水利水電工程施工過程中的檔案管理簡述

沙淑梅

摘 要：檔案工作作為水電站工程建設與管理的重要組成部分，貫穿于工程建設各個階段，檔案專項驗收更是工程竣工驗收的重要內容和前置必要條件。在大規模水利建設過程中，應該積極做好在建水電站工程檔案收集、整理、歸檔、保管和利用工作，有效保障工程檔案的完整、準確、系統及安全，但是當前的水電站工程檔案工作與規范化管理要求相比還有較大差距，存在一些不容忽視的問題，本文根據筆者工作實踐，對水電站工程施工過程中的檔案管理現狀及措施進行了分析和探討。

關鍵詞：水電站工程；施工過程；檔案管理

1 前言

現在的檔案管理工作，由于時代的發展有了不同的要求。而且現在的人員越來越多，檔案管理工作也越來越繁瑣，所以提高檔案管理工作，使其向科學化的方向發展是重要的措施。檔案管理工作的科學化是我國現在檔案工作的首要目標，但是現在的水電站工程檔案管理工作存在很多的問題，需要我們解決。

2 水電站工程檔案管理中存在的問題

一是對檔案工作重視不夠。工程檔案作為工程建設的重要內容，一些單位對此不夠重視，雖然項目法人對工程檔案管理工作都有部署、有相關制度，但因疏于管理，不能很好地落實。部分單位只重視工程施工，忽視檔案管理，導致檔案管理混亂、不規范。一旦項目法人不重視工程檔案工作，那么施工單位的具體工作人員對檔案工作往往是應付了事，使得整個工程檔案管理出現進度滯后、工作混亂、不夠規范的狀況。二是同步管理的要求落實不到位。實行“檔案工作與工程建設同步開展”是水電站工程檔案管理工作的基本要求，同步管理的目的就是要在工程建設的全過程中，更好地完成工程檔案的收集、整理工作。但很多單位在開展工程進度、質量、安全等檢查工作時，沒有將檔案工作納入同步檢查的范疇，對項目參建單位檔案工作監督、檢查力度不夠；在項目合同簽訂、工程建設及項目驗收等階段針對“檔案工作與工程建設同步開展”缺乏行之有效的保障措施，對檔案整理質量及移交等缺乏相應的制約措施，使得部分施工單位在工程建設檔案收集、整理以及歸檔工作方面開展不力，造成文件材料收集不全，影響工程檔案歸檔的完整性。一旦施工單位離場，發現檔案有缺漏而再想收集相關文件材料則基本已不可能。三是檔案日常收集整理意識不強。部分參建單位檔案管理意識淡薄，工程建設過程中疏于文件材料收集和整理，不注重日常積累，而是到項目驗收階段時突擊收集和整理，其檔案收集整理工作遠遠滯后于項目建設進度。這樣一方面極易造成檔案材料的散失，另一方面對檔案材料的真實性、準確性缺乏及時鑒定把關，既影響應歸檔文件材料的完整性，也影響檔案材料的形成質量。有的施工單位參建工程建設工期長，施工過程中稍有疏忽，就會發生檔案材料遺漏情況；有的施工單位在工程任務完成后即解散，如果檔案材料未能及時收集整理，則檔案完整性很難保障；有的施工單位在工程建設過程中形成的相關文件材料，由檔案員“一支筆”填寫，檔案質量難以保證。

3 有關工作建議

3.1 增強檔案意識，落實工作責任

一是落實項目法人主體責任，進一步強化檔案主體責任意識，加強對工程檔案工作的領導，在簽訂項目有關合同協議時要對工程檔案的收集、整理和移交、歸檔工作提出明確要求。二是落實工程檔案與工程項目建設的同步管理要求，在研究推進水電站工程建設時，要同步研究布置檔案工作；在檢查項目進度、安全與施工質量時，要同時檢查檔案收集、整理情況。三是將工程檔案納入水利部門工程稽察、檢查內容，以引起項目法人和參建單位的重視，并對發現的問題進行及時整改；在組織開展水電站工程項目稽察時，增加對工程檔案管理相關內容的檢查。

