實現數字化檔案管理的必要性

羅華

【摘 要】當前，我國信息技術快速發展，數字化信息技術應用到生產生活的方方面面，為我們提供更加便捷的服務。檔案管理也不例外，本文將重點進行分析，以供參考。

【關鍵詞】數字化；檔案管理；問題；措施

一、前言

隨著新技術革命的出現和計算機的廣泛使用，檔案領域已進入電子時代。國家檔案信息化建設正掀起新的高潮，為檔案管理注入新的活力，加快檔案進入信息社會的步伐。

二、檔案數字化是信息時代的必然要求

檔案信息的數字化是隨著計算機網絡技術，數據庫技術和多媒體技術的發展而產生的一種新的文件信息形式。它將分散在不同運營商和地理位置的信息資源以數字形式存儲，并且網絡化。這些方法彼此連接，以便及時使用它們以實現資源共享。

（一）辦公自動化要求機關檔案管理數字化

機構和機構的信息化建設以應用為導向，以數據為基礎，以網絡為中心。它積極吸引新技術，改進各種應用系統，并發展成網絡。計算機的廣泛使用導致形成大量的數字文件信息，同時也使得檔案的數字化管理成為可能。

（二）檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性

1.提高經濟效益。社會經濟的快速發展，使得該機構落后的辦公模式和巨大的信息量之間形成了尖銳的矛盾。過去，采用了大規模的模式，即解決這個問題的唯一手段是增加辦公室人員和辦公費用，導致成本迅速增長。數字化管理檔案將傳統的基于紙張的文件信息對象轉換成機器可讀文件，不僅節約了存儲成本，節省了空間，而且使查詢非常方便快捷，避免了資料的反復復制，浪費紙張和人員。

2.提高辦公效率。數字文件管理使數據能夠及時歸檔并便于使用。以人事檔案管理為例最具說服力。由于管理對象多，流動性強，如員工人數，退休人數，流動性等，我們必須準確把握這些情況，采取傳統的管理方法。在確定之前必須將其“存檔”，但由網絡計算機管理的數字存檔可以準確反映當前情況。同時，數字文件管理使查詢數據變得非常簡單。它可以讓上班族在不離家出走的情況下了解世界重大事件。由于信息過度流動，數字檔案實際上變成了“無墻界檔案”。檔案也成為文件實體存儲基地方便的信息控制中心。

三、數字化檔案管理的問題分析

（一）資源浪費

電子文件和紙質文件的“雙套制”得以保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指保存具有相同內容的紙質文檔和電子文檔。在部分辦公自動化網絡系統中，各部門在互聯網上傳輸和承擔文件，提高了工作效率。但是，文檔完成后，輔助紙張文檔將被存檔并保存，這樣就產生了同一內容和不同類型的文件同時并存的情況，造成人力、物力、財力的浪費。

（二）電子文件歸檔困難

辦公室自動化系統和文件管理系統不兼容，而且它們本身就是這樣，這使得電子文件難以存檔。據了解，目前很多大型企業都采用了基于電子計算機和網絡技術的辦公自動化系統。大多數系統是自己或上級設計的軟件，同一單位檔案所使用的檔案系統是檔案管理部門推行的檔案現代化管理軟件，用于規范檔案現代化管理，實現資源共享。由于這兩個系統的設計單元存在差異，在不同軟件環境下形成的數據很難轉換，電子文件歸檔也不可能，從而導致原始數據的收集和輸入困難。

（三）管理的長期保存有困難

電子文件具有操作方便，交付快捷，存儲空間小等突出優點，但也帶來一定的不安全因素。電子文件的不安全性影響了其管理和長期保存。例如，電子文檔對硬件和軟件設備的依賴性，直接閱讀，更改，信息和載體分離，數據丟失和病毒侵害。所有這些都對電子文檔的安全存儲和長期保存構成了很大的威脅。

（四）數字化檔案的利用率不高

盡管辦公自動化系統實施了很長時間，但許多組織并沒有將其視為提高電子文檔管理意識的緊迫任務，而是延續了傳統的概念和管理模式。借用和檢索文檔是手動完成的，并且計算機僅限于文本輸入，編輯和打印成為真正的“高端打印機”。人們只能看到可以訪問的有限檔案，而忽略以網絡形式傳播的龐大信息寶庫。這不僅耗費人力物力，而且由于電子文件的開發利用不當，造成雙重浪費。

四、實施檔案數字化管理需要注重把握的環節

（一）建設系統工程，實現信息共享

檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計，設備選型，軟件開發，文件整理，掃描錄入，系統管理，光盤備份，查詢管理，安全措施等硬件加軟件系統。開發檔案管理系統收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理等方面的功能，滿足檔案業務流程管理和信息資源開發利用的需要。由于大型組織和企業需要在日常工作中記錄和保存大量文本文件，因此系統應該使用雙服務器，磁盤存儲，高速掃描儀集中掃描和雙盤備份CD和磁帶。同時，為提高利用率，還應建立相應的文件查詢系統，通過觸摸屏查詢和文件網絡上傳來達到資源共享的目的，提高檔案便捷利用。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統

對于電子文件和紙質文件的“雙重”保存，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個渠道，即以文字和圖像的形式開發電子和紙質文件，以及開發的數字檔案系統。制定符合實際需要的具體完整的管理規章制度，文件整合工作制度，文件歸檔制度，文件保密制度，數字檔案識別制度，網絡安全管理制度等，以有效保護數字檔案的安全，有條不紊地開發。其中，電子文檔安全管理體系尤其值得一提。作為一種特殊的紀錄數據，一些文件可能完全開放，而另一些則需要保密。特別是在檔案數字化之后，安全工作尤為重要。它包括硬件安全管理和軟件安全管理。硬件要嚴格控制信息存儲載體的質量，提高電子文件載體的存儲壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文件的設備和存儲介質的特殊性，檔案管理員要對電子文件的安全性負責，以確保電子文件不會因人為災害（如溫度和濕度）而丟失。采用多級權限，密碼管理，多層結構，加密通信，防火墻等安全控制方式，保證系統的機密性，使系統和系統中的數據不會被非法訪問和修改。

（三）建設專職隊伍，提高管理水平

隨著當今世界信息量的爆炸性增長，檔案管理也從過去的勞動密集型轉向以現代辦公設備為基礎的當前知識密集型工作。一方面，管理人員需要具備較強的分析能力，掌握一些高度專業化的檔案管理知識；另一方面，它們必須根據用戶的需求提供大量的數據文件信息。所有這些都需要高素質，高技能的現代信息化檔案管理人員勝任。因此，有關部門應加大檔案工作者的培訓力度，宣傳普及電子文檔管理知識，提高電子檔案管理意識，盡快做好傳統檔案管理對數字化管理的銜接工作。致力于轉型，努力提高電子文檔管理水平。

五、結束語

隨著信息時代的到來，數字化成為檔案管理的趨勢，通過數字化手段有效提升了檔案管理的效率，也促進了檔案管理水平的提升。

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