現代企業檔案管理體系構建策略探討

薄漢清

摘 要：隸屬于浙江省能源集團的火力發電企業，蕭山火電廠實現了信息技術全面覆蓋。該企業在檔案管理方面不斷改進，全面整合信息資源，使其實現數字化，網絡化，在管理手段的創新中，創建了一套從微觀到宏觀層面的管理體系，適合企業的現代化，有利于提高檔案工作人員的素質和檔案管理的效率。

關鍵詞：現代企業；檔案管理體系；檔案管理流程體系

1 總的目標

構建新的檔案管理體系，必須要改變舊的不利于檔案管理的方式。傳統的管理體系通常按照機構職能分工，信息與資源的交流不方便，新的管理體系在信息化的大環境下把信息收集，信息整理，信息保管，信息利用等各環節重新組織起來

在構建新的檔案管理體系時要注重一下幾個方面：

首先，注重檔案的宏觀管理。用具體的法規確定其管理的機制，原則和責任等方面，完善檔案管理體系。

其次，注重檔案的核心標準。把自己公司檔案的現實情況與國家和行業的基本要求和法規結合起來，確定檔案分類、信息收集和整理、歸類等管理的標準。

再者，注重檔案管理的流程和必要的制度。為微觀層面的管理提供制度和流程設計的支持，建立相對完整的檔案管理體系。

最后，對檔案信息管理提供支持，加大硬件和軟件投入。對信息資源進行整合，實現信息的數字化與網絡化，構建一個包括檔案收集、整理等方面的全過程的管理體系。

這個管理體系有專門的管理機構，包括專門領導組和網絡化的檔案管理，在傳統檔案的管理、信息化檔案的管理、大型項目檔案的管理、數字作品的管理等方面有更大的優勢，信息保管、鑒定、借閱與統計等方面的制度體系相對完善，還包括檔案的流程和考核體系、應對緊急情況的方案。

2 適應現代企業的檔案管理模式

蕭山火電廠建造的適應現代企業的檔案管理模式，是把大目標與企業加強信息化建設的實際情況相結合，不僅僅要從法律層面建立檔案管理的組織和制度體系，而且還要防止制度過于死板，加強對檔案流程的管理，按時公布具體的任務書，來提高執行力。全方位的管理檔案資源，提高資源的共享度，加快檔案信息網絡化的速度。

2.1 貫徹“依法治檔”的方略，建設更優的檔案管理體系

新的檔案管理體系包括組織與制度兩方面的體系。良好的檔案管理體系是“依法治檔”的保障，也是其法治化的重要手段。在組織方面，尊重每個人對自己負責的原則，改變以往設立執行力相對低的兼職人員的做法，把所有在崗的人員都歸入組織管理體系中，并且讓部門的主要負責人同時負責檔案管理任務。在新的組織體系中，注重發揮網絡的作用，網絡功能不會因為部門和人員的改變而被減弱，為了確保檔案管理體系中的人力資源和組織基礎，應該把責任具體到每一個人和每一個崗位。

在制度方面，要全面了解國家、地區和行業的準則，在尊重這些準則的前提下，結合企業自身條件進行制定，并且隨社會的變化進行修改。同時要注意在信息化中檔案收集、服務功能、簡單化整理的重要性，注重準則的可實現性。在微觀和宏觀層面修訂檔案管理體系準則，把重心放在企業信息的數字化、檔案的流通和共享等方面的管理，以及各類其他管理體系。對于數碼照片和視頻等新事物，結合現實制定獨特的檔案管理方法。在制度體系建設過程中不斷發現存在的不足，并且進行改正，可以提高制度的效果，為“依法治檔”提供有效支持。

2.2 建立信息化檔案管理流程體系，減少注重形式的制度

制度過于形式化，詳細的操作方法缺失、存在的責任不明確，工作不協調執行不到位等缺陷廣泛存在傳統檔案管理體系中。

在平日的管理中，缺乏實踐的指導細則，導致許多職能部門配合困難。流程和執行力是互相影響的，執行力的提高需要依照流程，而流程就是執行力的落實。流程管理把檔案管理分成幾個具體的部分，各個部分處于流程中固定的位置，彼此緊密聯系，這就使得所有流程中的人員知道，每一件事該由誰來負責處理，以及具體的操作方法。這種流程化的管理，權責分明，有利于消除個環節之間的摩擦，減少工作人員相互推諉的現象，改變了以往執行力低下的局面，提升了管理的效率和品質

