淺議辦公室保密之“三要”

錢泓住

【摘要】在機關單位中，辦公室的工作環境較為特殊。工作環境相對較為枯燥乏味，信息高度集中，同時承擔公文管理和保管的職責，因而對于辦公室文秘工作人員的工作提出了相應的要求。但是在具體的公文管理和保密工作當中，又存在著諸多問題和風險。因此，從增加自我保密意識、做好保密文件處理辦法、正確處理公文的利用與關系等方面，對具體的工作人員提出了相應的要求。

【關鍵詞】辦公室；保密

在機關單位中，辦公室文秘人員的工作性質和崗位較為特殊。由于工作的關系，辦公室文秘崗位居于信息交流和傳遞的核心位置，是信息傳遞的關鍵環節。文秘人員除了服務好單位的公文運轉、信息傳遞和相應的待人接物之外，如何做好保密工作，是機關單位辦公室工作的一項重要要求。

一、要增加自我保密意識

單位辦公室文秘人員的工作崗位較為特殊，身處信息繁雜、上傳下達、溝通來往的關鍵崗位，在信息高度集中的環境當中，對于辦公室文秘人員自身的保密意識就提出了較高的要求。增強辦公室文秘人員的自我保密意識，繃緊保密工作這根弦，可以說是辦公室文秘人員和文秘崗位的首要要求。首先，對于工作中不直接接觸的敏感信息和相關內容，能夠做到不探、不傳、不講，以實際行動做到不打聽、不了解。最好的保密工作，就是控制信息的傳遞和知曉范圍，工作中少一些八卦的心理和習慣，多一些責任心和警惕意識，自覺的對于無關信息不去了解和擴散，就能有效避免泄密事件的發生。其次，對于自己因為工作關系需要掌握的信息，則需要做好信息的保守工作。辦公室文秘崗位所掌握的信息沒有小信息，其實任何一個消息或者內容，都能造成很大的影響。這就要求辦公室文秘人員在工作當中，對于與自己工作范疇有關的信息和內容，要能夠做到守口如瓶，不向外傳播。從根本上做好相應的保密工作。最后，則是在工作當中養成細心、謹慎、謹小慎微的行事風格和工作作風。往往一些信息的外泄造成的影響就是由于辦公室文秘人員在工作當中，由于粗心大意、工作不謹慎而造成的。因此，單位的辦公室文秘人員和文秘工作人員在具體的工作當中，應當細心謹慎，具有責任心，才能做好相應的保密工作和提高保密意識。

二、要做好保密文件處理辦法

在具體的工作當中，辦公室文秘人員和文秘工作人員應當嚴格按照單位的相關制度和要求，做好文件的處理傳遞和保管。對于那些涉及秘密應當保密的文件，做好保管工作，嚴格控制文件的傳遞和知曉范圍，避免保密信息的外泄。文件傳遞過程完畢之后，按照單位的規定做好涉密文件的清退工作。在傳遞的過程當中要保管好文件，做到不該看的人不讓他看，不該知道的人不讓他知道。而對于那些不涉及秘密的普通文件，則也應該做好文件的保管和處理，避免文件的遺失遺漏或者保管不當。無論是對于秘密文件還是普通文件，一方面是做好清退、傳遞等文件傳遞工作。而對于失去時效性，不需存檔的文件，則應該做好相應的銷毀處理工作，從而嚴格規范地執行好單位的相關文件保管和處理的規定和辦法。而對于有些單位制度不健全的問題，辦公室文秘人員和文秘則更應該主動作為，大膽創新，在文件的保管處理，尤其是秘密文件的處理方面，提出自己的意見和建議，摸索方法，不斷完善制度和要求，從而使單位的文件管理控制工作更好地建立健全和自我完善。

三、要正確處理公文的利用與關系

由于文秘工作崗位的特殊性，對于具體工作人員的工作能力，除了要求具有耐心、責任心、細心的基本品質之外，對于自身業務的學習掌握和靈活使用，同樣也有著不同的要求。具體來說，對于公文的使用制作和處理，辦公室文秘人員應該具有極其敏銳的觀察力、鑒別力和判斷力，能夠做到恰當的公文使用恰當的公文體例形式，傳遞給恰當的接收方。如對于上級單位要嚴格使用請示報告，對于平級單位要多用函件的形式，而對下級單位則做好通知的發放。首先，只有體例形式的得體恰當，才能保證具體事情在交流傳遞和工作的推進過程當中不被延誤。其次，在具體的公文制作當中，應該嚴格按照公文的標準和格式要求制作公文，避免出現五花八門的問題，從而為單位良好的對外形象做好保障。最后，則是對于單位收到的各類公文和文件，能夠做到及時處理準確傳遞。在處理的過程當中膽大心細，既不將文件傳遞給錯誤的接收人和接收方，又要保證文件及時高效地傳遞，不被遺漏和延誤，從而做好辦公室文秘人員和文秘工作崗位的本職工作。

在單位中，辦公室文秘人員的工作環境較為特殊。辦公室文秘人員的工作環境相對較為枯燥乏味，同時又是信息高度集中和承擔公文管理及保管職責的工作崗位，因而對于辦公室文秘人員的崗位工作要求也就提出了相應的耐心細致、責任心強和保密到位的基本要求。但是在具體的公文管理和保密工作當中，又時刻存在著問題和風險。因此，從增加自我保密意識、做好保密文件處理辦法、正確處理公文的利用與關系等方面，就對具體的工作人員提出了相應的要求，增強辦公室文秘人員和文秘工作人員的自我保密意識，做到細心謹慎，具有責任心，嚴格按照單位的相關制度和要求，做好文件的制作、處理傳遞和保管工作，從而做好本職工作。

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