大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

張小亞 中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司超高壓輸電公司大理局

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，海量的數(shù)據(jù)日益成為一種財(cái)富。一個(gè)企業(yè)要想利用好這些無(wú)形的財(cái)富，必須加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促使檔案管理工作更好地為企業(yè)服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

最早提出“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來(lái)的是全球知名咨詢公司麥肯錫，麥肯錫稱：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。”企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，加速實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的要求。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理延伸到電子檔案管理，文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展趨勢(shì)，要求檔案工作緊跟社會(huì)信息化步伐，加快檔案信息化建設(shè)。

傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)收集、整理、歸檔，統(tǒng)一保管在檔案庫(kù)房中。涉及檔案查詢利用時(shí)，需要根據(jù)檔案目錄等檢索工具進(jìn)行查找、定位，再到庫(kù)房中調(diào)檔，利用效率較低。這種方式顯然已不適用于高速發(fā)展的信息社會(huì)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)保存在信息化設(shè)備上，有利于高效檢索所需檔案信息，提高工作效率。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的要求。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，一個(gè)企業(yè)需要存儲(chǔ)和處理的信息越來(lái)越多，為合理配置資源，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取主動(dòng)權(quán)，提高企業(yè)信息化水平勢(shì)在必行。

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，真實(shí)地記錄和反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)各方面的信息，其管理水平是衡量企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的必然要求，也是增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化意識(shí)薄弱。大部分企業(yè)認(rèn)為檔案工作只是企業(yè)輔助性工作，在企業(yè)檔案的管理中也常常存在注重紙質(zhì)檔案管理忽視電子檔案管理的現(xiàn)象。企業(yè)不重視電子檔案的收集與歸檔，檔案信息化的意識(shí)較薄弱，工作積極性和主動(dòng)性不高，這對(duì)于檔案信息化工作的開展和推進(jìn)是一個(gè)巨大的阻礙。

（二）檔案信息化規(guī)章制度不健全。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這需要健全的檔案信息化規(guī)章制度來(lái)保障。然而，現(xiàn)階段各企業(yè)關(guān)于檔案信息化的規(guī)章制度不健全，無(wú)法保證企業(yè)檔案信息化工作的規(guī)范化開展。電子檔案的歸檔流程和規(guī)范不明確，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化質(zhì)量參差不齊，工作效率低下。

（三）檔案信息化設(shè)施設(shè)備落后。企業(yè)檔案信息化需要依托一定的數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像、錄音設(shè)備等。在信息化社會(huì)，計(jì)算機(jī)、掃描儀等是每個(gè)企業(yè)必備的基礎(chǔ)辦公設(shè)備，但這些設(shè)備并非檔案信息化專用，降低了檔案信息化效率。同時(shí)，設(shè)備硬件配置落后，軟件通用性和實(shí)用性較差，系統(tǒng)不兼容等普遍存在的問題會(huì)影響檔案信息化效果，使得檔案信息交流、傳播和使用受限。

（四）檔案信息化專業(yè)人才匱乏。檔案信息化意味著檔案的歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用等步驟都在計(jì)算機(jī)上完成，這要求檔案管理人員不僅要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，掌握電子文件的錄入、歸檔，電子檔案信息資源的查詢、開發(fā)和利用等，還要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)及手段，確保電子檔案的安全性。然而目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員均缺乏相關(guān)的知識(shí)與技能，對(duì)于檔案的管理僅僅停留在紙質(zhì)檔案的整理歸檔上，檔案信息化專業(yè)人才緊缺。

三、加快大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）高度重視企業(yè)檔案信息化工作。增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)有利于推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視企業(yè)檔案信息化工作，同時(shí)加強(qiáng)宣傳，不斷增強(qiáng)全體員工的檔案信息化意識(shí)，檔案信息化工作積極性和主動(dòng)性得到提升，整個(gè)企業(yè)的檔案信息化工作就能順利開展。

（二）建立健全企業(yè)檔案信息化規(guī)章制度。健全的檔案信息化規(guī)章制度是提高企業(yè)檔案信息化水平的重要保障。企業(yè)應(yīng)在國(guó)家、行業(yè)法律法規(guī)的指引下，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定符合自身的檔案信息化規(guī)章制度，完善電子文件的形成、歸檔、電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；同時(shí)要制定必要的安全措施，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保電子檔案的完整性和安全性。

（三）完善檔案信息化專用設(shè)施設(shè)備。企業(yè)應(yīng)加大資金投入，購(gòu)入檔案信息化專用設(shè)施設(shè)備，配備專用計(jì)算機(jī)、掃描儀，用于紙質(zhì)檔案的掃描、錄入；配備專用攝像、錄音設(shè)備，用于聲像檔案的制作；配備專用硬盤、加密U盤，用于電子檔案的存儲(chǔ)和備份。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)設(shè)施設(shè)備質(zhì)量把關(guān)，保證硬件軟件配置滿足檔案信息化要求，確保檔案信息化工作高質(zhì)高效開展。

（四）大力培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，人才是關(guān)鍵因素和核心要素。企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，建立完善的人才培養(yǎng)及引進(jìn)機(jī)制，有針對(duì)性地開展檔案信息化培訓(xùn)，培養(yǎng)一批檔案系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、檔案數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)與實(shí)施、相關(guān)技術(shù)的使用與研究以及檔案信息化建設(shè)運(yùn)營(yíng)與管理等方面的復(fù)合型專業(yè)人才。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)既是檔案管理發(fā)展的要求，也是企業(yè)信息化的要求。企業(yè)應(yīng)高度重視企業(yè)檔案信息化工作，加大資金投入，完善規(guī)章制度，培養(yǎng)專業(yè)人才，推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。