把“讓每一個環節都滿意”的理念貫穿在流程管理的設計中，每一環節都要有具體的規范的操作。就蕭山發電廠獲得部級二等獎的“數碼照片檔案管理的流程圖”來說，它依照了數碼照片本身的特點，首先理清了歸檔由誰負責，然后根據鑒定原則篩選決定是否歸檔。并且由相關的人員把決定歸檔的照片進行分類整理，填寫好具體的照片信息，整理成數碼照版硬盤移交歸檔。檔案室根據《蕭山發電廠數碼照片檔案管理規范》來指導相關人員把照片錄入到系統中去，并且脫機備份以便信息的查閱和異地保存，在寫好詳細的照片說明后保存歸檔。這些流程都是由專門的檔案管理部門進行操作。火電廠的流程圖詳細的介紹了各個環節的操作步驟，對檔案的及交接后的管理提供了幫助。

該管理體系共包括18個流程步驟，沒有遺漏任意一個環節。包括業務部門與合作項目等方面的檔案收集、文書照片等檔案整理等方面的流程、檔案的借閱、保管、利用、統計等流程，還有信息系統的管理與利用流程等，涉及方方面面。

2.3 下達《歸檔任務書》，減少制度的僵化，改變檔案難以收集的現狀

檔案的收集一直是以往工作中的重點問題，任務書的下達可以把責任具體到每一個人和崗位，打破條條框框的限制，增強了靈活性和實際的可操作性，是細化流程管理的重要途徑，在檔案管理中有極其重要的地位。它做到了“檔案收集全面覆蓋”“歸檔資料全面詳細”“責任落到實處”，注重收集資料在檔案管理中的重要性，同時根據企業的具體情況對任務書提前做好修訂，并且下發至每一個部門，這有利于全面解決檔案收集中遇到的困難。

《歸檔任務書》由幾部分構成。1.明確個人的收集范圍；2.文件歸檔時的具體要求；3.交檔案的時間和具體要求。尤其注重收集范圍的明確，把重要的資料以表格的形式列出來以便部門人員收集資料時更方便。表格包括《歸檔任務明細表》《照片的交接要求明細表》《設備技術維修明細表》《單項技改、科技項目技術文件明細表》。其中最重要的是《歸檔任務明細表》它對每一個項目資料進行明確的解釋，同時把歸檔的責任和資料落實到每一個崗位和每一個人。

2.4 把各種檔案資源集中起來，建立一個檔案信息可以共享的網絡化系統

檔案工作的重要方向和最終目的是把收集到的資源進行共享，實現網絡化。通過檔案管理系統軟件等途徑，打開電子數據與企業業務系統之間的接口，通過他們的合作實現檔案資源的集合，在利用條目和全文搜索兩種方式實現檔案信息的資源共享。

在現代企業中越來越注重企業的信息化，對信息的需求量大，因此需要配置一種信息流通速度快的網絡化的設備，企業的業務系統比如說MIS系統、自動化辦公的OA系統等系統與新開發的檔案管理系統進行連接，通過建造可以進行檔案備份的數字化檔案室，可以把企業的各種業務檔案、電子文件等資源和以前的檔案資源進行整合與共享，構建一個集檔案的收集與儲存、管理與服務在內的網絡化管理體系。

現代信息化的快速發展，現代的企業制度廣泛的建立，蕭山火電廠正進行檔案管理的轉變，由以前的手工化實體檔案管理向以信息化內容為主的檔案管理體系。這已經成為一個不可以逆轉的趨勢，因此現代企業應該構建一個新型的管理體系，用新形勢下新的管理方法和依法治檔的方式來適應檔案工作的變化，提高創新能力，推動檔案管理工作向現代化前進，并逐漸走向成熟。

參考文獻

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