談高校教學檔案的利用

文/許行珺

教學檔案的利用效果與歸檔材料是否齊全完整密切相關，應善于運用利用工作的糾錯反饋功能，針對利用中發現的問題及時查漏補缺。教學檔案含有眾多學生的個人信息，在提供利用中應對非利用者采取屏蔽、遮擋等措施保護學生個人隱私。為提高教學檔案利用效率，應編制合理的檢索工具，將利用率高的檔案先行數字化處理，了解教學檔案利用需求變被動服務為主動服務

高校教學檔案利用量大，工作繁瑣，有些檔案館新人入職先在這個查閱利用崗位上錘煉。利用服務是認識檔案、了解檔案的開始，往往繁忙的查閱利用使人難以安靜下來思考。高校檔案管理崗位模式設置各不相同，受學校規模、檔案館（室）建制及定編的限制，或采取檔案收集和利用集于一崗，或收集與利用分開定崗，兩種崗位管理模式各有千秋。我館自2009年起采用檔案的收集與利用集于一崗的崗位責任制，教學檔案管理崗位負責收集本科、研究生及成人教育的教學檔案并提供利用服務。一崗制實施10年來，筆者通過豐富的教學檔案利用及收集方面的實踐，積累了很多利用實例，對利用工作有了進一步的理解。

一、利用與歸檔的齊全性

我館依據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》及《高等學校檔案工作規范》，編制了《西安理工大學檔案管理文件匯編》及《西安理工大學檔案歸檔范圍與利用手冊》。根據學校的管理規范，每年例行收集教學檔案。

在檔案利用中，有名2000年左右退學的學生來館查閱利用他在校時所修課程的成績。退學學生學籍異動情況在教學文件中有記錄，退學學生數量極少，退學學生成績單在2000年以前并未單獨抽離出來立卷存檔。退學學生想利用成績單，有的想繼續參加成人教育等深造，以前有修過的課程可以免修，有的是求職時需要提供修過的課業成績。鑒于利用方面的需求，每年收集教學檔案會專門將退學學生的相關材料組卷歸檔。

高考錄取新生名冊作為重要的教學檔案，每年按時立卷歸檔，查閱利用率很高。利用中有一例：有名轉入我校的學生來查他的錄取信息，我館存檔的是本校學生的錄取名冊，轉入學生的錄取信息存在他原錄取學校。與學生協商后，從他原錄取院校復制來他的錄取信息存取。

利用中有各種不同的需求，少數甚或極少數校友的特殊需求有益地補充了歸檔不易考慮到的情形，保證了歸檔資料的齊全完整。

二、利用與檔案的保密性

學歷學位認證是利用檔案的服務之一，我館目前承接官方正式認證機構及用人單位的認證需求。認證中大部分學歷學位屬實，也有個別不實的。假證的存在，警示我們利用中要保護學生的個人信息。

館存檔案存檔對象面向學生集體，這一點區別于存取對象面向個體的學生的個人檔案。個人檔案中缺失的相關學籍檔案往往需要從館存教學檔案中補充。

利用率最高的高考錄取新生名冊，以招生省市為劃分單位，包含本省市錄取新生的考生號、姓名、出生年月日、畢業學校、考試分數等信息。個人來查閱利用自己的錄取信息，含有個人姓名的頁面上還有眾多其他人的信息。作為利用個體，無權獲取其他人的信息。檔案管理人員有責任保護校友個人信息，非利用人信息要屏蔽。同樣，比如畢業生名冊的利用上，也要屏蔽掉其他人信息，只提供利用人的信息。

利用的服務主體是廣大校友，如果不注意保護校友的個人信息，眾多校友的個人信息可能會被有意無意擴散，侵害個人隱私；再者，有些信息萬一被不法分子利用，可能用來制假造假，混淆視聽，影響學校聲譽。因此，在利用中要注意保護校友的個人信息。

