初探醫院檔案管理的創新模式與方向

楊洋

摘 要：隨著社會經濟的發展，醫療事業也在快速發展，醫療衛生事業也在進行新的改革和創新，人們對于醫院的檔案管理工作也更加重視。檔案管理的創新是對醫療事業改革中重要的一部分，本文從當今醫院檔案管理意義及創新模式、存在的主要問題、解決方法三個方面著重探索，為醫院檔案管理改革提供一些粗淺的思路。

關鍵詞：醫院；檔案管理；創新模式；方向

檔案管理工作，作為記錄醫院內部各項工作任務的文件，是日常重要的工作內容之一。隨著社會的快速發展，智能化和科技化走進醫院的各個方面，對檔案管理也提出了新的要求，傳統的檔案管理已經不適用于現代醫院的檔案管理，其缺點越來越突出，所以必須對醫院檔案管理進行創新和改革，以順應現代社會的發展，促進醫療事業的順利改革。

1 醫院檔案管理的重大意義和創新模式

1.1檔案管理的重大意義

醫院檔案管理，就是“對醫院各種醫療文件、資料以及數據進行統一的儲存管理。對于醫院的檔案文件來說，它具有重要的醫療價值，它可以為醫院的醫療研究提供必要的依據[1]。”由此可見，檔案管理工作直接關系到檔案事業的發展，為醫院帶來無盡的長遠利益。“檔案管理過程是一個動態過程，在此過程中，受到多方面的影響，容易出現各種問題[2]。”因此應該建立一個科學的檔案管理模式，對原有的檔案管理模式進行創新和改進。

1.2醫院檔案管理創新模式

新的醫療時代背景，要求醫院的檔案管理模式進行創新，創新主要是三個方面的創新，第一方面是：理念的創新，檔案管理的意識要與時俱進，不應停滯不前；第二方面是：管理制度的創新，管理制度是規范管理行為的量化標準，在新的形勢下，必須做出新的改變；第三方面是檔案管理現代化技術的創新，智能化、數字化的檔案信息管理，能有效的提升工作效率和服務質量。

2 醫院檔案管理存在的常見問題

2.1檔案管理意識不能與時俱進

一個醫院往往看中的是眼前的經濟效益，往往更加重視醫療器材儀器和新的醫學技術，往往沒有真正意識到檔案管理工作的重要性或者對檔案管理工作存在不正確的認知，很多工作人員認為檔案管理就是簡單的記錄和存檔病歷，還存在認為是“面子工程”的認知，只重視醫院患者的病歷等錯誤的思維，并未完全意識到檔案管理的重大意義，造成了檔案管理的不完善，導致檔案管理工作的改革和創新滯緩。

2.2檔案管理制度不完善

除了檔案管理意識落后的問題外，檔案管理制度不健全也是最容易被忽視的一部分。管理制度是用來規范和監督檔案管理工作人員的日常工作，由于制度的不健全，造成檔案管理工作十分混亂，具有很強的隨意性，工作人員分工不明，職責不明的情況，這些勢必會影響到檔案管理的工作效率和工作質量。沒有一個統一的管理標準和工作要求，歸檔存檔制度也不夠統一，這些制度上的不完善對于檔案管理工作的開展極其不利，對其他工作也造成了負面的影響。

2.3檔案管理的基礎設施落后

由于檔案管理對醫院的長遠發展更具指導性意義，不能直接為醫院帶來經濟效益，所以，醫院往往在醫療設備和醫療技術投入遠遠大于檔案管理的投入，因此大部分醫院的檔案管理的基礎設施相對較落后，仍采用傳統的檔案管理模式。比如檔案管理地點，將病歷檔案簡單的堆放起來，檔案管理室狹小，沒有相關配套和保護設施，時間長久，會導致檔案發霉、字跡模糊、破損、丟失等問題；其次是智能化的檔案管理設備引入存在問題，醫院的檔案眾多，僅靠人工手動整理會存在不及時和信息不準確的問題，在不同程度上影響著檔案管理工作的進行。

