探討人事檔案整理

吳卓瑤

摘 要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環節，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。它為識別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據。人事檔案管好用好對人力資源的開發和自用起著極其重要的作用。

關鍵詞：人事檔案檔案整理

1 人事檔案的整理工作的含義

人事檔案的整理是檔案的基礎建設之一。人事檔案材料只有經過整理，才能完成向人事檔案的轉化。人事檔案整理的目的是使人事檔案材料系統化、條理化。所謂系統，就是按照材料的性質和形式，保持材料與材料之間的內在聯系。所謂條理，就是檔案材料經過整理后，要求層次分明、項目清楚、體系完整。人事檔案的整理必須按一定的規則、方法、程序進行。

人事檔案整理是一項經常性的業務工作，是人事檔案工作不可缺少的一個重要環節。

1）整理工作是將雜亂零散的人事檔案材料轉化為有條理、有系統的人事檔案的必經之路。未經整理的檔案材料只是構成人事檔案的因素，并不能稱之為檔案。人事檔案材料只有經過整理，完成了轉化工作之后，才稱得上科學意義上的人事檔案。

2）整理工作是保證人事檔案完整與安全的重要手段。檔案材料經過整理裝訂，能夠有效地防止和糾正零散材料在查閱和轉遞過程中的錯裝、混裝等差錯；能夠有效地避免或防止材料散失；維護人事檔案的完整與安全。

3）整理工作是加強人事檔案保管工作的重要基礎。未經整理的檔案材料雜亂無章、眉目不清，查閱時不得不將所有材料件件過目，這樣既增加了查閱的困難，浪費了時間，易出差錯，又容易撕破、卷角和損壞檔案材料。整理后，就能夠避免或減少出現這種情況。有利于加強人事檔案的保管工作，延長檔案的使用壽命。

4）整理工作是方便快捷利用人事檔案的重要條件。檔案經過整理，可以檢查材料收集有無遺漏或重復，檢驗鑒別工作質量，促進材料的收集歸檔和鑒別工作。同時，分門別類、排列有序的人事檔案可使閱檔者有規律可循，從而提高利用效率。

2 對人事檔案進行整理的必要性

對人事檔案進行整理主要有以下幾種情況：

1）在新建立各類人員人事檔案時需要進行整理。對新增加的各類工作人員，如分配參加工作的大中專畢業生、從社會上選拔聘用的國家機關工作人員、企業招收錄用的新職工等。原來沒有檔案的必須建立檔案，并且需要按規定進行系統整理。

2）在人事檔案類型轉換工作中需要進行整理。由于各類人員的工作單位性質以及其在社會實踐活動中的身份發生了變化，其人事檔案也需要隨之進行類型轉換。比如企業職工錄用為國家干部，其人事檔案就由工人檔案轉為干部檔案，部隊軍官轉業地方工作，其人事檔案就由軍人檔案同樣轉為干部檔案。在這種情況下，需要按照其轉換后的人事檔案類型要求進行整理。

3）在人事檔案工作有關法規對人事檔案內容及其分類有了新的要求時，需要進行整理。因人事工作和人事檔案工作自身發展的需要，人事檔案工作有關條例規定對人事檔案內容分類排列進行了調整時就要對人事檔案進行普遍整理，以適應新的形勢需要，符合新的規定要求。普遍整理主要是從上至下統一部署的全面整理工作。

4）在日常保管工作中，人事檔案零件材料較多時，需要進行整理，也就是添加材料的補充整理。人事檔案是動態的，組織人事、勞動等工作中會不斷地形成新的反映各類人員在社會實踐中德、能、勤、績的材料，需要及時補充到人事檔案中去。在日常的管理工作中，發現有些人事檔案零件材料積累比較多時，就有必要對人事檔案進行局部整理。

5）在人事檔案轉遞工作中，需要進行整理。在辦理人員商調事宜、呈報職務任免、辦理出后政審等工作，需要轉遞人事檔案時，轉出單位應在轉遞前對人事檔案進行整理。人事檔案管理部門在收到轉本部門管理的人事檔案后，發現未整理的，在入庫前應進行整理。

3 人事檔案整理的要求

人事檔案整理必須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。這是人事檔案整理工作的總要求。

1）認真鑒別。對收集起來的每一份材料逐一鑒別，該歸檔的材料一定要歸檔，對規定不能歸檔或沒有歸檔價值的材料要剔除予以處理。根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值確定材料的取舍。

2）歸類準確。就是對歸檔的材料，按照人事檔案內容分類進行歸類，做到每一份材料各就各位。歸類準確是整理工作中最基本的要求，直接影響整理工作質量和利用工作效率。

3）編排有序。是指在歸類準確的基礎上，根據不同類別材料的具體情況和實際需要，采取按時間、分體系、分層次、分項目的科學排列順序，使檔案材料在排列上有規律可循，從而達到便于利用的目的。

4）目錄清楚。每個經過整理的人事檔案都應填寫目錄，并做到字跡工整、項目齊全、內容規范，目錄登記情況與實際檔案材料完全相符。填寫目錄應無涂改勾畫和錯別字出現。

5）裝訂整齊。是指整理后的檔案要加封面裝訂成冊，達到線繩系緊、材料整齊、外觀潔凈。

人事檔案只有按照上述整理工作的要求，經過認真地整理，才能達到完整、真實、條理、精煉、實用的質量要求。

4 人事檔案整理應注意事項

1）為確保檔案的安全，嚴禁吸煙。

2）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得在材料上隨意添加文字。

3）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔除的檔案材料，須進行登記，填清理由，經主管領導審查批準后分別情況予以處理。

4）要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露檔案內容。

5）整理時，不得相互隨便議論檔案內容，不應馬虎大意，折皺或損壞檔案材料。發現檔案材料中的差錯和需要處理的問題時，要及時報告，及時辦理。

在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；總之，在整理工作中，應熟悉業務，講求方法，掌握技術。對于整理方法和技術應善于靈活運用，從實際出發，因人因地因檔案原貌的不同而采取相應的方法、步驟和技術手段，切不可生搬硬套。這樣既能提高工作效率，也能提高檔案質量。

5 結束語

科學規范的管理人事檔案是當前檔案管理中的主要手段，是提高人事檔案管理的主要手段和措施。在人事檔案管理的過程中，堅持以實際狀況為主，與時俱進才能夠在當前社會發展的過程中發揮其應有的作用，提高社會發展的相應手段和措施?？茖W規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，是做好人事檔案管理的關鍵，更是為經濟發展和社會進步提供發展動力的主要措施。

參考文獻

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