三、利用的糾錯功能

教學檔案收集量大，管理人員審驗歸檔檔案時有可能百密一疏，出現個別紕漏，在查閱利用中呈現出來，就會得到解決問題的機會。

館存研究生學位資料檔案中包含開題報告、學位申請書、學生成績單、答辯會議記錄、論文評閱書等內容。每年檢查歸檔資料都要逐一核驗每名學生資料是否齊全。在利用中發現一例，學生的學位資料中成績單是檔案號序列中前一名學生的，于是仔細翻閱相鄰檔案號的資料，只有一名學生的成績單誤放為他人的成績單，找對應歸檔單位研究生學院補上成績單存留。

本科成績單的查閱利用中，發現個別學生的成績單有問題，與教務處教務科協商重出成績單。

存檔成績單誤放及成績單出錯誤，這種小概率事件在審驗大量檔案時不容易被發現，具體利用中發現問題，及時解決，利用起到了糾錯功能。

四、利用與檢索

查閱利用中，經常利用的檢索工具，往往是從前輩檔案工作者延續傳承下來的。應用了檔案管理系統后，通過電腦操作檢索便捷，前提是檔案信息要錄入管理系統。無論技術怎樣進步，好用脫機的檢索工具總是需要的，編制合理的檢索工具，檢索速度可以大大提升。

在查閱利用的實踐中，筆者感到檔案號依照畢業時間、院系順序編制研究生檔案案卷目錄的使用不方便，有編新檢索目錄的需要。查閱利用的人一般提供研究生授學位年份、姓名、專業等信息，電子目錄相對好查，而紙質的案卷目錄不易查找。于是在補充審核了近25年的研究生學位資料電子檔案目錄的基礎上，按照姓氏音序編制了幾本研究生學位資料檢索目錄。姓氏音序檢索目錄使用以來，感到得心應手，檢索速度甚至比電腦還快。

查閱利用實踐中，首先要做的就是檢索檔案號，合理的檢索工具大大節約檢索時間，提高工作效率。實踐中，提供查閱利用的管理人員最清楚怎樣的檢索工具好用，需要制作怎樣的檢索工具。

五、利用與數字化建設

檔案數字化有利于保護原始檔案，提高辦公效率。儀器設備及管理經費允許的情況下，將珍貴老舊檔案掃描處理存貯，是保護原始檔案的解決方案。在處理老檔案的同時，針對查閱利用量大的新進館檔案，節約查閱利用時間，提高辦公效率也是迫切的需要。

根據查閱利用統計數據可知，本科生畢業求職、本科畢業于本校的碩士生求職、考研復試、出國留學等方面的需求，本科畢業生成績單利用率在學生畢業兩三年內最高。利用率高的是高考新生錄取名冊。

將利用率高的檔案先行數字化處理，是我館數字化檔案的優先原則。

六、利用服務方式變被動為主動

利用中，可以發現大部分利用是隨機的，不可預測的，但有部分利用有時間性。例如，次年將畢業的碩士研究生到本年度的秋季學期開始著手找工作，參加各種招聘會，會需要本科階段成績單。考慮到學生的這種需求，我們主動和各學院聯系，請研究生班班長集中好信息，來我館集中辦理。這樣節約了學生的寶貴時間，提高了辦公效率。

將被動服務變為主動服務，這種服務方式的變化基于對學生利用需求的了解，是利用實踐經驗的積累。

綜上所述，及時響應查閱利用需求是檔案價值的直接體現，如果利用服務僅僅停留在提供完服務即止，不深入到檔案產生的環節及整理的層次，不深入了解需求的各種情形，就不能充分發揮利用對于檔案管理的反饋作用。如果檔案收集和利用集于一崗，利用中自己發現問題，自己解決；如果利用獨立設崗，需要及時記錄并和負責收集檔案的同事及時通報相應問題。總之，重視檔案利用工作，勤于發現，及時記錄整改，使利用能充分發揮在檔案管理方面的反饋作用是檔案工作者的職責。