醫院人事檔案電子化管理淺析

侯仰鋒

【摘 要】醫院人事檔案管理是指對醫院人事檔案進行采集、整理和保管等工作。現代計算機信息技術的大面積應用，讓醫院人事檔案的管理實現電子化成為大勢所趨。利用現代化的管理方法和手段，引入信息資源開發技術，強化對醫院干部人事的檔案管理，能激發員工工作積極性，提高醫院經營水平，獲得更好的經濟效益。本文重點對醫院人事檔案如何實現電子化管理進行初步探討。

【關鍵詞】醫院人事檔案；電子檔案；人事信息

醫院人事檔案是醫院各類專業技術人員和管理人員成長履歷的依據和憑證，是對職工個人履歷、社會關系以及思想品德、工資待遇、獎罰等最客觀的記錄，是醫院對人才進行選拔、競聘等優化配置工作的基本依據。電子計算機技術不斷應用，讓我們進入了大數據、信息化時代。這也讓各行各業面臨著諸多機遇，也迎來了大挑戰。只有大力發展人事檔案電子化建設，才能適應信息化時代的發展要求。

1 醫院人事檔案電子化的必要性所在

計算機的廣泛應用，把我們帶入大數據時代。傳統紙質人事檔案管理方式由于存放無規律、查找過于繁瑣，而且提供的資料不全面，與信息資源共享的時代格格不入。再加上紙質人事檔案內容上的信息不對稱、形式上易作假性造成了一些問題，同時，紙質人事檔案傳遞過程中的人為性，可能導致因磨損而毀壞乃至個人信息失真的現象，所以電子化有必要。要想使檔案材料收集、歸檔、查借、保管、保密、鑒別、檢查、核對等變得更加便捷、快速，與應體制改革、人員流動相適應，實現檔案電子化勢在必行。

1.1 電子人事檔案易管理的同時方便查閱

紙質人事檔案對存放條件要求高，必須配備專門的檔案管理室，檔案大量堆放，加上年代久遠，管理人員的變動，導致查找目錄不全、不準，甚至有人事檔案材料丟失的現象，給檔案的調取查閱增加了難度。而電子檔案因為在電腦上有明晰的查詢目錄，查閱人只要根據索引就可以方便快捷地獲得所需信息，大大節省了辦事時間，提高了工作效率。

1.2 采集、歸檔和信息內容的全面性、更新化不受時空限制

因為電子檔案的數據能隨時更新，個人存檔信息能隨時實現補充和修改，讓人事檔案信息時效性和新鮮度更強；再加上計算機電子設備存儲容量很大，不必受紙張制約，使可錄入的信息比紙質檔案內容更加全面和細化。

1.3 電子人事檔案易于保存，與紙質并存能防涂改

電子人事檔案屬于電子信息數據，易于保管和存放，不會隨時間流失而發生損毀。然而，雖然人事檔案的電子化是不可避免的，但不能完全消滅紙質檔案。一是，人事檔案是社會公共管理中不可缺少的一種信息載體。二是，有些蓋章文件是需要留存原件的。所以，隨著電子檔案的普及，紙質檔案和電子檔案并存，分開存放，還能從根本上預防偽造、涂改檔案的現象；如果紙質案卷不小心被損毀或遺失，電子案卷則能為補充提供了憑證，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，保證了人事檔案的安全性和可靠性，實現了長期安全存放的目的。

2 信息化下人事檔案管理方式新舉措

2.1 加大無紙化閱檔建設

人事檔案電子化管理，而查閱卻仍沿用線下紙質手工查閱方式，使人事檔案歸檔和整理變得繁重，這與當前醫院檔案管理人員不足、管理水平落后形成矛盾。所以，要盡可能利用現代計算機技術和設備，使人事檔案全部實現信息化的同時，讓查閱、借閱等日常工作也實行微機化操作，才能解決這一矛盾，提高管理效率。

2.2 加大人事檔案與時俱進的更新

以往的人事檔案十分簡單，信息幾乎是處于靜止狀態，無法與職工的工作業績、后續教育、學歷變化等信息同步更新，造成了檔案信息失實。電子化管理，信息更新變得更容易，為了適應人才柔性流動的需求，便于檔案查閱流轉，今后應對這些動態信息及時錄入，不斷豐富人事檔案的信息。對于可以公開的部分由檔案主管部門制作并負責維護更改，以IC卡的電子檔案形式由個人持有，用人單位可以閱讀但沒有更改權，保證了檔案的真實性和客觀性，同時減輕了檔案管理的工作量。

2.3 構建統一共享的人事信息管理系統

要推動人事檔案的電子化，要充分認識到人事信息管理系統中主要數據來源于人事檔案的事實，構建人事檔案、人事信息同步化管理模式，開發全國統一或較大領域統一的人事信息管理大數據系統，將不屬于個人隱私內容在網上共享，減少人事管理與檔案管理的重復勞動，既保證了信息采集的及時、準確和完整，還可以提高對人事信息資源的利用率。對于重要的檔案材料，建議實行電子文件和紙質文件的歸檔雙套制，管理系統服務器必須與互聯網等公共信息網實行物理隔離，經常保持數據庫備份，確保檔案信息安全。

3 結束語

總之，人事檔案管理是醫院管理的的重要組成部分，只要堅持科學的、先進的現代管理方法和手段，借助現代科學技術進行計算機管理，與數字化時代同步，使電子信息檔案全面建立，才能極大地提升了人事檔案工作，減輕檔案管理強度，給檔案歸檔、查詢、利用等檔案業務帶來了極大的便捷，使人事檔案管理更加科學、合理、有序，為職工和醫院建設提供優質服務，促進社會和諧發展。

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