檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運用之研究

肖玉華

摘 要：檔案就是國家的有關(guān)機構(gòu)、社會組織和個人的多種行為的記錄，檔案管理必須和時代發(fā)展相適應(yīng)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在運用檔案管理的原理進行檔案管理工作時要和社會的變革相適應(yīng)，在社會主義發(fā)展中實現(xiàn)自己的價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理；系統(tǒng)管理；現(xiàn)代化應(yīng)用和分析

檔案對于不同的單位和機構(gòu)具有重要的記錄和參考作用，以檔案為基礎(chǔ)可以記錄好發(fā)展過程里的活動，檔案是一種參考的憑證，通過一些文字和圖像等等可以更好的記錄發(fā)展經(jīng)歷。要想提高檔案的安全性，就要運用好檔案管理的原理。

一、檔案管理原理

不管是檔案的存放工作還是檔案的分類工作都要遵循一定的檔案管理原理，因此，相關(guān)的工作人員要有一定的責(zé)任心，能夠細心的做好檔案管理工作。在開展檔案管理工作時，要遵循檔案管理的具體原則進行工作，具體來看檔案管理原理主要有以下幾個方面。

1.標準化

檔案管理化的標準化原理包含了基礎(chǔ)標準、技術(shù)標準以及管理標準這三種，這里所說的基礎(chǔ)標準就是指通過大眾化的指標開展工作，而技術(shù)標準就是指通過多種先進技術(shù)手段比如網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)等進行檔案管理。管理標準就是指在合法的前提下開展檔案管理工作。

2.統(tǒng)一化

開展檔案管理工作的主要目標就是保障檔案管理的安全，所以要按照統(tǒng)一化的標準開展管理工作，提高檔案管理的規(guī)范性，具體來看要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：第一，實行統(tǒng)一的管理規(guī)范，使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點。第二，實現(xiàn)對員工的統(tǒng)一管理；第三，做好新舊交替的工作。

3.簡潔化

由于檔案管理工作非常復(fù)雜，所以在保障基本的檔案管理工作前提下要盡可能的減少檔案管理的數(shù)量，同時還要減少檔案管理的類型，這樣一來管理人員的工作壓力降低，追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復(fù)雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復(fù)、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發(fā)展。

二、.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

1.檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)在發(fā)展的必然趨勢，人員要用現(xiàn)代化的理論作為基礎(chǔ)，通過現(xiàn)代化的先進設(shè)備來激發(fā)管理人員的工作積極性，運用新式檔案管理模式，使整個檔案管理工作更加具有智能化和現(xiàn)代化。伴隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的提高，計算機信息化在各個行業(yè)被廣泛地使用。檔案管理也是依托著計算機信息化進行的，隨著檔案管理的不斷升級，各行業(yè)中的現(xiàn)代化檔案管理也面臨著考驗，隨著檔案信息量的不斷增加，其需要多重形式來展現(xiàn)，令檔案工作人員的工作難度及每天的工作量不斷增加，對相關(guān)人員的調(diào)檔需求也提高了相關(guān)的難度。通過檔案管理現(xiàn)代化，可以更好的收集電子檔案的有關(guān)信息，更快速的獲得需要的信息，同時也可以優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。

2.系統(tǒng)化管理原理

開展檔案管理現(xiàn)代化主要是圍繞著系統(tǒng)化管理理論展開的，所以為了提高檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，有關(guān)的工作人員必須突破小生產(chǎn)分割模式，創(chuàng)建形成系統(tǒng)化管理思想，基于整體觀念，做好系統(tǒng)項目管控。各區(qū)域均為總部門的組成內(nèi)容，僅有樹立系統(tǒng)化管理思想，方能全面激發(fā)系統(tǒng)之中各個分支價值，實現(xiàn)全面融合，提升實踐工作效率。對于各個區(qū)域來說，必須加大對檔案管理工作的重視力度，為單位的決策提供科學(xué)準確的信息。在進行了資源全面深入開發(fā)以后，可以更好的節(jié)約人力資源，提高經(jīng)濟效益。

