高校家具資產管理系統的設計與實現

王 攀, 徐 召, 王 妍, 許宏山(南開大學 實驗室設備處，天津 300071)

0 引 言

改革開放以來，隨著科教興國戰略的實施，國家加大了對高校經費的投入力度，使得高校固定資產數量大幅度增加。在教學、科研儀器設備快速增長的同時，實驗室的環境和條件也越來越受到重視，實驗家具、辦公家具的數量更是有了前所未有的增長?？焖僭鲩L的同時也給家具資產管理帶來了新的問題[1-4]。家具資產因為單價低、數量大、品種繁多、使用周期短、易損壞等原因，在使用和管理上經常被忽視，家具資產管理已經成為高校資產管理工作中的薄弱環節。

由于客觀條件的限制，2015年之前我校家具管理一直沿用“手工記賬、年末家具管理部門和財務部門進行對賬”的管理模式，工作量大并且容易造成賬賬不符的現象。近年來，隨著固定資產重視程度的提高，財政部、教育部、國管局等部門先后下發了針對土地、房屋、設備、家具等國有資產配置、使用和處置的相關管理辦法[5]。

2014年，學校成立國有資產管理委員會和國有資產委員會辦公室，負責貫徹執行國家有關資產管理的法律、法規和政策；制定和完善學校國有資產管理政策；協調國有資產管理綜合事務；監督、指導校內資產管理部門和資產使用單位的資產管理工作。2015年，校實驗室設備處成立家具管理科，同時正式出臺“南開大學家具管理暫行辦法”。家具資產管理在明細化、制度化的同時，也必須在管理方式上進行創新。建設面向家具資產管理業務的管理信息系統，其目的就是要實現家具資產計劃、采購、審批、建賬、使用、調撥、報廢、處置的全流程、全生命周期、全動態的規范化管理，及時、準確地反映家具資產的使用狀況，提高管理效率和使用效益。

1 家具資產管理系統建立的難點和問題

(1) 家具資產數量龐大但相對價值較低。與土地、房屋、儀器設備等固定資產相比，家具品種繁多但是價值相對較低，這在一定程度上造成了使用單位對于家具資產管理的重視不足[6]。家具的購置往往是大批量集中購置，單價雖然較低，但是采購數量大，同時一批家具采購中含有高值家具和低值家具，因此家具資產管理系統需要具備批量購置功能并且實現高值、低值家具同步管理。

(2) 使用變動頻繁、易損壞、數據更新難度大。家具資產不同于其他資產的另外一個特點就是挪動方便，并且在挪動過程中極易造成家具損壞，這就導致家具資產管理系統中領用人、存放地、使用狀態等數據更新困難。為提高系統數據的準確性和實時性，系統需要構建分層級的管理模式和分布式的信息系統體系結構[5，7-9]。

(3) 管理規范程度要求高。家具資產雖然單價低、數量大、易損壞，但是作為固定資產的一部分，“購置”“審核”“驗收”“入賬”“調撥”“報廢”“處置”等環節缺一不可。因此家具資產管理系統需要具備從采購到入賬再到報廢的全生命周期管理功能。

(4) 資產賬、實物賬須確保一致。 家具管理系統需要確保實物增減與資產賬目增減的聯動和一致性，并提供技術手段簡化實物賬的清查統計，確保賬物相符。

2 家具資產管理系統的設計及功能模塊

隨著校園信息化建設的快速發展，校園網絡的完善和校園卡統一身份認證系統的相繼建立為南開大學家具資產管理系統從設想成為現實提供了堅實的物理保障。依托學校信息門戶，針對學校實際情況，設計并建立了家具管理系統及相應功能模塊，從而能夠實現多級用戶授權管理、家具全生命周期管理、人員管理、數據匯總統計上報管理等功能。

2.1 多級用戶授權管理

家具管理系統采用基于角色的權限管理方式，可以靈活定義各級家具管理員、主管領導、主管部門及用戶的權限，如圖1所示。系統同時支持權限規則列表，可實現極為復雜的授權邏輯。

2.2 家具全生命周期的管理

根據家具資產管理工作的內容和特點，系統實現了對業務流程的完善支持，實現對家具資產在全生命周期內的有效管理，如圖2所示。使得業務人員可以及時了解每一件家具的使用狀態和每一項業務的進展情況。

