試論高校人事檔案材料的有效收集

何宗哲

【摘 要】人事檔案材料的有效收集，是實現檔案數字化的基礎和前提。文章闡述高校人事檔案材料收集的重要性，從材料收集的困境入手，分析問題的原因，提出提高高校人事檔案材料收集效率的對策，從而有效提升檔案的信息服務水平。

【關鍵詞】人事檔案;材料;有效收集;規范性

【中圖分類號】G273 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）12-0176-02

高校人事檔案，指在人事管理活動中形成的記錄和反映個人成長經歷、品德作風、工作能力和實績等內容的文件材料。隨著數字化時代的到來，高校人事檔案面臨著繁雜的檔案掃描工作及數據管理所帶來的挑戰。這就要求我們緊跟時代步伐，把握檔案數字化工作特點，采取有效措施，做好人事檔案材料的有效收集，為人事檔案數字化工作奠定基礎。

1 高校人事檔案材料收集的重要性

1.1 與教職工的切身利益息息相關

人事檔案是國家檔案的重要組成部分。人事檔案為高校教職工的聘用、轉正定級、轉正定職、提拔和任免、專業技術職務晉升、入黨、出入境審批、離退休審批、獎勵、培訓、科研等方面工作提供了重要的參考依據。其內容涵蓋了個人學籍、工資待遇、組織關系、專業技術職務、行政職務等方面，是維護高校教職工合法權益的可靠憑證。例如，每年高校教職工的職稱評審工作均需人事檔案管理部門出具個人學籍檔案證明材料，如果學籍材料不全會直接影響到教職工當年的職稱申報工作。同時，人事檔案在高校人事任免、調配中起著不可替代的作用。通過檔案提供的信息，組織可以對干部進行全面地考察和了解，從而正確地選拔和任用干部。此外，《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》（法釋〔2001〕33號）對民事訴訟中不同證據對同一事實的證明力大小作出原則規定：“物證、檔案等大于其他書證”。因此，作為能維護教職工合法權益的有效憑證，對其進行及時、有效地收集就顯得尤為重要。

1.2 檔案數字化建設的前提和要求

黨的十八大以來，信息化發展受到黨中央的高度重視，建設數字中國成為當前及今后的工作重點。這對檔案工作產生了很大的影響。高校傳統的人事檔案管理模式已不能適應新時代的需求，檔案信息數字化成為必然。由此，數字檔案應運而生。它是現代信息技術在檔案工作中的直接應用。2012年在干部數字檔案采集報送工作布置動員會上，中央組織部對各地各部門檔案管理單位的干部檔案數字化工作提出了新要求。目前，全國各地都已經在開展檔案數字化建設工作。2018年2月1日，為做好檔案的安全性工作，同時提高檔案信息服務水平，福建省人民政府還出臺了《福建省數字檔案共享管理辦法》，進一步規范了數字檔案共享程序，公民通過辦理一定的手續，可遠程利用記載有關本人婚姻登記、學籍學歷、工齡、職稱等證明性的數字檔案。時代的發展，呼吁檔案公共服務水平的提高，而要實現檔案數字化，離不開對檔案材料及時、有效收集。檔案材料收集不全，則會直接影響到檔案的整理、掃描及檔案的數字信息利用，進而影響到檔案數字化服務效果。因此，及時、有效做好高校人事檔案材料的收集工作，才能為今后檔案數字化建設提供基礎和保障。

2 干部人事檔案材料收集的主要困境

2.1 檔案材料收集相對滯后

根據中央組織部《關于印發<干部人事檔案材料收集歸檔規定>的通知》規定，干部人事檔案材料形成部門要求“在材料形成之日起1個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續”。但是在實際工作中，有些材料卻未能得到及時收集。檔案材料收集時間的特殊性則是造成其收集相對滯后的主要原因。由于每份檔案材料形成時間不同，而它又需要在形成之日起1個月內移交，所以它就無法像其他材料一樣能固定在某個時間段統一收集。如果人事檔案管理部門與檔案材料形成部門聯系不夠密切，未能及時催交材料，或檔案材料形成部門移交檔案材料的意識不強，便會造成人事檔案材料收集不及時，并直接影響后期的整理和錄入工作。

2.2 收集的材料內容不完善

部分檔案材料形成部門由于缺乏一定的培訓或對檔案收集的要求不了解，容易出現收集的材料內容不完善，如需蓋章的地方未蓋章、需簽字的地方未簽字、需填寫的時間也未填寫等，便直接將材料移交到人事檔案室。特別是一些材料的復印件，在移交時有些手續還未完善。根據中央組織部《關于印發<干部人事檔案材料收集歸檔規定>的通知》規定，“歸檔的材料一般應當為原件”，特殊情況下才使用復印件，如學歷、學位證復印件等。使用復印件收集的材料，“必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或人事關系所在單位組織（人事）部門公章”。如果收集材料內容不完善，收集部門則需將其退回材料形成部門重新制作或補辦手續后才能歸檔。這在一定程度上增加了檔案整理的工作量，降低了工作效率，影響了檔案材料及時入庫。

