探究事業單位檔案管理信息化建設的問題及建議

王清娥

摘 要：信息化、網絡化時代中，無論是個人還是集體，都應通過網絡來開闊自身的視野范圍，關注社會的焦點問題，從而為社會主義現代化的建設事業貢獻出最大助力。檔案管理是十分復雜的，管理人員需要在日常工作中處理各種問題，工作壓力較大，工作過程繁瑣，因此常有資料丟失或損害情況的發生。如何進行事業單位的檔案管理信息化建設，應用先進技術手段有序開展資料整理、信息分類儲存等活動，減輕管理人員的工作壓力，激發管理人員的工作熱情，這是事業單位領導部門值得深思的首要問題。本文針對事業單位檔案管理信息化建設的有效方法進行了簡要論述，希望能夠進一步促進檔案管理任務的高效完成。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；管理方法；有效策略；研究

事業單位的重要資料是通過檔案記錄的方式進行整理的，檔案管理內容較多，涉及范圍較廣，傳統的整理模式已經難以滿足事業單位的長遠規劃需求，因此檔案管理的信息化建設勢在必行。時代在進步，社會在發展，人們的生活質量與生活水平得到了顯著提升，對于網絡信息的了解也更加全面，網絡的產生既豐富了人們的日常生活，也滿足了人們的精神需求。科學技術的創新研發，為事業單位檔案管理信息化建設創造了良好契機。我們必須認識到檔案信息化管理的重要作用，同時不斷探索新的途徑，研究新的方法，為信息化建設提供便利，從而推動事業單位今后的全面進步與發展。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1.1 工作人員能力不足

事業單位檔案管理人員普遍缺乏豐富的管理經驗和專業的管理知識，未能接受過系統培訓，因此綜合素質較為低下，業務能力相對較差[1]。他們無法應付檔案管理的諸多問題，對于資源、文檔、信息的整理更是十分盲目，導致檔案管理工作無法發揮出它的實際作用，為事業單位未來的規劃發展起到良好的輔助作用。此外，在進行檔案信息的分類整理時，管理人員還會出現操作失誤問題，無意間損壞紙質資料和重要信息，檔案不能及時保存到電腦上，大大增加了后續的查詢、調取難度，也給事業單位的其他部門工作產生了嚴重的不良影響。

1.2 領導人員不夠重視

事業單位領導部門未能對檔案管理工作給予高度重視，他們錯誤的認為檔案管理工作可有可無，所以也過分忽略了管理人員的培訓、專業隊伍的組建。檔案管理不合理，檔案查閱不方便，降低了事業單位整體的工作效率，一些問題始終無法得到解決，還將極大的阻礙著事業單位長遠規劃目標的順利實現。

1.3 管理方法不夠科學

事業單位對檔案的管理固守傳統，沒有跟上時代的步伐，沒有借鑒現代科學合理的方法，也沒有借助高超的科學技術，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統紙質檔案會因為各種意外而損壞，導致一些信息丟失，因此相關工作人員應該借助電腦等工具和互聯網技術對相關檔案進行存檔，防止其意外丟失，同時要進行整理和排序。

2 事業單位檔案管理信息化建設的合理建議

2.1 結合傳統管理模式

針對我國事業單位的檔案管理手段仍然以舊有的方法為主，事業單位的管理人員應當重視對傳統的檔案管理方式進行改革與創新，把現代科學信息技術融入傳統的檔案管理工作中，逐漸實現事業單位的檔案管理信息化[2]。為了提高當前檔案管理人員的檔案管理水平，事業單位應當注重對相關工作人員檔案管理知識與技能的專業化培訓。由于傳統的檔案管理工作人員所具有的專業知識比較落后，缺乏及時的更新，對于電腦知識的掌握程度最多也只能維持在初級階段，極少懂得更高級的電腦知識與操作技能，除此之外，大多數的檔案管理工作通過人工來處理，容易出現差錯，效率不高，難以達到現代化的發展要求。為了解決這個問題，事業單位的領導人員應當重視定期培訓，對當前的檔案管理工作人員及時進行知識更新，為傳統的檔案管理工作人員帶來新的能源與動力，幫助他們更好地適應現代化檔案管理工作的需求，把現今的信息科學技術融入傳統的檔案管理知識當中，給老的檔案管理隊伍注入新血液。