圖2 家具資產管理系統業務流程截圖，實現全生命周期管理

(1) 家具采購模塊。經過系統身份認證的合法用戶可以登錄系統后，在線填寫家具采購申請。同一供應商的采購信息可以填寫在同一采購信息中，其中可包含多條采購明細。單價≥1 000元的高值家具和單價<1 000元的低值家具可以填寫在一條采購信息中，后續入賬時，系統會根據單價自動區分家具類型，建立家具賬目。同一條采購信息可以添加不同種類、不同資產類別的功能為用戶簽訂合同、開具發票提供便利。

用戶提交的采購申請經過業務主管部門初審后，會流轉到用戶所在學院(部、處)主管領導，經領導審批后流轉給業務主管部門進行采購終審。用戶可以在系統中實時查看業務的辦理進度，系統也會通過短信的方式告知用戶進行后續相關操作。

(2) 家具入賬模塊。家具到貨后需要進行驗收，其中招標采購的家具由家具主管部門組織專家進行驗收，自行采購的家具由用戶組織專家進行驗收。驗收通過后，用戶可以在線提交入賬申請，根據家具管理的規定，用戶需要補充家具的發票日期、發票號、生產廠家、放置地點等信息，還需要上傳發票照片、合同照片、驗收單、實物照片等附件。入賬申請經本單位家具管理員及業務主管部門審核通過后會自動生成“家具固定資產入賬單”“低值家具資產入賬單”和具有唯一身份標示的二維碼標簽。用戶及家具管理人員可通過手機等移動終端掃描家具標簽上的二維碼來實時查看家具動態信息，實現家具管理的“可追溯性”[10-11]。

(3) 家具調劑模塊。為最大限度提高家具資產的使用效益，閑置、淘汰的家具均可由調出單位在系統中提出調撥申請，并在系統主頁進行公示，有需求的單位可以選擇需要的家具品種，通過與調出單位聯系確認后，調入單位從系統中選定需要的家具，提交家具調撥申請，經調出單位家具管理員和主管領導以及調入單位家具管理和主管領導審批后，家具自動由調出單位劃轉到調入單位。

(4) 家具報廢模塊。 對于損壞或者無維修價值的家具，用戶可以在系統中在線提交報廢申請，經本單位家具管理員和業務主管部門審核后，由業務主管部門定期匯總報廢數據并推送到報廢淘汰家具處置平臺。平臺運營商邀請多家有資質、有能力的物資回收公司通過“網上競價”的方式競買，使報廢家具殘值最大化。報廢淘汰家具處置平臺由第三方負責運營，信息錄入、報價、競價、開標等過程全部網上進行，真正實現國有資產處置的公開、公平、公正[12-13]。

(5) 家具信息查詢、數據匯總上報模塊。在家具管理的過程中，數據報表等財務統計和資產管理相關工作同樣重要。家具管理的信息化平臺的建立,能夠多角度反映我校家具采購、入賬等情況，可以實現家具資產數據信息的動態管理，有利于各二級使用單位和學校家具主管部門對家具資產的管控。如圖3所示，利用家具資產管理系統中資產信息查詢、統計報表和決策支持的功能,不僅能夠高效便捷的滿足工作需要，還能確保數據客觀性，使得后續在家具資產結構分析比較的過程中數據具體直觀，層次清晰[14-15]。

圖3 家具管理系統統計報表截圖，匯總統計各種報表

3 高校家具資產管理系統建設成效

3.1 實現家具管理的網絡化、信息化、智能化

家具資產管理系統的建設實現了家具資產的網絡化動態監管，有助于提高我校資產管理水平，使我校資產網絡化動態管理一體化平臺的構建更加完善。目前，我校實行“一校三區” 多校區運行管理模式，通過建立家具資產管理系統，實現對家具類資產的申購、入賬、調撥、報廢等申請和審核進行開放式動態分級管理，家具業務采取網上審核，高效快捷，減少辦事過程中的紙質文件，減少教職工因家具資產管理產生的校區間往返次數，以達到家具資產管理網絡化，信息實時化，管理規范化，從而避免了從前紙質手工管理出現的弊端，減少家具類固定資產的流失。

3.2 實現家具標簽化管理，真正做到賬物相符

家具資產申購、入賬流程結束后，可通過家具管理系統打印家具二維碼標簽，一物一簽，由領用人負責粘貼。該家具資產標簽，能夠動態記錄跟蹤家具資產原始信息和變動信息，通過帶有二維碼掃描功能的手持數據終端，在家具清查、報廢時,通過掃描家具資產標簽中的二維碼可快速提取家具信息,并實時與后臺“家具資產管理系統”進行對接,減少人力物力的投入。

