言就像一個催化劑，很多情況下要據其來對企業進行相應建設[1]。

1.2 建立價值評估體系

現代企業的經營管理中，人員評估是人力資源管理工作中的重要部分，因此建立人員和績效評估體系非常必要的。完善的評估體系能夠對員工起到一定激勵作用，但是完善的評估體系建立需要一定的人事檔案資料作為參考，這也是當前形勢下的人力資源管理工作企業人事檔案管理工作的新要求。

1.3 人事檔案是在企業人力資源管理工作評價中作為重要指標

企業的人力資源管理工作評價過程中，人事檔案管理水平是其重要的評價指標之一。隨著企業人力資源管理工作專業化水平的提升，企業的人力資源管理工作人員也應該具備與之相匹配的專業能力和職業素養。

1.4 建立報酬回報機制

一個企業良好回報機制的建立能夠對員工起到很好的激勵作用，要利用報酬回報機制提高員工的工作積極性，強調企業的內部相關機制的實施。運用報酬回報制度來強調內部合作，這樣很大程度能調動員工的工作熱情。

2 企業人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案的內容不完整降低了管理效率

人事檔案既是對一個人的概括，也是整體概貌的描述和概括，很多時候企業人事檔案不夠完整，其內容的缺失使得人員流動性變大，用人制度也會受影響。企業相關制度的不完善使得沒能做到檔案隨著個人走，這種現象在現代企業是很常見的現象，所以造成檔案的重建、廢棄以及多次更改的現況，人員流動性大導致時常會出現私截檔案的現象，這種現象對于人力資源的管理是有影響的，會造成管理的盲區，就會造成檔案的內容不完整，信息的斷層以及脫節會使人員檔案的完善程度受到影響，人力資源理也會很大程度地受到影響[2]。

2.2 用人機制與人事檔案管理工作不適應

企業用人機制要跟上時代的步伐，隨著時代的日新月異，用人機制也愈發變得靈活，以前的用人機制多半是死板的，工作經歷等方面都是比較重要的，而現在的招聘不會過于注重其他方面，而是看重員工個人能力，對于員工的約束也不是依靠人事檔案扣押與歸還這個流程了，與員工達成工作意見使用合同的形式來進行用人機制的達成。員工會因為各種原因選擇換工作，那么原單位就可能會出現扣押檔案的現象，這種現象就可能導致檔案的脫節[3]。

2.3 管理檔案的水平偏低

一般企業的人事檔案是由專門的部門進行分批管理的，在管理過程中沒有設置基本的分類，且一定程度上檔案管理的相關設備也相對落后，在收集整理這塊也沒有做到盡善盡美，導致檔案的真實性也受到了影響，這種現象嚴重影響了檔案的管理水平。

3 人事檔案管理工作的建議

3.1 改善人事檔案管理制度

改善人事檔案管理制度，就要對管理人員和管理資金上進行改革，運用現代科學技術，對人事檔案管理進行系統的整合，使人事檔案管理工作更好的為人力資源管理效力。同時要與企業實時人才招聘的要求相符，靈活的進行員工的檔案記錄和評估，提高人事檔案工作效率，提升人事檔案管理工作價值和服務功能。

3.2 加強人事檔案資料的真實性

做好人事檔案管理的工作，首先要保障檔案資料的真實性。在進行人事檔案信息收集工作時，所有的資料必須實事求是，記錄真實信息，避免含糊不清和信息矛盾。其次，提高對檔案規定制度的宣傳力度，人事檔案管理工作者要做到公平、公正、公開，要調動和利用檔案都必須按照規定程序進行，此外，要對相關制度進行修正，認真貫徹實行和執行，不論職位高低都應遵守，避免出現虛假檔案。最后，還要做好檔案信息的鑒定和監督工作，對已完成的記錄資料進行審核，杜絕人為等不真實篡改，保障檔案數據的真實可靠性，才能更好地服務人力資源調動[4]。

3.3 人事檔案管理實現科學化、現代化

為了能夠最終建立一個以人事檔案信息為基礎的員工信息系統，就需要人事檔案管理實現科學化、現代化，這個科學化、現代化不僅包括管理手段的現代化、科學化，還包括管理理念的科學化、現代化。這個員工系統的要求是人機結合的技術性管理和人事檔案信息的計算機管理。傳統的媒介如紙媒已經慢慢地較少被人們所使用的，因為傳統媒體更新慢，沒有時效性和迅速性，而新媒體發展背景下，我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進的音像資料來記錄個人信息，人事檔案的管理應該在原有資料的基礎上，對員工信息進行擴展和刪除，建立單位人才數據庫，以便企業在任何時候都能方便查看信息。

3.4 提高人事管理人員的專業素養

企業的人事檔案管理工作追根到底還是由人來完成的，因此提升人事檔案管理工作人員的專業素養就成為完善企業人事檔管理工作的途徑之一。企業人事檔案管理工作人員素質提升在現階段主要涉及兩方面，即工作執行能力和工作效率提升能力。隨著市場經濟發展，企業在發展中面臨的行業競爭壓力逐漸增大，因此為提升企業人事檔案管理工作質量，企業應該加大對人事檔案管理工作人員的培養讓他們了解企業的相關規章制度和檔案的正確記錄和執行，并且積極學習新的人事檔案管理工作手段，提升工作效率，促進企業人事檔案管理工作現代化水平的提升。

3.5 樹立競爭意識

為了檔案管理人員更好工作，人事部門應該鼓勵和允許部門內的良性競爭，健全各崗位的責任制度，也借鑒人力資源管理的理念，加強部門的管理和企業人事檔案管理。在人事部門管理的同時，也應該增強實效性意識，縮短反饋信息收集，及時準確地給企業人力資源提供檔案信息。

4 結語

綜上所述，知識經濟時代背景下，人才成為企業競爭的核心和關鍵，這就對企業的人力資源管理工作提出了更高的要求，而企業的人事檔案管理是企業人力資源管理工作的基礎，新形勢下，企業的人事檔案管理工作也應該順應人力資源管理趨勢變化及時轉變工作模式，促進企業人力資源管理機制的不斷完善和發展。

參考文獻

[1]魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2012，（04）：13-16.

[2]任勝云，范利.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2013，（07）：29-31.

[3]曹靜芬.淺析企業人力資源管理中的人事檔案管理工作[J].價值工程，2013，（10）：132-133.

[4]楊重.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求分析[J].科技經濟市場，2015，（06）：51.

[5]萬瓊.企業人事檔案管理分析[J].合作經濟與科技，2015，（18）：115-117.