企業檔案管理存在的問題及其改善策略

邱憶玲

【摘 要】檔案作為記錄人們社會生活的重要載體，隨著人們社會實踐活動的日益頻繁，所需記錄的信息越來越多，檔案管理工作者的任務也越來越繁重，如何提高企業檔案管理水平，為企業的經營發展提供可靠的參考數據，成為企業檔案管理的核心問題。經濟的不斷發展給企業帶來了挑戰和機遇，檔案管理工作也要與時俱進，本文分析了企業檔案管理存在的問題，并闡述了相應的具體對策。

【關鍵詞】企業；檔案管理；對策

基于檔案管理工作來講，檔案的保存管理相對較為容易，但是在檔案管理利用中則存在一定難度，因此在企業檔案管理中，除了要實現檔案的信息化管理外，企業還應當重視培養專業的檔案信息管理人才，以及加強檔案管理工作中的細節管理。

一、企業檔案管理存在的問題

（一）企業檔案信息化管理基礎建設問題

近年來，我國企業在開展檔案管理工作的過程中，傳統檔案管理工作主要采用人工管理方法，但在企業對檔案信息需求逐步提升的背景下，檔案管理工作也出現了諸多問題，引發了實際工作中的諸多矛盾。企業檔案信息化管理基礎建設問題主要表現在以下幾個方面。第一，在企業開展檔案信息化管理的過程中，對于基礎性檔案信息的管理方面，數字化管理水平亟待加強，且在信息系統中存在大量的存量類數據，并沒有實施統一化信息管理。第二，在檔案管理工作的開展中，管理層對于企業檔案管理標準也存在諸多的不統一，經常出現朝令夕改的情況，最終導致信息化管理工作的重復性建設，在管理過程中也沒有制定統一的標準，導致無法有效利用相關信息，從而會影響檔案信息管理質量。第三，檔案信息管理系統存在重復性建設問題，在管理工作開展中經常更換，在管理工作人員還沒有適應一個數字化管理系統時，又采用了另一個信息化管理系統，導致基礎管理資源的嚴重浪費。

（二）檔案管理信息化水平較低

雖然很多企業開始著手建立電子檔案，但大多只是對信息化這個名詞和電子設備本身的重視，對檔案管理信息化的認識遠遠不足。檔案管理信息化的核心內容是實現檔案管理的方便、簡約、信息的重新組合及不斷優化，我國企業檔案管理科學化進程需要大量高素質的計算機技術人才，通過科學有序的管理工作建立相對合理的檔案管理系統，為企業和職工提供優質的服務。

（三）檔案保管設施簡陋

檔案是國有企業成長與發展的歷史見證，由于現階段一些國有企業對于檔案管理工作的不重視，對于檔案管理硬軟件設施的財政投資力度小，導致檔案管理的硬軟件設施跟不上時代發展的要求，主要表現在庫房年久失修，檔案保管柜、電子設備和信息管理系統沒有得到及時更新，在長期復雜的環境下，簡陋的檔案保管設施很容易導致檔案腐爛和丟失的現象，檔案資料的安全性與完整性難以得到保障，在很大程度上制約著檔案管理質量的提升，對國有企業的檔案管理工作造成不利影響。

二、提升企業檔案管理質量的對策

（一）重新定位檔案管理工作

在企業開展檔案管理工作中，在長期發展進程中都是采用封閉性檔案庫房，從而導致檔案管理工作較為被動，無法有效地與信息利用者進行溝通。信息化管理使當前的企業檔案管理工作發生了明顯變化，在開展檔案管理工作的過程中，管理工作人員應當重新定位檔案管理工作，不斷學習相關網絡信息技術，積極轉變自身的思維方式，實時、多角度、全方位、系統化地開展檔案管理工作。

（二）增強獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯網時代的運行，牽引著人類，其不僅有傳播速度快的特點，還能突破時空的限制。由于現在是信息時代，在信息方面難免會造成與實際情況不符或漏洞等現象，因此，管理人員一定要增強辨別能力和提高評估水平。然后有目的、按步驟對企業檔案進行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實現信息化管理，規范地管理好新型檔案資料；將電子檔案進行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網絡整理檔案，科學地運用網絡程序。

（三）加大對檔案管理工作的資金投入

檔案管理硬件和軟件設施的質量直接決定著檔案管理的效果，國有企業要不斷加大檔案管理工作的資金投入，建設標準化和現代化的檔案保存室，及時更新檔案保存柜，定期檢查檔案管理硬件設施的安全性，一旦出現潮濕、腐爛等不利于檔案保存的情況，要及時采取有效措施給予解決，為檔案管理工作創造良好的環境，切實保障紙質檔案存放的安全性。此外，國有企業還要重視信息化技術在檔案管理工作中的應用，積極購置先進的、安全性高的檔案管理系統，提升檔案管理的效率和質量。

（四）有效提高工作人員素養

對工作人員選擇的過程中，不應只將經濟成本作為衡量的標準，而是要注重對其能力以及素養的考核。在現代社會中，教育系統明顯升級，并且逐漸形成和工作相對應的專業學科，為這一崗位提供了大量的優秀工作人員。在這種情況下，對工作人員選擇方面，一定要保證其具有較強的專業能力，為團隊能力的不斷增強提供保障。而日常工作開展過程中，應定期開展培訓活動，為工作人員整體素養的提升奠定堅實的基礎。社會始終處于變化與發展的狀態，所以管理工作也需要與時俱進地創新發展。傳統的管理思想與措施已經難以與時代發展趨勢相適應，因而要想實現全面發展，就必須貫徹落實檔案工作，實現創新性發展。

三、結語

綜上所述，在新的發展時期，企業在發展的過程中對信息的需求量在不斷增加，在檔案管理過程中面對的問題也越來越多，企業檔案管理工作仍需不斷創新和完善，相關工作人員的專業技能和職業素養也需逐步提高，同時企業要及時為檔案管理部門更新電子設備，注入新的活力，才能穩步提升檔案管理的工作效率，實現企業檔案管理的高效率和信息化，從而更好地為企業和職工服務。

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