3.2 重視人員管理，加強業務監督指導

一是要加強對參建單位檔案工作人員的指導監督，明確工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，參建單位檔案人員應保持相對固定，并將檔案管理工作開展情況列為項目檢查與考核的內容。二是要增加檔案專業人員或聘請檔案專業服務機構開展檔案業務指導、分類整理等工作，充分發揮專業人員在水電站工程檔案工作方面的知識優勢和技術保障作用。三是從水電站工程項目建設程序和工程檔案規范化管理兩個方面加大檔案業務培訓力度，要組織參建單位檔案人員相互學習，提高各參建單位檔案管理人員復合管理能力。

3.3 健全管理制度，強化執行力度

一是工程初期建立健全檔案管理制度。項目法人在工程建設之初，根據水電站工程建設項目檔案管理相關規定，即組織制定符合本工程項目實際情況的檔案管理細則、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍及保管期限等制度，簽訂合同時即下發給各參建單位，并要求各參建單位嚴格執行。在制定檔案管理細則、檔案分類方案時，各級水利部門的檔案部門要主動發揮指導作用。二是建立檔案“預立卷”管理制度。項目法人應要求各參建單位在工程建設初期就根據分類方案，將同步收集的各類應歸檔文件材料進行初步分類，按照文件材料形成的自然規律組卷，并嚴格按照水利建設項目檔案管理標準進行整編，確保案卷質量。三是積極開展工程檔案數字化工作。工程檔案信息化建設是大勢所趨，勢在必行。要將傳統的檔案實體保管轉變為檔案信息的數字化存儲，充分利用計算機和網絡技術，做到資源共享，不斷提高水電站工程檔案的管理和利用水平。

3.4 加強檔案驗收，嚴把質量關

一是充分發揮監理單位對施工等其他參建單位檔案收集、整理、歸檔等工作的監督職責。監理單位未予審核簽字確認的，檔案不得向項目法人移交，項目不得開展驗收。二是建立檔案“預驗收”制度。分部工程、合同工程完工驗收前，由項目法人、監理單位檔案人員對相應檔案進行預驗收，重點檢查檔案材料的完整性、準確性和系統性，檔案預驗收未通過的不得進行分部工程或合同工程完工驗收。三是各級水利部門要嚴格按規定程序組織工程檔案專項驗收。依據《水電站工程建設項目檔案驗收管理辦法》，凡檔案專項驗收不合格的，不得進行工程竣工驗收；對有一定問題但已經通過檔案專項驗收的，要按照專項驗收意見的要求，完成相關整改工作后才能申請工程竣工驗收。

3.5 提高水利檔案人員業務素質

一是強化職業操守。通過開展職業道德講堂、樹推身邊先進典型等方式，使之能夠靜下心、沉住氣，守住清貧，耐住寂寞，忍住枯燥，默默耕耘，堅守水利檔案工作的基本陣地。二是提升業務素質。通過業務知識技能培訓、相關單位交流考察等渠道，走出去、引進來，使基礎業務人員能夠不斷拓展視野，更新知識，補缺素質。三是引進專業人才。吸納具備檔案管理知識和技術的新鮮血液，選調擁有豐富檔案管理經驗的業務骨干，充實到水利檔案基礎管理一線崗位。四是動態培養管理。對從業人員進行開放式管理，針對各管理人員的特長注重積極拓展，改變人才管理機制，適時輪崗輪位，如檔案管理與業務指導、庫房管理與調檔利用等崗位交叉，以提升其業務綜合素質和技能。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作存在很多的問題，檔案管理雖然有很重要的意義，但是檔案管理工作的問題會阻礙其進步，檔案管理工作的科學化還需要進一步研究，從而做好我國水利檔案管理工作。

參考文獻：

[1] 水利部辦公廳.水電站工程檔案管理手冊[M].北京：中國水利水電出版社，2001.

[2] 水利部辦公廳.水利檔案工作指南[M].北京：國防工業出版社，2014.