企業(yè)型號(hào)文件材料成套性的信息化管控研究

徐青平

摘 要：目前在企業(yè)中的使用的各系統(tǒng)之間存在著相對獨(dú)立，各自為陣等現(xiàn)象。這給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何整合各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息資源，建立新的電子文件歸檔流程和管理模式，實(shí)現(xiàn)跨專業(yè)、多類別、多形式的檔案數(shù)據(jù)的鏈接組合，消除信息孤島，使無序信息有序化、繁雜信息專業(yè)化、分散信息集中化，形成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)并能反映該型號(hào)研制全過程的型號(hào)專題檔案，提升企業(yè)檔案管理水平和服務(wù)效率是目前亟待研究和解決的問題。本文針對這些問題提出了自己的建議。

關(guān)鍵詞：型號(hào)文件材料 歸檔 信息孤島

1 前言

作為企業(yè)在型號(hào)研制過程中形成的各種文件材料是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營的真實(shí)記錄。型號(hào)研制檔案在檔案保全證據(jù)、追蹤產(chǎn)品質(zhì)量、完整反映研制歷程、形成產(chǎn)品核心競爭力和復(fù)原生產(chǎn)能力等方面具有不可替代的作用。建立新的以型號(hào)研制為核心的全過程型號(hào)檔案管理顯得尤為重要。

2 企業(yè)型號(hào)文件材料管控現(xiàn)狀

目前大部分企業(yè)雖然都在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，但對業(yè)務(wù)流程的變革都處于探索階段，對電子文件材料的歸檔模式和要求也不盡相同，對信息化條件下型號(hào)文件材料的歸檔要求、歸檔范圍、保管期限還處在分析研究階段，如何正確界定型號(hào)文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃定檔案保管期限，使型號(hào)研制過程中所形成的大量龐雜的文件材料的歸檔有章可循，有據(jù)可依，同時(shí)也為數(shù)據(jù)的安全、歸檔電子文件 的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)提供保障，是當(dāng)前各企業(yè)廠所共同面臨的難題。

3 創(chuàng)新思路、轉(zhuǎn)變觀念、提升平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)型號(hào)文件材料成套性的信息化管控

3.1 創(chuàng)新管理思路，構(gòu)建型號(hào)研制文件管理體系

對型號(hào)文件材料的成套性進(jìn)行管控，首先要由一套科學(xué)、規(guī)范的型號(hào)文件管理制度。

3.1.1 研究型號(hào)研制文件材料形成特征，完善歸檔范圍

明確將新載體、新技術(shù)的文件材料納入歸檔范圍。隨著產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在企業(yè)的引進(jìn)和推廣，其產(chǎn)生的三維數(shù)模應(yīng)運(yùn)而生，三維數(shù)模所包涵的信息元素比二維圖形更豐富、更具體，可以立體直觀的展示物品，只是三維數(shù)模無法轉(zhuǎn)換成二維圖形，只能以電子版的形式存在。我們應(yīng)該在新的制度中明確將三維數(shù)模納入歸檔范圍，并積極對其歸檔和歸檔后的利用模式進(jìn)行研究。

將新管理要求貫徹的文件材料納入歸檔范圍。隨著制造技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，國家對型號(hào)研制產(chǎn)品的性能要求也在不斷地提高，型號(hào)研制產(chǎn)品性能在原來必須滿足可靠性、維修性、測試性、保障性、安全性的“五性”要求的基礎(chǔ)上又增加了必須滿足環(huán)境適應(yīng)性的要求。將環(huán)境性等文件納入歸檔范圍。

將原有歸檔范圍細(xì)化的文件材料納入歸檔范圍。由于產(chǎn)品的多樣性和研制方法、管理方式的千差萬別，國家及行業(yè)對型號(hào)研制文件的管理制度均為原則性、框架性的文件。我們應(yīng)將原有的軟件文件、目錄文件、試驗(yàn)文件、技術(shù)報(bào)告等歸檔范圍分別進(jìn)行細(xì)化。

3.1.2 對型號(hào)研制工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行研究，進(jìn)一步明確歸檔責(zé)任

型號(hào)研制工作業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、節(jié)點(diǎn)多，參與部門和人員多，牽扯面廣，造成了文件材料形成口徑更多，歸檔難度大。對型號(hào)研制工作業(yè)務(wù)流程，對型號(hào)研制文件材料在各研制階段的形成過程、形成節(jié)點(diǎn)、形成渠道進(jìn)行研究與分析，明確各階段各部門的歸檔責(zé)任，并納入績效考核，以保證型號(hào)文件材料收集的齊全性。

3.1.3 對型號(hào)研制業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)特征進(jìn)行分析、研究，明確歸檔格式

隨著信息根據(jù)的普遍推廣使用，各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)層出不窮，且各系統(tǒng)間由于業(yè)務(wù)模式的不同等原因，相對獨(dú)立，各自為政，且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生和運(yùn)行的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式各不相同。對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式進(jìn)行梳理，并對數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一轉(zhuǎn)化進(jìn)行可行性分析，明確歸檔格式，以保證歸檔型號(hào)文件材料的規(guī)范性。

3.2 更新管理理念，創(chuàng)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件歸檔管理新模式

對傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，深入分析電子文件在每個(gè)傳統(tǒng)處理環(huán)節(jié)所發(fā)生的變化、所起的作用，再結(jié)合電子文件及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的特點(diǎn)，分別設(shè)計(jì)歸檔方案，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔流程的改造。

