檔案管理的規范化進程研究

王翠瑩 （潮州日報社 521000）

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。然而當前檔案管理過程中依然存在著一些問題，在現代檔案管理工作中，我們必須要對檔案管理過程中存在的問題進行思考，并且就如何解決這些問題，促進檔案管理規范化進程進行探究。

一、檔案管理過程中存在的問題

1.管理意識與管理體制落后，亟待改進

在檔案管理工作中，由于工作人員自身對于檔案管理工作的認識不夠深刻，不重視檔案管理工作的規范化，加之當前一些檔案管理機構的管理體制不完善，尚有待改進，因此檔案管理工作中存在一些影響規范化建設的問題。

2.檔案管理員隊伍素質有待提升

考慮到檔案管理工作是一項細致而瑣碎的工作，因此要求從業人員應當具備較高的責任心、能夠認真對待檔案管理中的每一個環節，并且能夠全身心地投入于本職工作之中。不過從目前國內檔案管理工作的從業人員隊伍整體素質來看，相當一部分檔案管理機構或部門的從業人員存在著整體素質不高的現象，這對于當前的檔案管理工作而言是一個不利的因素。一些機構或部門習慣于將年齡較大或者是新入職的人員安排到檔案管理部門，由此使得檔案管理工作難以收到預期的成效。

3.檔案管理方式與手段較為落后

在新時期，檔案管理面臨著信息化帶來的巨大的機遇與挑戰，這就需要檔案管理部門積極改進檔案管理的方式與手段，建立信息化的管理體系，提高檔案管理的信息化程度。但是目前的檔案管理部門雖然也引入了信息技術，但是很多檔案還是采取紙質管理的基本方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統方法就不適應社會的發展。

二、檔案管理的規范化

要想推進檔案管理的規范化，需要強化管理意識與管理的體制，強化基層檔案管理人才培訓，推動檔案管理的信息化進程。下面我們將對這幾個方面展開研究。

1.強化管理意識與管理的體制

要促進檔案管理的規范化，必須要強化檔案管理的意識與檔案管理的體制，意識是行為的先導，體制是檔案管理規范化的基本保障。為此，檔案管理機構應該多家宣傳與教育，強化責任意識，使管理人員與領導對檔案管理的重要價值了然于心。其次，要完善檔案管理機構的管理體制，制定獎懲制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節均建立健全完備的制度及措施，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，如此雙管齊下，才能使檔案管理工作的規范化得到有效推進。

2.強化基層檔案管理人才培訓

考慮到檔案管理人員所具備的職業素養以及專業水平將對檔案管理工作產生直接的影響，因此，基于提升檔案管理工作實效性的考慮，檔案管理機構或部門要創造有利于檔案管理從業人員主觀能動性得以充分發揮的外部環境，進而使其的職業素養以及專業水平得到切實提升。同時，面臨信息技術被引入到檔案管理工作這一現狀，要求檔案管理部門要注重對自身管理模式的革新。由此便意味著檔案管理從業人員應當在具備足夠職業素養以及專業水平的同時，還應當掌握足夠的信息技術應用能力。因為先前的檔案管理模式已經無法同現今檔案管理工作的實際要求相匹配，故而檔案管理部門應當面向廣大檔案管理從業人員開展在職培訓。通過在職培訓的形式，幫助檔案管理從業人員取得進步。

3.推動檔案管理的信息化進程

隨著社會經濟的快速發展，數字信息化時代已經基本形成并呈現出了迅猛的發展趨勢。所以，時代的發展要求人們的日常生產生活以及工作的方方面面都需要實現數字化，以此更好的推動數字信息化社會快速發展。為了避免檔案管理工作同社會發展的實際情況發生脫節，因此，檔案管理機構或部門要積極引入現代化信息技術。這不但是時代的發展對于檔案管理工作提出的全新要求，也是信息技術時代背景下，檔案管理工作機構或部門所應當做出的必然選擇。近些年來，信息技術的快速發展與普及，極大地改變了社會公眾的生活方式。不過國內多數檔案管理機構或部門對于信息技術所帶來的影響和改變則或多或少地存在著不夠重視的情況，這種情況的產生一方面是因為檔案管理工作長期以來未能得到應有的重視，從而使得檔案管理部門或機構以及相關的從業人員也在一定程度上存在著得過且過的心理，同時，多數檔案管理機構或部門以及相關的從業人員在習慣了傳統的檔案管理工作模式之后，不愿意或怠于加以改變。部分檔案管理機構或部門受限于自身經費的不足，即便其產生了引入和應用現代信息技術手段的想法，但資金供給的不足，使其被迫堅持傳統的管理模式。面對前述情況的存在，檔案管理機構或部門應當積極尋求上級機關的資金扶持，同時，亦應當注重對自身工作理念的變革和創新，充分實現對現代信息技術手段的重視和引用。

三、結語

以上，我們從檔案管理過程中存在的問題入手，對檔案管理的規范化展開了研究。檔案管理工作是一項十分關鍵的工作，也是一項十分繁瑣的工作。希望今后的檔案管理工作中，管理部門和管理人員都能對現存問題引起重視，并著手加以改進，從而推動檔案管理工作的規范化發展。