關(guān)于醫(yī)院行政檔案信息化管理的分析和思考

胡曉倩

摘 要：隨著科技信息技術(shù)與我國醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，人們逐漸提高了對醫(yī)院行政檔案信息化程度的關(guān)注和重視。但目前我國大部分醫(yī)院行政檔案信息化管理發(fā)展的水平都不符合時代發(fā)展的要求，而有效行政檔案管理是醫(yī)院順利開展部門工作的基礎(chǔ)條件之一，因此要保持管理觀念的更新，積極的落實并嚴(yán)格推行醫(yī)院行政檔案信息管理改革政策，才能跟上我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的步伐。本文筆者對實現(xiàn)醫(yī)院行政檔案信息化管理的必要性和意義進行分析，并提出一些優(yōu)化醫(yī)院行政檔案信息化管理的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；行政檔案；信息化管理

我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在社會進步的過程中獲得了蓬勃發(fā)展，全新的形式對醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生條件、醫(yī)療技術(shù)以及綜合管理水平等提出了更高的要求。行政檔案作為醫(yī)院無形資產(chǎn)的一部分，只有在借助信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化電子文檔轉(zhuǎn)變后才能讓檔案信息的內(nèi)容得以充分利用，在醫(yī)院的正常運營中體現(xiàn)價值。

1 實現(xiàn)醫(yī)院行政檔案信息化管理的必要性和意義

檔案信息化建設(shè)是科技時代發(fā)展的必然趨勢，社會經(jīng)濟和醫(yī)療條件的發(fā)展也對醫(yī)院檔案管理水平提出了更高的要求。醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院的各種行政管理活動中產(chǎn)生的通知、通報、請示等各種行政性公文，對這些文件的保存和管理就是保證了醫(yī)院有保持連續(xù)工作的必要考察憑據(jù)。通過對計算機和互聯(lián)網(wǎng)的充分利用實現(xiàn)了信息的交互和共享，加以對醫(yī)院行政檔案有效的信息化管理能在節(jié)省醫(yī)療資源的同時對有限的資源進行充分利用，從而有效控制醫(yī)院運營成本，提升醫(yī)院的整體服務(wù)水平[1]。總之，無論是對醫(yī)院的經(jīng)濟效益還是整個社會效益而言，實現(xiàn)并加強醫(yī)院行政檔案信息化管理都有助于其進一步提升，與此同時還能提高醫(yī)院工作人員對管理方式的認(rèn)同感。伴隨著社會經(jīng)濟水平的提升，我國各大醫(yī)院的規(guī)模不斷擴大，隨之增加的行政管理活動意味著愈來愈多的檔案數(shù)量，而這對于相關(guān)工作人員來說增加了很多工作量，海量信息時代的到來只有人工智能與信息技術(shù)才能保證現(xiàn)有的工作效率符合其他工作開展需要。

從某種程度而言行政檔案信息化管理是建立在醫(yī)院整體信息化的基礎(chǔ)上的，同時也能為醫(yī)院整體信息化發(fā)展提供參考信息。新時期對醫(yī)院提出了建立更為高效服務(wù)平臺的要求，這一點與提高患者對醫(yī)療服務(wù)滿意度有著密切的聯(lián)系，而行政檔案信息化管理有助于醫(yī)院更加順利的開展各項工作，促進醫(yī)院服務(wù)能力的優(yōu)化和提升，從而為患者提供更優(yōu)質(zhì)、更全面的服務(wù)。這主要是基于行政檔案的信息化管理能有效的提升工作效率，對日常的文件保存、提取、查閱和傳送而言更加方便，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式還能有效避免人為因素造成的文件整理或統(tǒng)計的失誤，最重要的是檔案信息不會因為不可抗因素而丟失，檔案中數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性也得到了保障。在大數(shù)據(jù)時代建立檔案信息化，就可以為領(lǐng)導(dǎo)制定方針和制度提供參考，從而推動醫(yī)院的整體發(fā)展。

2 優(yōu)化醫(yī)院行政檔案信息化管理的策略

2.1 提高思想認(rèn)識，樹立科學(xué)理念

每一個改革行動都起始于觀念的轉(zhuǎn)變，所以檔案信息化建設(shè)除了是技術(shù)上的改變，更多的是改革創(chuàng)新管理理念、方式、方法和整個管理模式。檔案信息化管理要求在信息化管理的相關(guān)環(huán)節(jié)中加入進檔案電子信息采集、整理、歸檔、安全管理和相關(guān)配套等規(guī)章制度，以此來保證檔案信息化管理目標(biāo)能夠切實實現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)檔案管理而言，信息化檔案管理的科學(xué)性更強，所以，對開創(chuàng)檔案電子信息化服務(wù)而言，樹立檔案信息化管理的科學(xué)理念至關(guān)重要。

2.2 重視人才培養(yǎng)，奠定管理基礎(chǔ)

