檔案安全保障管理機制的構建

李晶

摘 要：隨著社會的發展，人們越來越發現了檔案的重要性。其主要的原因就在于，檔案能夠非常好的反應出當時的歷史事態。但是在當前來看，我國的檔案工作一直存在一些問題，其主要的原因就是我國的檔案安全保障管理機制不夠成熟。甚至在一些單位中，這種檔案安全保障管理機制都是不存在的?；谶@種情況，必然就需要進行改革。本文就從當前建立檔案安全管理機制的重要性入手，來探究如何來建造檔案安全管理機制。

關鍵詞：檔案安全；安全保障；管理機制

什么是檔案？簡單的說就是歷史資料。這些歷史資料包括的就是當時的歷史事件的具體內容，如果這件事情在若干年后依舊沒有被人提起，那么這份檔案的存在意義就不大。但是多年以后如果關于這件事情依舊被人提起，而且牽扯重大，那么這份檔案的價值就非常的高。由于檔案是留給未來的，所以，每一份檔案的具體價值如何，是很難評判的。在這種情況下，就需要對所有的檔案做好管理，尤其是其安全保障管理機制。

1 檔案安全管理機制構建的必要性

在當前來看，檔案安全管理機制的構建是非常重要的。其主要的原因有這么幾點：首先是能夠保證檔案不丟失。檔案丟失是一個非常常見的事情。這其中原因有很多。除了少數被人為偷走的檔案之外，大部分的檔案都是因為時間太久，在轉移的時候忘記而丟掉的。尤其是在早些年，我國的檔案都是紙質檔案，這種檔案會發生嚴重的腐蝕現象。一些陳舊的檔案如果管理的不好，會出現腐蝕自毀的現象。而檔案安全管理機制的構建，在很大的程度上是能夠保證檔案不丟失。其次就是能夠確保機密不外流。在很多的企業和事業單位中，其檔案中都是會有著一系列的機密。這些機密還不能夠銷毀，因此只能夠將其當做一個機密檔案進行儲存。所以，建設檔案安全保障管理機制是非常重要的。最后就是能夠降低其發展風險。因為一個單位的檔案庫幾乎就是記載了這個單位的全部內容，從其發展，到現今，都是記錄其中的。在這種情況下，就需要進行全面的保護。

2 案安全管理機制構建原則

第一，全面監控原則。在檔案安全管理機制的構建原則中，最為核心的一個原則就是全面監控原則。畢竟，檔案作為一個單位重要的內容之一，因為其中涉及到的內容太多，一旦被盜竊，那么所遭受的損失是非常嚴重的。這還不同于以往的時代，在人工檔案的時代，如果檔案出現丟失，那么是能夠快速發現的。但是在當前社會中，檔案都是電子化的。如果對方只是單純的復制一份，那么是難以發現。因此就需要進行全面的監控，才能夠保證其不會出現問題。

第二，相對穩定原則。這個原則是檔案安全管理機制構建原則中第二個要提到的部分。因為在進行檔案安全管理機制構建的時候，機制如果不夠穩定，那么就會出現很大的問題，讓其顯得毫無意義。這是不能夠允許的。這種機制要長期且具有一定發展性的，能夠不斷變化，這樣才能夠滿足單位的需求。

第三，實事求是原則。檔案安全關系到國家利益問題，也是國家的大事。因此，其安全保障體系要全面規范化和系統化，其要以實踐為基礎，以各單位的基本條例為保障，一定不能夠照抄或照搬國外的相關理論，有悖于我國的國情，造成檔案安全保障管理機制形同虛設

3 檔案安全管理機制構建設想

3.1檔案安全保障隊組織建設機制

組織建設是檔案安全的基石。為此，建議建立一套完善的檔案安全管理體系。綜上可知，全面的管理和落實，有利于體現其嚴肅性和重要性，只有樹立起絕對的權威性，才能夠真正體現檔案安全保障管理體系的重要性，因此，只有將檔案安全機構的工作交給的本單位的最高領導人員主管，才能夠切實保障其安全性。各級檔案安全組織的職能主要是負責與檔案安全相關的規劃、投資、安全政策、資源利用和事故處理等方面的決策和實施。因此，需根據《檔案法》等相關法律、制度和規范，建立各級機構的檔案安全保護策略和安全目標以及實施細則，并予以貫徹實施。

3.2制度建設機制

檔案管理制度是否具有嚴密性、合理性、科學性等特點，直接影響到檔案的安全與否。檔案在搜集、建立、保管的過程中，時刻都存在著被破壞、篡改，嚴重的情況下，還可能出現丟失的可能性，因此，為了實施檔案的安全保管，有必要實施一套完善且嚴格的管理制度，將不安全因素消滅在萌芽中，以達到檔案在管理過程中的安全性。第一，完善檔案從保管到保密的相關制度，且認真梳理相關制度和方法，有不完善的地方及時改正，努力做到從檔案的搜集到保管的全程管理。第二，歸檔前要請專業人員做業務指導。一旦形成檔案，就不能夠更改，同時，其在形成的過程中藥權責分明。第三，建立科學的歸檔制度，檔案在進行歸檔的時候，相關工作人員要對需要建檔的檔案進行全面且認真的檢查，仔細甄別即將歸檔的檔案是否真實且可靠。然后，存儲介質要使用可靠且安全的介質，檢測其安全性，依據嚴格的保管制度，完善對其的保管標準。同時要采取不定期檢測形式，對載體、存儲介質進行檢查，以達到檔案安全的目的。同時利用嚴密的維護措施，建立本單位的檔案使用制度。特別是對數字檔案的使用者做出明確的規定，使數字檔案更加安全。

3.3風險管理機制

目前，許多行業的管理都引入風險管理的思想。在檔案保管領域，檔案安全同樣面臨諸多自然與人為的風險，因此，建立風險管理機制成為必需。

在這里，我們認為，風險管理就是以可接受的費用識別、控制、降低或消除可能影響檔案安全風險的過程。它是以科學的管理方法實現檔案最大安全保障的活動的總稱。風險管理通過風險評估識別風險大小，通過制定檔案安全保護方針、采取適當控制目標與方式對風險進行控制，使風險被避免、轉移或降至對檔案產生最小破壞的水平。

檔案安全的風險管理機制包括檔案安全風險計劃制定、風險評估、風險控制、風險報告。檔案安全風險計劃制定是整個風險管理計劃的首要環節，是整體協調和控制風險管理的過程。主要是各級檔案保管部門根據本單位具體情況，制定本部門全面、動態的檔案安全保障計劃。

4 總結

檔案安全保障管理機制的構建在很大的程度上來看是一個單位發展的重要內容之一。畢竟，如果一個單位的檔案都存在著問題，那么其發展也必然是存在一定的問題的。這是時代的要求，也是社會的要求。

參考文獻

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