2.4檔案管理宣傳工作不到位

“對于檔案的宣傳工作來說，它有力的增強人們對檔案管理事業的認識與理解，從而使檔案的知名度得到有效的提升，并與公眾形成一種良好的溝通關系。[3]”因此可見檔案管理宣傳工作的重要性，而現實的情況是，醫院對于檔案管理宣傳工作的內容寥寥無幾，僅靠口頭傳達和文件下發，往往容易引起人們的忽視；其次，宣傳的渠道單一，宣傳的方式生硬，不容易被大家接受，更造成了檔案管理工作的艱難進行。

3 醫院檔案管理問題解決措施

3.1提高檔案管理意識

從醫院的長遠效益考慮，為了醫院平穩發展，應加強對檔案管理工作的重視，不僅僅是醫院管理層的領導要加強意識，全體人員都要重視起這項工作。通過不間斷的宣傳，包括下發文件、新媒體宣傳等各種形式，由單位進行組織，強化在職人員的檔案管理意識，加大監督，定期抽查其日常工作，將檔案管理工作制定量化考核的標準，使其重視檔案管理工作。

3.2完善檔案管理制度

隨著社會的不斷進步與發展，會出現新的問題，檔案管理制度也應隨著新問題的出現進行不斷的調整和修改，一套健全的檔案管理制度能有效的提高檔案管理工作效率和工作質量，醫院應根據自身的實際情況，具體問題具體分析，結合自身的特點和存在的問題制定相對應的管理制度，完善現有制度。首先，應該建立檔案管理監督制度和定期考核制度，制定一個量化的標準，提高工作人員的工作效率，保質保量的完成檔案管理工作。其次，應該建立一個開放的平臺，將保證病人個人隱私和醫院工作正常運轉下，可以向社會開放，從而實現資源的共享，在具有重要價值的檔案方面增加與其他醫院的學習和交流。

3.3增加對檔案管理的預算

一方面，應大力引進現代化的檔案管理儀器備，加大電子計算機設備投入的預算，關注行業內檔案管理設備的最新動態，采購新型設備，檔案管理工作的智能化發展是大勢所趨，利用智能化的儀器來實現“文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數據庫，以掃描錄入的方法將醫院的檔案和文件進行統一管理，為全體醫務人員的查找提供便利。同時，將醫院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統，以醫院局域網實現醫院檔案信息的共享[3]。”另一方面，定期對基礎設施進行維護，并做好維護記錄。此外，根據自身的情況可增加一些防護設備，如滅火器、除濕器等設備，為檔案管理工作提供強有力的后盾。

3.4加大檔案管理工作的宣傳力度

要想全員職工認識到檔案管理工作的各項內容，擴大檔案管理工作的宣傳力度，不僅僅是醫院的檔案管理工作人員，還應包括醫生、護士、患者等群體，采用時下傳播率時效性好的新媒體進行宣傳，比如微信公眾號、微博、視頻等渠道，加上傳統的紙質媒介報紙、文件等資源，在潛移默化的過程中將檔案管理工作深入到人群當中。檔案管理的宣傳工作做好了，人們就越來越認可這項工作內容，并重視起來，從而更好的更快的完成檔案管理工作的改革。

4 結語

綜上所述，醫院的檔案管理工作的創新改革不是一朝一夕就能完成的，應該根據醫院自身的實際情況進行有針對性的改進，從意識、制度、設備和管理人員四個方面進行分析和規劃，制定詳細的方案，有步驟、有計劃的進行轉變，與時俱進，更新觀念，從管理制度和相關工作人員、高新設備都要做出相對應的調整，對其工作人員提出新的要求，采用新型科技，為檔案管理工作提供更便捷的服務，逐步完成對檔案管理工作的創新改革。

參考文獻

[1]白鳳麗. 針對創新醫院檔案管理模式的探究[J].赤子（上中旬）， 2014（13）：220-220.

[2]黨傳玲， 郭小艷. 現代醫院檔案管理工作的創新[J].中國衛生產業， 2016， 13（8）：30-32.

[3]劉俊萍. 現代醫院檔案管理工作的創新[J].辦公室業務， 2013（11）：182-182.