淺析事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作

劉君霞

【摘 要】會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等，不僅是記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證明材料，更是記錄事業(yè)單位改革歷程的重要見(jiàn)證資料，必須明確崗位、指定專人、重點(diǎn)整理、分類管理、妥善保管、有效保存。本文旨在通過(guò)日常工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)積累，分析筆者所在事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，并對(duì)此提出了一些對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案管理；事業(yè)單位；財(cái)務(wù)管理工作

一、機(jī)遇

為加強(qiáng)全國(guó)各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用各類企事業(yè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，2015年12月11日，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合公布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（令第79號(hào)），并規(guī)定自2016年1月1日起施行。2016年3月8日，為確保《辦法》有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過(guò)渡，兩部門又聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于新舊<會(huì)計(jì)檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》（財(cái)會(huì)〔2016〕3號(hào)）。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《辦法》、《通知》為今后各級(jí)企事業(yè)單位特別是事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了頂層設(shè)計(jì)和最高標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)檔案不僅僅是記錄單位內(nèi)部全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體，還是保證事業(yè)單位正常工作秩序的重要手段。因此，我們必須緊緊把握機(jī)遇，扎實(shí)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。以筆者所在資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)中心為例，其作為全市改制國(guó)有、集體閑置資產(chǎn)監(jiān)管、維護(hù)企業(yè)職工合法權(quán)益、為企業(yè)搞好協(xié)調(diào)服務(wù)等職能，肩負(fù)著國(guó)有企業(yè)改革穩(wěn)定發(fā)展的重要任務(wù)，而要想完成這個(gè)任務(wù)，單位本身就需要做好崗位配備、人員設(shè)置、資金預(yù)算等各方面的工作，因此，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確支持，已成為各級(jí)事業(yè)單位開(kāi)展工作的必要支撐。同時(shí)，還可以通過(guò)數(shù)據(jù)反映本單位開(kāi)銷明細(xì)，科學(xué)調(diào)控未來(lái)發(fā)展方向，防止出現(xiàn)亂用、挪用經(jīng)費(fèi)等違法違紀(jì)違規(guī)行為，扎實(shí)提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)崗位的工作效率。

二、問(wèn)題

雖然事業(yè)單位一般屬于財(cái)政撥款單位，但是囿于部門職責(zé)不夠明確、崗位職責(zé)不夠清晰、人員設(shè)置不夠?qū)I(yè)等多個(gè)方面的因素，下面以筆者所在單位為例，簡(jiǎn)述實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的三個(gè)主要問(wèn)題。

一是重視程度不夠高。眾所周知，會(huì)計(jì)檔案在事業(yè)單位中是必不可少的，更是事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)事務(wù)性、服務(wù)性工作的基礎(chǔ)，如果重視程度不夠，缺乏有效管理，不僅無(wú)法真實(shí)反映事業(yè)單位財(cái)務(wù)狀 況，還可能產(chǎn)生糾紛，甚至惹上官司。但是，許多單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，重視程度不高。一方面，單純認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作只是工作的需要，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這也是法規(guī)要求。根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并保障檔案工作的開(kāi)展。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中也明確規(guī)定，各單位必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。另一方面，有的事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視還只是停留在口頭上， “說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”。以筆者所在單位為例，會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏專門人員來(lái)抓，不利于會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行，因此必須建立健全科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制作為支撐，但是從目前的情況來(lái)看，絕大部分事業(yè)單位沒(méi)有完善的管理機(jī)制，甚至有的單位都沒(méi)有設(shè)立專門會(huì)計(jì)檔案管理的崗位，加上事業(yè)單位內(nèi)部管理層次較多，非常容易出現(xiàn)職責(zé)交叉、不清晰等問(wèn)題，一旦出現(xiàn)問(wèn)題各人員之間將陷入推諉扯皮的情況。

二是會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高。有些事業(yè)單位多年來(lái)一直存在財(cái)會(huì)檔案人員缺乏職業(yè)道德的情況，崗位人員因?yàn)槟挲g、能力、體力、精力等原因，不能夠始終堅(jiān)持原則，難以認(rèn)真執(zhí)行單位出臺(tái)的財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案管理制度，有的單位甚至出現(xiàn)了違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證的問(wèn)題；有的人員通過(guò)虛開(kāi)發(fā)票、建立假賬、建賬外賬、虛列成本等形式套取單位財(cái)政資金；有的單位會(huì)計(jì)只重視歸檔，忽視了對(duì)會(huì)計(jì)文件材料的收集、整理和歸檔工作？？上述行為均嚴(yán)重影響了各級(jí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的完整性。

三是電子檔案管理方式不夠高。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案記錄方式，但是隨著電子化、信息化的快速發(fā)展，存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的電子檔案也住建成為各級(jí)事業(yè)單位有效管理信息的載體。在這方面，江蘇、浙江、上海等地的事業(yè)單位進(jìn)展較快，信息化程度較早，不僅保留了原有的紙質(zhì)檔案，而且已經(jīng)將信息存入磁盤、光盤、硬盤等磁性介質(zhì)。但是，盡管信息化在會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越普遍的同時(shí)，仍然有一個(gè)共性的問(wèn)題值得我們關(guān)注，那就是各級(jí)單位普遍認(rèn)為自己既有紙質(zhì)檔案的保障，又有電子檔案的便捷，因此對(duì)便屬于對(duì)電子檔案的管理，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案年久失真的時(shí)候，突然發(fā)現(xiàn)電子檔案中的會(huì)計(jì)信息已經(jīng)無(wú)法讀取，造成無(wú)可挽回的損失。同時(shí)，隨著會(huì)計(jì)電算化的普及和軟件的升級(jí)換代，有的事業(yè)單位沒(méi)有做到將軟件系統(tǒng)安裝程序完好保存，導(dǎo)致原有的程序無(wú)法安裝，而新的程序又無(wú)法讀取原有的電子檔案，當(dāng)年苦心錄入的資料成為一堆“雞肋”——丟掉浪費(fèi)，留下無(wú)用。

