淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

鄭莉

摘 要：隨著中國城市建設的不斷發(fā)展，工程建設的規(guī)模增加迅猛，建筑行業(yè)已經(jīng)成為經(jīng)濟建設的重要組成部分，建設工程檔案涉及到建設項目的整個建設環(huán)節(jié)，是保證工程質(zhì)量的重要手段，因此應加強建筑工程檔案管理法律的建設，完善相關法律法規(guī)和國家標準，為工程檔案管理工作提供法律依據(jù)和技術指導。建設單位應調(diào)動和發(fā)揮檔案管理人員的積極性，做好檔案管理工作，保證建筑工程檔案的完整科學，促進建筑工程質(zhì)量的提高。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；問題；對策

1 工程檔案管理在建筑工程質(zhì)量中的作用

1.1 建筑工程的質(zhì)量控制離不開檔案管理

建筑工程的質(zhì)量控制可分為：施工準備控制、施工過程控制、竣工驗收控制等，在這些控制過程中，每一環(huán)節(jié)都與工程的檔案管理密切相關。在施工準備階段，工程項目已經(jīng)產(chǎn)生了大量的技術和工程文件，包括項目的設計、預算、調(diào)查、招標文件等；在建設項目正式啟動后，有大量的文獻資料涉及到工程項目，如工程的各種施工工藝文件；鋼筋、水泥和磚等原材料是工程建設非常重要的基礎材料，在投入使用前都應經(jīng)過仔細的檢查，這些原材料的檢測報告，需要妥善保存；工程驗收也離不開工程檔案，建筑工程驗收部門對工程檔案的檢查是工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)，對工程檔案嚴格進行檢查，是保證建筑工程質(zhì)量的重要手段。

1.2 工程檔案是反映建設項目質(zhì)量的重要依據(jù)

建設工程質(zhì)量應符合國家法律法規(guī)、技術標準和有關規(guī)定，滿足業(yè)主的需要，包括建設項目的安全性、實用性、可靠性、經(jīng)濟性和耐久性。施工單位必須嚴格要求工程建設項目，保證工程質(zhì)量。此外，建筑工程質(zhì)量需要對建筑檔案進行詳細的數(shù)據(jù)分析，包括施工工序、建筑材料、施工進度等，以便得到相應的質(zhì)量檢驗報告。建設項目在施工過程中涉及到若干個環(huán)節(jié)和步驟，這個環(huán)節(jié)的質(zhì)量將被下一個環(huán)節(jié)的工作所隱藏，只能依靠工程檔案保存的資料來了解建設項目的質(zhì)量。因此，工程檔案是否完善是評價工程質(zhì)量的重要依據(jù)。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

管理人員對檔案管理工作關注不高主要表現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理人員缺乏主動性，不是主動收集，而是被動等待選擇：二是檔案管理員只對檔案進行簡單保存，可以使用就行，沒有進行編目，使檔案管理越來越混亂，檔案管理應該采用科學的管理方法，沒有一定的專業(yè)技術理論知識，難以處理檔案管理，加上一些單位，領導不重視檔案管理，頻繁更換檔案管理人員，導致檔案管理混亂現(xiàn)象一再發(fā)生。

2.2 檔案管理不規(guī)范

一是歸檔格式不統(tǒng)一，排列混亂，影響檔案存檔工作的檔案，如檔案封面和書寫檔案內(nèi)的包裝，無統(tǒng)一規(guī)格。二是在整理過程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報期不準確，檔案起草不當?shù)取Ｈ菣n案不規(guī)范，檔案管理員認為，只要完成檔案收集任務即可，不組織，不整理，導致一組檔案管理混亂，想找到一個有價值的檔案信息難上加難。因此，檔案管理不規(guī)范將直接影響使用該檔案的價值。

