論檔案工作在學校后勤管理中的重要性

蘇洋

【摘 要】后勤檔案管理工作是后勤基礎建設不可缺少的重要環節，也是衡量一所學校后勤管理水平的重要標尺之一，所以重視后勤檔案的基礎性工作，建立后勤檔案管理體系，能夠為學校教育事業的持續發展提供良好服務。基于此，下文首先對檔案工作在學校后勤管理中的重要性進行了分析，然后簡單闡述了后勤檔案管理工作存在的問題及對策，以供參考。

【關鍵詞】檔案工作；學校后勤管理；重要性；問題；對策

后勤檔案是后勤活動的直接記錄，也是后勤管理、服務、項目建設、后勤經營等活動直接的信息資料來源，而隨著學校后勤社會化改革的不斷深入，后勤檔案管理已經成為了學校后勤建設工作的重要內容。那么，如何使后勤部門所形成的檔案不流失，并做到齊全完整歸檔，以便更好地為教學、科研工作服務是人們關注的問題。

一、檔案工作在學校后勤管理中的重要性分析

學校后勤檔案既是后勤活動的直接記錄，也是實現學校后勤管理科學化的重要依據，下面是對檔案工作在學校后勤管理中重要性的幾點分析：

（一）是學校后勤事業發展的重要基礎

后勤檔案見證了學校后勤事業的不斷發展與壯大，具有一定的歷史價值，并且其是對學校后勤相關工作的過程進行客觀、真實、有效地記錄，以便為管理人員提供正確決策的依據，為學校各項工作的正常運轉提供重要保障。同時，后勤檔案工作不僅有利于加強后勤工作的針對性、時效性和連續性，不斷提高后勤管理的質量和水平，還有利于指導各項工作的順利開展，提高工作質量，增強工作效率。

（二）是實現后勤科學化管理的重要手段

由于學校的后勤檔案能夠真實、準確的記錄后勤所做工作和所舉辦活動的全部過程，并為管理人員在做出正確的決策、科學的管理以及合理的溝通方面提供了重要依據，所以學校后勤檔案信息的有效性能夠為學校后勤工作的深入發展提供重要的參考價值，有利于指導學校中各項工作的順利開展，不斷改善學校工作人員的工作效率，從而提高學校各項工作的工作質量。此外，只有使學校后勤檔案得到有效的管理，才能使學校后勤管理的服務水平得到提升，使學校后勤管理的日常工作得到合理的保證，從而促使學校后勤工作逐步向科學化、合理化、有效化、統一化管理的方向邁進。

（三）是廉政后勤和審計監察的重要佐證

學校后勤工作為學校的發展提供了有力的保障。由于要想維持一所學校的日常教學、科研和生活工作的正常運轉，需要大量的資金支持，而學校的后勤工作掌管著錢與物，責任重大，而如果沒有后勤有力的保障，一所學校的日常教學、科研和生活工作都很難正常運轉，所以說廉政后勤是學校廉政建設的重要部門之一，并且加強對其的檔案管理工作也是非常重要的。同時，加強檔案管理工作，能夠使一些專項資金的使用和維修項目的支出有一定的明細，并且能夠做到每一項支出有憑有據，從而為審計檢查和廉政后勤提供重要佐證。

二、學校后勤檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度缺乏

后勤檔案一般被視為辦公室內勤兼職工作，其只是為業務部門的內勤人員傳遞一些相應的文件資料，缺乏各部門員工之間的溝通、互動以及協調，并且往往是突擊整理，從而失去了檔案管理的意味。同時，由于后勤檔案管理制度缺失，很多有關責任部門不知道要如何把后勤日常活動中產生的檔案，按照檔案工作管理規定要求進行統一歸檔、集中管理，從而導致檔案資料分散在各業務部門及個人手里，資料收集不及時、文件材料殘缺不全等問題，并且由于檔案管理制度缺乏，從而無法對檔案管理工作進行合理的考核與檢查，導致檔案資料的收集、管理與利用受到了一定的影響，不利于檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理人員的專業技術缺乏