3.3 定期清查，確保固定資產賬賬相符、賬物相符

家具資產的管理過程中，不能只注重數量金額的管理，忽視注重實物和使用的管理，更不能注重人工的管理，而忽略數據信息的管理。家具資產必須要定期清查，保證賬賬相符，帳物相符，一旦出現錯誤信息確保及時發現及時更正，防止國有資產流失。高校家具數量龐大，涉及院系、部處較多，尤其是當涉及到院系調整，人員變動時，實現資產清查的周期化和常態化，單純的人工記錄和操作顯得力不從心。然而，依靠家具資產管理系統，可以將全校的家具使用者和家具實物建立網絡體系，保證實時追蹤和更新領用人名下的家具資產信息，提高清查的效率和數據的準確性，規范高校家具管理，防止國有資產流失，合理配置，保證學校教學、科研、行政辦公和學生生活正常運行。

3.4 系統數據安全，記錄隨時可查

該系統不需要在每個學院安裝數據庫，系統服務器托管到南開大學信息化管理辦公室，并提供全天候維護，保障系統和數據的穩定、安全，系統數據統一由實驗室設備處進行管理。通過權限的配置限制用戶對數據的訪問，使數據操作更加安全可靠。由于數據集中存放，對數據的備份要求更高，系統啟用后，系統定期對設備使用數據進行異地備份。并且每個學院不需要建數據庫，從成本和維護工作量上都有比較大的改善，同時也避免了數據同步帶來的各種問題。

4 結 語

該系統推動了我校家具資產管理的規范化和信息化，也使得校級資產信息化平臺的建設更加完善。家具資產管理系統的建立使辦理家具業務更加高效方便，節省人力物力，同時保證了數據的客觀性、直觀性和準確性。實驗室設備處可以通過家具管理系統規劃并授予各級用戶的不同權限，賦予了二級單位的管理和使用更大的靈活性，又能實現整體集中控制，實現對各個學院的數據進行實時管理和統計，數據信息的保存不受時間和空間的限制，并且能夠實現資源共享，符合新形式下國有資產深化改革，優化配置的發展要求。

參考文獻(References)：

[1] 唐 嵐，李曉林，郭萬喜，等.基于B/S結構家具資產管理系統研究及應用[J].實驗技術與管理，2010，27(3)：292-295.

[2] 黃 潔.對高校國有資產在用家具管理工作的幾點思考[J].成都大學學報(社科版)，2012(2)：124-126.

[3] 嚴亞琴.淺析高校家具類資產管理的問題與對策[J].工作研究，2013(7)：60-61.

[4] 胡姮霞，殷雪松.關于高校家具資產管理的幾個重要問題[J].經濟與管理，2017, 31(2)：88-91.

[5] 殷雪松，尹雙石.北京大學家具資產管理信息系統的設計與實現[J].武漢大學學報(理學版)，2012(S1)：257-260.

[6] 陳 軍.對高校家具資產管理和使用的思考[J].實驗技術與管理，2011,28(2)：201-203.

[7] 周秀珍，陸敏峰，何 予.基于B/S結構資產實時驗收系統的研究與探索[J].實驗技術與管理，2005，22(4)：134-137.

[8] 周秀珍，蘇建茹.基于Web 的儀器設備管理系統及其應用[J].北京化工大學學報(社會科學版)，2005(2)：37-39.

[9] 郭錦平，徐 軍.高校固定資產網絡管理信息系統[J].實驗技術與管理，2004,21(5)：160-164.

[10] 廖慶敏.高校實驗室安全管理之思考[J].實驗室研究與探索，2010,29(1)：168-170.

[11] 徐 召，胡 寧，王 攀.高校儀器設備全生命周期管理系統的設計與實現[J].實驗室研究與探索，2017, 36(2)：282-284.

[12] 徐 召，胡 寧，許宏山.高校報廢淘汰設備處置及調劑系統的開發與實現[J].實驗技術與管理，2016, 33(9)：253-255.

[13] 饒 駿.高校報廢儀器設備處理辦法探討[J].實驗室科學，2008,11(2)：182-184.

[14] 湯敏潔，蒲 芳.高校資產管理信息系統平臺的建設與應用[J].實驗技術與管理，2012,29(6)：115-118.

[15] 孫淑芹.高校資產統計若干問題的探討[J].武夷學院學報，2010(12)：103-106.