3 新形勢下如何做好工程建設檔案管理工作

3.1 轉(zhuǎn)變理念，加強組織領導

第一，在新形勢發(fā)展背景下，工程建設領導人員應當正確意識到檔案管理是工程建設管理的重要內(nèi)容，其在很大程度上影響著工程建設質(zhì)量，所以必須要對該項工作予以充分重視，在工程建設重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應當加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網(wǎng)絡以及宣傳欄等途徑來進行檔案管理的宣傳，并且組織工程建設工作人員學習《檔案法》和相關典型案例，讓員工都能夠正確認識到檔案的應用價值，并提高其檔案意識。除此之外，還可以運用宣傳方式和各種輿論媒介將國家頒布的檔案工作相關的政策、方針以及法律法規(guī)等向員工進行宣傳，并且也向其宣傳工程建設的檔案管理制度，建設一個良好的檔案宣傳氛圍，讓工作人員都能夠?qū)n案管理予以重視，讓其能夠主動配合檔案管理工作的開展，將需要歸檔的資料及時上交。

3.2 完善制度，規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保工程建設檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，應當結合工程建設檔案管理情況，對現(xiàn)有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規(guī)范，并對相關檔案崗位職責進行明確，防止相互推諉情況出現(xiàn)。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業(yè)績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規(guī)范化檔案管理工作。第三，加強監(jiān)管工程建設檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 積極創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變服務理念

我國大多數(shù)工程單位沿用重藏輕用、被動服務的傳統(tǒng)模式。通常很少會將心思放在工程建設檔案信息的開發(fā)以及利用率的提高上。在新形勢下，工程建設檔案管理工作人員應當要樹立起主動服務的理念，并積極參與到工程建設的生產(chǎn)與經(jīng)驗過程中，全面掌握工程建設檔案利用的需求，從而有針對性地對檔案服務的內(nèi)容、形式以及范圍進行策劃與設計，并有計劃地開發(fā)、轉(zhuǎn)化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產(chǎn)品來為用戶提供服務。第二，在確定信息服務方法時，不但要將用戶利用信息的需求考慮在內(nèi)，建設一個信息利用平臺，而且還要有效調(diào)整需求，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，運用現(xiàn)代化技術來把專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為工程建設領導和業(yè)務部門提供信息服務。第三，提供跨時間、空間的服務，讓用戶能夠遠程完成檔案操作。

3.4 增加資金投入，完善檔案設施

要想確保檔案管理工作的高效開展，完善的檔案設施是關鍵，并且這會在很大程度上影響工程建設檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢下，應當要增加對檔案管理的資金投入，設置專項費用，以有效完善工程建設檔案管理的設施，確保檔案管理工作的高效進行。第一，結合《檔案法》規(guī)定，設置單獨的庫房來作為檔案庫房，且盡可能避免在辦公樓底層設置檔案庫房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以工程建設要配備有防盜門、吸塵器、紅外線報警器、滅菌機、專門的庫房恒溫恒濕設備等。此外，還需要配備打印機、計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設備，逐步提升工程建設單位檔案信息化管理水平。

3.5 提高檔案管理人員素質(zhì)與能力

首先對工作人員的素養(yǎng)及能力狀況進行評估，為專職的檔案管理人員進行素質(zhì)提升和專業(yè)知識的培訓，更重要的是要培訓工作人員關聯(lián)檔案管理方面的法律法規(guī)、合同以及保密等相關內(nèi)容。系統(tǒng)的培訓所有的管理人員熟練掌握檔案管理工作的流程、內(nèi)容，提高對先進辦公轉(zhuǎn)件的使用能力。

4 結束語

工程建設單位檔案主要指的是工程建設生產(chǎn)、運營以及管理等活動中形成的各類具有保存價值資料的總和，其對于工程建設管理有著極為重要的意義。然而在市場經(jīng)濟時代的檔案管理模式已難以滿足新形勢發(fā)展的需求，所以工程建設單位必須要采取有效的檔案管理方法來不斷提高檔案管理水平，提升工程建設質(zhì)量。

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