3.整分合原理以及反饋原理

通過有關(guān)研究可以發(fā)現(xiàn)，在細化了工作以后要把它們分層小部分，通過科學(xué)的組織和安排可以更好的提高工作效率。所以，必須和事物的具體發(fā)展相適應(yīng)發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律，站在宏觀的角度來看，要劃分成檔案室、科研教育以及檔案館工作等。要想讓這些部門充分的發(fā)揮作用，就要以各自的職權(quán)為基礎(chǔ)提高工作的效率和質(zhì)量。

開展檔案管理信息反饋是為了實現(xiàn)價值，所以必須綜合、全面的體現(xiàn)其經(jīng)濟價值和社會價值，這樣才可以突出檔案管理工作的意義。在輸出檔案信息后不僅要接受社會評估檢驗，還應(yīng)快速對缺陷問題進行及時反饋，有關(guān)的工作人員要根據(jù)反饋做好進一步的整改工作。

4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護

在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程里，要做好對檔案的保護工作，一方面要加大對其重視力度，另一方面還要做好機構(gòu)權(quán)責(zé)職能的劃分，同時還要重視相關(guān)的反饋。為了讓更多需要檔案信息的人獲得信息，實現(xiàn)其社會價值，就要做好檔案資源的保存管理工作，同時還要開展員工專業(yè)化教育培訓(xùn)工作。現(xiàn)階段的檔案從業(yè)人員大多為非專業(yè)人員，大部分缺少缺少專業(yè)知識及專業(yè)技能。隨著檔案現(xiàn)代化如火如荼的發(fā)展，其管理程序也在不斷地發(fā)生著改變，假如還沿用之前的檔案管理技術(shù)，將很難將現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理相融合。為此，上級管理部門應(yīng)多安排從業(yè)人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)且熟練掌握新型載體的檔案管理保護技術(shù)。

在開展檔案管理現(xiàn)代化工作時，要按照檔案資源的實際情況和載體來把檔案分為紙質(zhì)的和電子的兩種，從現(xiàn)在來看，很多部門依然認為存儲管理紙質(zhì)檔案為主體。由于檔案資源的利用率比較高，所以很多紙質(zhì)檔案都被破壞，因此要通過一定的處理來提高紙質(zhì)檔案的耐久性除此之外，改善檔案管理環(huán)境，在建立檔案庫房前，要做好防蟲防輻射和防塵埃的措施，對潮濕的環(huán)境要及時進行通風(fēng)，以改善檔案的存儲環(huán)境。同時，將檔案管理保護技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)相契合，提高其科技含量。第一，必須保護好信息對象，做好電子檔案資源的備份工作，運用一些再生性處理保護手段，將電子檔案安全地轉(zhuǎn)移到膠片或紙質(zhì)文件中。第二，做好電子資源的軟硬件同電子檔案同步存儲。通過設(shè)置安全密碼和身份認證來保障信息不會被盜取，防止不法分子惡意修改。存儲電子檔案的媒介其具體表現(xiàn)形式包含磁介質(zhì)以及光盤，但是它們較易受外界環(huán)境的損害影響，造成不良污染。

三、結(jié)束語

通過上面的分析可以得知，在經(jīng)濟全球化的背景下， 檔案管理現(xiàn)代化工作非常重要。在開展檔案管理工作過程里要運用好檔案管理的具體原理，通過一些科學(xué)的理論知識來促進檔案管理工作發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息的價值。在發(fā)展過程里，要重視對檔案信息資源的保護，防止出現(xiàn)檔案信息被盜或者被改的現(xiàn)象，只有這樣才可以提高工作的積極性， 激發(fā)檔案管理在國民經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中的重要價值，推動現(xiàn)代社會實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。文章通過分析檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運用，為相關(guān)的檔案管理人員提供參考和借鑒。

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