三、對(duì)策

首先，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)各類會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性、有效性。會(huì)計(jì)檔案管理工作要想做得好，離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作水平和協(xié)調(diào)能力，要耐得住寂寞，會(huì)計(jì)檔案一般都是枯燥乏味的紙質(zhì)資料，常年堆放在檔案館或者儲(chǔ)藏柜中，塵土飛揚(yáng)，如果檢索不當(dāng)，常常需要逐個(gè)檔案盒查找、檢索、標(biāo)記，經(jīng)常忙活一整天，都見(jiàn)不到效果，因此，這項(xiàng)工作對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作熱情、耐力、容忍度都有著極高的要求，可以好不夸張的講，“干好了會(huì)計(jì)檔案管理，再干其他工作就會(huì)如魚得水”。但是，在實(shí)際工作中，不僅要強(qiáng)加會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，各級(jí)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，提高依法依規(guī)管理會(huì)計(jì)檔案的意識(shí)，做到學(xué)規(guī)、懂規(guī)、守規(guī)，并將會(huì)計(jì)檔案管理列入單位重要議事日程，加快推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理快速步入法制化、規(guī)范化、日常化的軌道。

其次，進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。財(cái)務(wù)檔案是否規(guī)范取決于事業(yè)單位是否將檔案管理工作納入日常工作總體，是否結(jié)合單位實(shí)際認(rèn)真研究制定檔案工作管理目標(biāo)。只有明確財(cái)務(wù)及各業(yè)務(wù)部門的崗位責(zé)任，建立健全會(huì)計(jì)管理制度，如加快制定并完善《X X X單位會(huì)計(jì)檔案崗位職責(zé)》、《X X X單位會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《X X X單位會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《X X X單位會(huì)計(jì)檔案移交、銷毀制度》等規(guī)章制度，切實(shí)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案從收集到整理，再到歸檔，最終到保存等各個(gè)管理工作流程的環(huán)節(jié)，按圖索驥，確保會(huì)計(jì)檔案從源頭建立到最終保管都嚴(yán)絲合縫地按照規(guī)章制度來(lái)，按照工作要求來(lái)，按照管理規(guī)范來(lái)。

第三，進(jìn)一步加強(qiáng)專門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要想成為一個(gè)稱職的會(huì)計(jì)檔案專門管理人員，紀(jì)律意識(shí)、思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德等各個(gè)方面必須“出人頭地”。《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定要求，檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。《檔案法實(shí)施辦法》中也明確指出，縣級(jí)以上政府檔案局要依照《檔案法》履行轄區(qū)內(nèi)的檔案工作人員的培訓(xùn)義務(wù)。因此，各縣級(jí)政府檔案管理部門應(yīng)該組織轄區(qū)內(nèi)的各事業(yè)單位，切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案專門人員的培訓(xùn)，引導(dǎo)他們切實(shí)增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的紀(jì)律意識(shí)、管理知識(shí)和操作技能，不僅要做好入職前的崗位培訓(xùn)，還要做好入職后的繼續(xù)教育。只有這樣，才能在各事業(yè)單位的檔案管理中有效防范各類問(wèn)題，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息提高質(zhì)量，增強(qiáng)事業(yè)單位活力。

第四，會(huì)計(jì)檔案定期清理、鑒定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位的會(huì)計(jì)人員應(yīng)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期清理，及時(shí)將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷、保管清冊(cè)，并會(huì)同本單位財(cái)務(wù)部門有關(guān)人員全面做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，對(duì)仍有保存價(jià)值的應(yīng)妥善保管，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的，要分類銷毀，尤其是有的雖然已過(guò)保管期限，但是目前仍未清結(jié)的原始憑證就不得銷毀，對(duì)保管期滿、無(wú)需再繼續(xù)保留下去的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)向單位主要領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)和建議，聯(lián)合單位保密部門做好相關(guān)會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，確保過(guò)期會(huì)計(jì)檔案銷毀工作順利完成。

四、小結(jié)

會(huì)計(jì)檔案管理工作水平不僅影響事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平，還會(huì)影響事業(yè)單位服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和推動(dòng)各項(xiàng)改革的能力。因此，在會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)入新時(shí)代的大背景下，各級(jí)事業(yè)單位必須緊緊抓住新時(shí)代發(fā)展提出的新要求，進(jìn)一步從觀念上更新認(rèn)識(shí)，從組織架構(gòu)上創(chuàng)新管理，從崗位職責(zé)上明確專人，從人員配備上精兵強(qiáng)將，會(huì)計(jì)檔案工作必將在事業(yè)單位改革、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)健康發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（海陽(yáng)市企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)中心，山東海陽(yáng) 265100）

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