加強開展高校電子檔案管理工作探析

楊東燕

【摘要】隨著高校加快數字化校園建設的步伐，無紙化辦公進程持續推進，越來越多的電子文檔亟待歸檔，電子檔案逐漸變成高校檔案館的主流館藏。鑒于此。如何開展好電子檔案管理工作是高校檔案館面臨的重要課題，下面對加強開展高校電子檔案管理工作的重要性與措施進行探討，助力高校檔案館提高檔案管理水平。

【關鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；工作措施

當今時代，基于現代信息技術的辦公自動化與電子政務高速發展，掀開產生電子文件、管理電子檔案工作的新篇章。在高校的辦公過程中，電子文件已經是主要資料，是政務信息管理與數字化校園建設的主要部分，加強開展高校電子檔案管理工作需要檔案館和檔案人員不斷探索和鉆研。

一、開展高校電子檔案管理的重要性

電子檔案指的是利用計算機、磁盤、軟盤、硬盤等設備存儲的各類電子文件，并通過磁盤或網絡在線、離線傳輸歸檔，由檔案管理軟件進行管理并提供利用，通常都有對應的紙質檔案。在網絡化、信息化環境下，開展高校電子檔案管理至關重要，其重要性主要體現在三個方面：一是加強高校檔案數字資源建設。高校不斷加快建設數字化校園的步伐，建設檔案數字資源有助于檔案館及時接收形成于各部門的電子檔案，實現數字整合，大大豐富檔案信息資源，方便教職工查看、利用。二是節約高校檔案管理成本。保管電子檔案的條件以及運作成本都明顯低于紙質檔案，在節約成本的同時統一收集、集中管理各部門電子檔案。三是增強檔案維護安全。和紙質檔案相比，電子檔案更能維護信息安全，防止檔案泄密。

二、加強開展高校電子檔案管理工作的措施建議

（一）采取可行措施，做好電子檔案管理基礎工作。為確保高校電子檔案的完整、安全及其管理工作的科學與高效，檔案館必須制定標準與制度，支持基礎工作的開展。其中主要涉及有關于電子文件、網絡的制度，保證網絡系統滿足驗收要求，密級不同的電子文件的計算機管理、著錄、傳輸等規定，還有應用軟件與計算機的兼容性標準、存放電子檔案的濕度與溫度等要求。與此同時，要自動上傳電子文件，及時完整地收集形成于單機上的電子文件。高校的檔案館應在網頁上建立自動上傳電子文件的窗口，方便各部門及人員及時上傳文件，并第一時間收集，在服務器上進行歸檔，提高電子檔案管理工作的效率。

（二）加強安全管理，有效保證電子檔案的安全性。因高校電子檔案管理工作使用的是現代技術，確立其法律地位和保密工作也應具有技術保障，安全則是一直以來的技術性難題。這就要求檔案館采取防火墻技術、加密技術等加強對電子檔案的安全管理，保證其安全性。防火墻技術能通過隔離網絡、限制訪問等途徑控制訪問網絡的權限，保護好網絡里的電子檔案資源；加密技術則能對網絡里傳輸的電子檔案實施加密處理，到達目的地之后解密、還原，預防非法用戶截取信息、盜用信息，是一種主動的、保證資源安全的基礎防御技術。檔案館必須建立電子檔案安全保證體系，健全檔案信息安全管理體制，并做到高校局域網和任何外網的物理隔離，加強密鑰管理與身份認證，依賴校園網絡安全傳輸電子檔案，保證檔案信息安全。

（三）促進檔案利用，發揮電子檔案的價值與效益。對電子檔案的收集與保管的終極目的在于迅速獲取信息并利用，檔案管理的服務性正是高校檔案工作賴以生存、發展的基礎，只有做好電子檔案的利用工作，發揮出電子檔案的經濟效益、社會效益，才能促進高校電子檔案管理工作朝著有益方向發展。高校檔案館有大量信息資源，應根據學校實際選擇有較高利用價值的電子檔案資料，深入挖掘其內涵，利用計算機進行檢索、整理、編研、開發，建立專題索引、組織沿革、大事記等，提高檔案管理水平。同時，通過校園網、互聯網、檔案館的網頁等實現對電子檔案信息的及時更新，共享信息資源，提高利用檔案信息的效率，方便各級領導隨時查閱、掌握高校開展各項工作的情況，優化檔案信息的查詢與檢索等服務，提高服務質量。

（四）堅持雙規模式，不斷提升高校電子檔案功能。加強開展電子檔案管理工作并非表示不再需要實物檔案、紙質檔案。相比之下，實物檔案、紙質檔案具有電子檔案無法比擬的優越性，不但表現形式更直觀，且保存壽命更長，更容易把握安全性。所以高校的檔案管理應實行雙軌制，不僅要管理好電子檔案，還要管理好實體檔案，以便在網絡不通時提供實體檔案應急，或遇到特殊情況時基于實體檔案再生電子檔案，或在無法確定電子檔案的法律地位時發揮原始檔案的作用，不斷提升檔案的功能。一是高校檔案館必須把現有實物檔案、紙質檔案保存好，留住學校珍貴的史料，并加強開展檔案的編研與利用。二是檔案館要及時升級現有電子檔案的文件版本，并完善分類代碼，統一實體檔案號、電子檔案號。三是檔案館要促使電子檔案信息資源庫和實體檔案相互關聯，提高檔案查詢速度。

三、結語

在網絡信息時代，虛擬數字文件、無紙辦公室、辦公自動化、電子檔案、數字檔案館等是不容忽視的問題，每個人都得益于網絡信息技術的快速發展，也應當承擔起解決它所引發的復雜問題。在實踐中，高校檔案館必須充分認識加強電子檔案管理的重要性，并采取做好基礎工作、加強安全保密管理、促進檔案利用以及電子檔案、紙質檔案雙軌管理等措施加強開展電子檔案管理工作，適應時代發展需要。

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