3 人事檔案材料有效收集的對策

3.1 廣泛宣傳，增強檔案意識

認識的深度決定工作開展的有效度。只有在意識上充分重視檔案材料的收集，才能將意識轉化為行動，從而使收集工作有效開展。首先，應加強對檔案材料收集工作的領導，做到認識到位、組織到位、措施到位。積極向學校領導匯報檔案工作情況，爭取領導對檔案工作的重視和支持，這是人事檔案材料收集工作順利開展的關鍵。在領導的關心和支持下，才能在人力、物力、財力等方面提供保障，使人事檔案工作與其他人事工作同步協調發展。其次，通過QQ群、公告欄、微信公眾號等各種途徑和渠道對人事檔案進行深入、廣泛地宣傳，使人事檔案工作的重要性深入人心，逐步提高廣大教職工的檔案意識。只有大家都充分認識到檔案收集工作的重要性，才能在意識上重視檔案材料的收集，形成合力，共同把人事檔案材料收集工作做好。

3.2 穩定隊伍，提升檔案工作人員綜合素質

人事檔案工作人員是檔案管理工作的主體，其業務水平的高低對人事檔案的工作效率和利用效果有著直接影響。只有充分重視檔案工作人員綜合素質的培養，才能有效解決高校人事檔案材料收集存在的問題，及今后檔案信息化建設和發展的問題。首先，高校應為檔案工作人員提供學習、培訓的平臺，定期舉辦人事檔案管理培訓，或讓檔案工作人員參加校外檔案培訓，以培訓促成長、以培訓促交流、以培訓促發展。通過不斷地學習和交流，拓寬人事檔案工作人員的知識面，在此基礎上逐步提升其業務水平，使人事檔案收集、整理工作得到更好地開展，為廣大教職工提供優質的檔案信息服務。其次，要保持檔案工作隊伍相對穩定。每一項工作的順利、有序開展，離不開工作人員經驗的積累和對專業知識的儲備。人事檔案工作是一項嚴肅且繁雜的工作，工作量大，并且整理的工序較為繁瑣，每一卷人事檔案的整理都離不開檔案工作人員的努力和付出。高校要多關心人事檔案工作人員的工作、學習和生活，穩定檔案工作隊伍，提供專業技術職務晉升的空間。人事檔案管理工作是一項專業性很強的工作，只有建立起一支業務精通、技術過硬的檔案管理隊伍，才能確保高校人事檔案材料收集工作健康、有序開展，才能適應數字時代背景下對高校人事檔案管理工作的要求。

3.3 完善人事檔案材料收集制度

沒有規矩，不成方圓。人事檔案材料的收集同樣需要規章制度進行約束。根據中央組織部《關于印發<干部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則>的通知》（組通字〔1998〕13號）文件精神，《干部人事檔案收集制度》是干部人事檔案管理部門需建立健全的八項制度之一。因此，根據上級有關規定，并結合高校實際情況，建立行之有效的干部人事檔案材料收集制度是非常必要的。制定的人事檔案收集制度應涵蓋收集的范圍和要求，明確指出材料移交的時間，使檔案材料及時入庫并整理。只有建立行之有效的檔案收集制度，才能使檔案收集工作做到有章可循、檔案整理工作順利開展，同時這也是檔案材料內容完善的保障。

3.4 暢通檔案收集網絡

作為高校的行政人員，每個人都承擔著大量的行政工作任務。而檔案材料的收集只是這繁雜工作中的一項。檔案材料形成部門的工作人員由于各項行政事務繁多，有時難免會出現忘記收集材料和不按時移交檔案材料的情況。為加強檔案材料的收集工作，我們可以借鑒其他行政工作經驗，建立收集網絡，如充分利用QQ群、微信群等，適時在群里發出材料收集通知;經常與檔案材料形成部門保持聯系，及時督促、催交、移交。檔案管理部門與檔案形成部門協同合作，暢通檔案收集網絡，才能確保檔案材料及時歸檔，為人事檔案的合理利用提供保障和支持。

4 結語

總而言之，做好高校人事檔案材料的有效收集，不僅可以充實和完善教職工人事檔案內容，確保教職工人事檔案的真實可靠，同時可以提高檔案收集的規范性，使檔案更好地為組織、人事工作服務，為人事檔案數字化建設服務。雖然現階段人事檔案收集工作仍存在一定的不足，但隨著檔案管理的不斷規范化、科學化和制度化，必能推動高校人事檔案材料的有效收集、有序存檔和有效利用。

參 考 文 獻

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