3.2.1 引入“前端控制”思想，完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔流程和歸檔審核界面

前期雖然部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)文件的在線歸檔，但歸檔流程是參照傳統(tǒng)紙質(zhì)的歸檔流程進(jìn)行設(shè)計(jì)的，有很多的被動(dòng)和不合理性。如：文件在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后有業(yè)務(wù)辦理人員直接將文件歸檔至檔案管理系統(tǒng)，檔案人員在檔案管理系統(tǒng)中對歸檔文件進(jìn)行歸檔審核。由于歸檔是數(shù)據(jù)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞給檔案系統(tǒng)的單項(xiàng)數(shù)據(jù)交換，檔案管理員在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔審核時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，無法將文件退回業(yè)務(wù)系統(tǒng)中相關(guān)人員進(jìn)行歸檔信息的完善。針對這種情況我們需要適應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程審批的新形勢，進(jìn)行前端控制，從傳統(tǒng)的” 事后監(jiān)督”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑翱刂啤保诟鳂I(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加歸檔審核環(huán)節(jié)，歸檔審核工作在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行，這樣歸檔審核不通過的文件就可以在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中退回相關(guān)人員將相關(guān)歸檔信息填寫完整后進(jìn)行歸檔，不僅保證了歸檔文件和屬性信息的完整性，而且可以充分發(fā)揮檔案人員審核的職責(zé)和權(quán)利。同時(shí)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對歸檔審核界面進(jìn)行完善，將一些檔案管理員填寫的屬性信息在歸檔審核的界面體現(xiàn)，由檔案管理員在歸檔審核的同時(shí)將相關(guān)信息填寫完整，這樣就避免的傳統(tǒng)的歸檔后再在檔案部門或檔案系統(tǒng)中進(jìn)行補(bǔ)充著錄添加，減少重復(fù)工作，提供工作效率和工作質(zhì)量。

3.3 創(chuàng)新管理平臺(tái)，建設(shè)型號(hào)研制檔案專題數(shù)據(jù)庫

型號(hào)研制文件材料貫穿于型號(hào)立項(xiàng)、研制、試制、批生產(chǎn)、售后服務(wù)等全過程，其文件材料設(shè)計(jì)的檔案門類眾多，且各門類的檔案管理都由自己的制度和方法，在檔案管理系統(tǒng)中的管理設(shè)置也是按傳統(tǒng)的管理方法分庫建立，一個(gè)型號(hào)的數(shù)據(jù)不能集中直觀的展示。我們需要尋求一種既能保留檔案固有的分類方式，又能以型號(hào)為牽引，實(shí)現(xiàn)型號(hào)數(shù)據(jù)的集合，將型號(hào)數(shù)據(jù)集中、直觀的展示給型號(hào)數(shù)據(jù)利用人員，形成型號(hào)研制檔案成套性管理的新模式，還要保證檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的唯一性。可以采用技術(shù)手段，以映射關(guān)系的方式在檔案管理系統(tǒng)中建立覆蓋型號(hào)研制全過程的型號(hào)專題數(shù)據(jù)庫。先構(gòu)建型號(hào)專題數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容框架和數(shù)據(jù)模型，在各門類檔案數(shù)據(jù)庫中建立相關(guān)數(shù)據(jù)與型號(hào)專題子庫相關(guān)參數(shù)的映射和轉(zhuǎn)換關(guān)系；如在文件管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加型號(hào)屬性，使與型號(hào)有關(guān)的數(shù)據(jù)歸檔至相應(yīng)門類檔案庫的同時(shí)自動(dòng)映射到相關(guān)的型號(hào)專題數(shù)據(jù)庫中，從二形成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)并能反映該型號(hào)研制全過程的型號(hào)專題檔案，又保證了檔案數(shù)據(jù)的原始性和唯一性。

4 結(jié)語

科學(xué)的型號(hào)文件材料管理體系，可以進(jìn)一步明確型號(hào)資料的歸檔范圍、歸檔責(zé)任，統(tǒng)一、規(guī)范文件材料的歸檔格式、歸檔內(nèi)容，保證型號(hào)文件材料的齊全性和規(guī)范性。 “前端控制”的思想的引入，使檔案人員可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔過程中的各種問題，并進(jìn)行有效的控制，可以及時(shí)監(jiān)控文件材料的歸檔過程，杜絕重復(fù)歸檔和漏歸，確保文件材料歸檔的及時(shí)性、完整性和齊全性，同時(shí)，增加了檔案人員對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的參與性，體現(xiàn)檔案人員的在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的歸檔審核權(quán)利。型號(hào)數(shù)據(jù)專題數(shù)據(jù)庫的建立，可以實(shí)現(xiàn)型號(hào)文件材料成套性的信息化管控，并為多渠道、多維度的展現(xiàn)和利用型號(hào)檔案提供了一個(gè)集中、統(tǒng)一、便捷的平臺(tái)。

最終，形成以檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái)，以型號(hào)研究為核心，將各個(gè)相對獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)的連接起來，以型號(hào)研制文件材料歸檔范圍為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù)系統(tǒng)、多檔案門類、多載體按形勢的型號(hào)研制檔案數(shù)據(jù)一體化管理，保證型號(hào)檔案信息收集數(shù)據(jù)齊全、內(nèi)容完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有效可控，滿足企業(yè)可以生產(chǎn)對型號(hào)研制檔案信息集中、高效、可控管理的迫切需求，全面提升企業(yè)檔案管理水平。