一方面，由于部分學校的檔案管理人員沒有系統地、科學地學過檔案管理專業知識，使其對檔案管理業務的各個環節與步驟不是很熟悉，從而對檔案管理的質量有著很大的影響；另一方面，由于檔案管理人員缺乏對檔案管理相關知識的了解，從而使其在管理過程中只會進行一些簡單的、相對單一的手工記錄，而不會采用先進的、科學的方法，從而導致后勤檔案信息化管理不健全，相關設施、設備不夠完善，并且管理方法缺少相應技術的支撐，以至于在管理過程中存在檔案存放無序、檔案資料不完整、檔案資料之間存在相互混雜的現象，不僅不利于檔案工作的順利開展，而且要想實現檔案信息的數字化還有很大的難度。

三、完善學校后勤檔案管理的對策

（一）加強后勤檔案機構及隊伍建設

在學校的發展過程中，要將后勤檔案管理工作列入到日常的管理工作中，并且在檔案管理過程中，不僅要建立檔案主管部門，還要建立下屬部門的網絡隊伍，并專門指派一人來負責相應的檔案管理工作。同時，在檔案管理工作中，不僅要搞好綜合檔案工作，還要協調好各部門之間的分工合作關系，對檔案人員的工作職責進行明確，使其全權負責具體指導、檢查后勤各部門的建檔管理工作。此外，圍繞后勤工作重點，有計劃、有重點的搞好后勤綜合檔案的歸集工作，及時做好檔案網絡電子歸檔和紙質移交歸檔的雙套制工作，對常態管理和動態增補材料管理進行合理處理，并統籌安排好手上事務與檔案工作，從而提高檔案管理的有效性和時效性，以便為領導決策及學校的整體建設和發展提供快捷、準確的服務，充分發揮后勤檔案的利用價值。

（二）提高檔案管理人員的業務素質水平

在檔案管理工作中，管理人員不僅要具有良好的政治素養，還要具有很強的業務能力素質，從而促進檔案管理工作的順利開展。首先，學校要定期對后勤檔案管理人員開展專業培訓，不斷加強他們對檔案管理職業知識的學習，從而使其能夠具有扎實的業務基礎和過硬的業務能力，不斷提高他們的業務水平、管理理念、辦公自動化水平，以便為后勤檔案管理工作的有序性和完整性提供有力保障；其次，培養管理人員無私奉獻的工作精神和認真、嚴謹的工作態度，使他們樹立起高度的事業心與責任感，以便更好地為后勤工作服務，為教學、科研服務。

（三）建立健全檔案管理規章制度

首先，根據各部門自身的特點、各類檔案形成的規律以及國家的相關規定，制定出一套完整的、科學的、合理的管理制度，從而做到“依法治檔”，以便使其成為后勤檔案建設的重要保證；其次，建立健全檔案工作的組織機構，實行責權明確、層層負責的管理方法，并建立檔案接收制度，做好檔案鑒定工作，把檔案工作納入有關人員的目標責任制中并進行適當的考核，從而保證檔案工作的進一步落實；最后，完善檔案工作規范和標準，制定文件材料形成、積累、整理和制度，確定文件材料歸檔范圍、時間和保存期限，并且在建立健全后勤檔案工作制度時要注意做到“四同步”，即布置、檢查、總結、驗收檔案工作，從而促進檔案管理工作的順利實施，促進學校后勤檔案管理工作不斷走上新的臺階。

總而言之，學校后勤服務于學校的教學、科研和行政管理中，并且其對學校師生的工作、學習以及生活的方方面面有著很大的關系，而檔案管理工作是學校后勤管理中不可分割的部分，所以努力構建后勤檔案管理模式，不斷打造學校檔案管理的升級版，能夠促進學校后勤檔案管理工作走上新的臺階。

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