2.2 加強信息化管理宣傳

要想實現信息化這一目標，首先必須做到的是認識到這一工作的重要性，工作人員應當了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結果和做不好的嚴重后果，只有清醒地意識到這些，才能真正認真地對待這些工作[3]。提高重視意識，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強宣傳，讓上至上層領導下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會努力做好這項工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創造更多利益。

2.3 強化信息化平臺建設

首先，應強化檔案管理信息化硬件建設，計算機、數據庫、網絡設備等是事業單位檔案管理信息化建設的必要物質基礎，硬件建設的開展離不開資金的投入，對此事業單位應結合實際情況申請政府撥款或自行解決籌資問題，不斷完善和優化信息化硬件系統，為檔案管理工作的信息化發展奠定堅實的基礎。

其次，應強事業單位檔案管理信息化平臺的安全維護。信息化的檔案管理較之普通的檔案管理來說具有效率高、耗費時間短、且準確率高等特點。但信息化的檔案管理卻存在一個問題，那便是其安全意識不強，安全意識的薄弱將會造成信息數據的丟失和泄漏認真研究事業單位檔案管理的相關政策，根據信息資料的重要性對檔案進行加密處理，積極的做好檔案資料的保密和利用工作。對此，事業單位檔案部門應強化對電子檔案的管理與控制，強化對殺毒軟件、防火墻等的有效運用，做好防病毒、防黑客工作，同時應不斷完善檔案管理信息化工作制度，提升相關工作人員操作的規范性，減少安全漏洞的產生，從而更好地維護檔案資源的安全性。

2.4 重視硬件設施建設

要實現事業單位的檔案信息化建設，就離不開相應的硬件設施的建設。簡單的“三鐵一柜”已經不能滿足新形勢的發展需要。事業單位要加大資金投入，配備完善的檔案信息化硬件設施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲環境。良好的硬件設施要能夠對檔案資料進行有效的保存，將電子存儲的優越性發揮出來，便于檔案資料的管理。與此同時，為了防止電子文件丟失，在信息存儲和錄入的過程中還要選擇儲量足夠大的備份硬件設備對所有檔案信息進行備份。

2.5 建立安全科學管理制度

由于檔案管理具有服務的性質，盡量地開發其檔案信息是對事業單位的檔案館的基本要求，以便提供利用以及最大限度地發揮檔案信息的利用功能，從而達到檔案信息資源共享的目標，建立健全和完善事業單位的安全管理制度以及針對事業單位信息化檔案的一整套嚴格的安全措施是其核心，在各個環節上解決信息虛假的隱患。

2.6 保證檔案信息化的連續性

在檔案信息化管理過程中，應按照順序進行信息錄入，不得斷篇跳章，以保持檔案信息的連續性。在進行信息轉化更新時，要對舊檔案進行整理，并編排成合理的資料進行歸檔。在復制檔案時，要做好備份工作，防止檔案變更、失真或流失。在更新升級存儲設備或更換時，要提前對檔案進行備份管理，對檔案進行多次備份。有些單位仍然保持著紙質檔案的保存，單位可以對檔案進行電子化處理并傳到網盤中，便于連續查閱。總而言之，保持連續并多次備份以確保萬無一失。

3 結束語

總之，我們必須足夠重視事業單位的檔案管理信息化建設，并將它視為基本目標全面貫徹與落實，不斷加大信息化管理力度，提升信息化管理水平，以此來提升事業單位整體的工作效率，保證其他部門工作任務的高效完成。

參考文獻

[1]張新民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2016（13）128-129.

[2]李劍峰.事業單位檔案信息化管理建設的方法分析[J].赤子（上中旬），2014（15）244-244.

[3]李詠梅.事業單位檔案管理信息化建設的策略分析[J].黑龍江史志，2015（20）163-164.