保證檔案信息化管理順利實現(xiàn)的一個重要條件就是人才。檔案信息化建設(shè)要求具有較強的技術(shù)性，則管理人員除了對檔案管理知識有一充分掌握外，對計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也非常熟悉。現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院均不重視檔案工作，檔案工作人員往往擔(dān)任著多個職位，檔案管理知識非常匱乏，且也沒有掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，這便對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展造成了嚴(yán)重阻礙[2]。所以就需將管理人員的綜合素質(zhì)提高，要求管理人員定期參加學(xué)習(xí)或培訓(xùn)活動，并通過多種途徑培訓(xùn)其各項知識技能，如計算機應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，促進自身管理專業(yè)技能的提高，只有如此方可利用現(xiàn)代化手段管理電子文檔，推動電子文檔管理工作的發(fā)展。

2.3 加大投入力度，確保系統(tǒng)穩(wěn)定

配置信息化軟件環(huán)境是檔案信息化管理的第一步，而配置必須要滿足穩(wěn)定、可靠、安全、較高性能的要求，進而讓檔案資源的采集、管理、利用等基本需求得到滿足。醫(yī)院檔案管理部門使用的服務(wù)器、存儲設(shè)備、PC機等需與檔案管理軟件與管理系統(tǒng)的要求得到滿足，而文檔管理軟件與管理系統(tǒng)也應(yīng)與文書檔案文件目錄、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)交換格式的要求相符合，讓單位的機讀目錄配備國家綜合檔案管的管理軟件，共享檔案資源。按照各醫(yī)院的實際情況，爭取對檔案管理工作更多的投入，將先進的計算機設(shè)備與輔助設(shè)備配備齊全，讓服務(wù)器、磁盤陣列、PC機、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備的運行更加穩(wěn)定、有效，同時還應(yīng)配備以下輔助設(shè)備，如掃描儀、刻錄機、音視頻數(shù)字化采集與轉(zhuǎn)換設(shè)備等。建設(shè)以醫(yī)院內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案管理平臺，在專用數(shù)據(jù)服務(wù)器上存儲數(shù)字檔案，檢索工作站利用專網(wǎng)訪問將查詢、更新、事務(wù)管理等服務(wù)提供給內(nèi)部用戶，以科學(xué)化管理行政檔案。

2.4 轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化

行政檔案信息化建設(shè)的一個關(guān)鍵點就是把實行原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化。其主要分為兩種形式：一種是翻拍，即通過數(shù)字成像儀，將裝訂成的紙質(zhì)檔案直接拍攝成彩色與黑白的數(shù)字圖像。第二種是掃描，即利用高速掃描儀把拆散的檔案掃描成彩色或黑白的數(shù)字圖像。紙質(zhì)檔案數(shù)字化通常以圖像文件的形式存在。紙質(zhì)檔案還是根據(jù)規(guī)范化要求進行保存。如此既讓紙質(zhì)檔案得到了保護，也能夠充分利用檔案資源。按照醫(yī)院的實際情況，應(yīng)分時期、分批逐一開展紙質(zhì)文件數(shù)字化工作[3]。因為有大量的原有紙質(zhì)文檔需要回溯，隨意可委托數(shù)字化加工企業(yè)展開加工，并將數(shù)字庫與管理系統(tǒng)給建設(shè)起來，從檔案室抽調(diào)2-3人，專門數(shù)字化加工、整理以及歸檔新歸檔的紙質(zhì)文檔。

2.5 增強管理力度，提前消除隱患

全面實現(xiàn)醫(yī)院行政檔案信息化管理在給醫(yī)院工作帶來更多便利的同時，也帶來了新的檔案管理問題，數(shù)字化檔案以及信息化管理最大的問題就是安全，主要是信息管理系統(tǒng)可能被惡意攻擊或者數(shù)字信息內(nèi)容被截獲、泄露。對此，需要院方增強對行政檔案信息化管理的力度，消除可能出現(xiàn)在管理過程中的隱患，首先要根據(jù)醫(yī)院的實際情況，制定并不斷完善信息化行政檔案的管理和使用制度，如行政檔案的訪問制度，信息存取制度、建立附錄系統(tǒng)，為了防止行政信息被破壞或者出現(xiàn)非法訪問檔案系統(tǒng)影響系統(tǒng)安全運作的行為出現(xiàn)，要嚴(yán)格實施有關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)前面管理制度；其次要做好檔案信息備份管理；最后要對整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行定期升級，同時實行物理隔離，即與互聯(lián)網(wǎng)相分離。

3 結(jié)語

總而言之，隨著醫(yī)院檔案信息化管理進程的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)化、電子化和數(shù)字化逐漸成為了當(dāng)下醫(yī)院行政檔案的主要特征。信息化管理就是行政檔案從分散走向集中、從封閉走向開放的過程，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式的實現(xiàn)即代表著檔案信息的共享時代到來，檔案內(nèi)容被應(yīng)用到了更多的地方，信息資源的開發(fā)利用效益被不斷提高，促進了醫(yī)院行政檔案管理建設(shè)工作往更正規(guī)、合理、科學(xué)的方向發(fā)展。

參考文獻

[1]陸若希. 醫(yī)院行政檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用[J]. 信息化建設(shè)， 2016（8）.

[2]鄧巧玲. 醫(yī)院檔案的信息化管理策略探討[J]. 卷宗， 2016， 6（8）.

[3]杜玉玲. 人性化管理理念下醫(yī)院行政檔案管理的優(yōu)化[J]. 信息化建設(shè)， 2016（8）.