社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術(shù)的運用探討

劉婷婷

【摘要】與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，電子檔案具有操作簡單、可儲存大量內(nèi)容、信息傳輸快、復(fù)制完整性好等優(yōu)點，而條形碼技術(shù)是將信息儲存到電子檔案當(dāng)中的重要手段，是電子檔案構(gòu)建不可缺少的部分。本文簡單介紹了電子檔案與條形碼技術(shù)，就電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用及應(yīng)用效果進行了探討。

【關(guān)鍵詞】社保檔案管理；電子檔案；條形碼技術(shù)；應(yīng)用

計算機技術(shù)的發(fā)展帶動了電子檔案與條形碼技術(shù)在社保檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，對目前的社保檔案管理工作造成了巨大影響。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，完全改變了傳統(tǒng)的手工記錄檔案信息儲存模式，不僅提高了社保檔案管理工作的質(zhì)量，還在很大程度上方便了社保檔案管理工作的進行，節(jié)約了信息儲存和傳遞的時間，提高了工作效率。在目前信息化時代的大背景下，社保檔案管理工作所涉及到的參保單位以及參保個人檔案資料越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社保檔案管理的需求，所以電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為社保檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

一、電子檔案與條形碼技術(shù)概述

電子檔案主要是通過構(gòu)建公共、獨立的檔案信息管理平臺，將收集到的資料信息分類歸檔，儲存在電子信息系統(tǒng)當(dāng)中，實現(xiàn)對電子檔案資料信息的管理。而條形碼技術(shù)是指將檔案資料信息以一種計算機可識別的條形碼方式表示，當(dāng)需要將資料信息歸檔時，掃描條形碼就可以使條形碼與對應(yīng)的資料相匹配，一同儲存到電子檔案庫當(dāng)中；當(dāng)需要調(diào)用檔案資料時，只需要掃描檔案資料對應(yīng)的條形碼，就可以在電子檔案庫當(dāng)中調(diào)出對應(yīng)的檔案資料。

二、電子檔案與條形碼技術(shù)的應(yīng)用

（一）社保檔案的定位與管理。社保檔案管理單位需要依據(jù)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定對社保檔案信息進行采集、管理、分類及歸檔。在社保的各項業(yè)務(wù)辦理時，比如客戶個人資料的變更、社保數(shù)額的審核、社保的補交、社保的停繳等等業(yè)務(wù)結(jié)束時，都會涉及到許多業(yè)務(wù)資料，這些資料包括該項業(yè)務(wù)的大致流程、辦理業(yè)務(wù)的類型、辦理業(yè)務(wù)的時間等等。這些信息都需要記錄歸檔，如果使用傳統(tǒng)的檔案記錄方法，檔案資料整理歸檔會比較麻煩，而且后期的翻閱調(diào)用也十分不方便，所以可以利用電子檔案和條形碼技術(shù)，將業(yè)務(wù)編號轉(zhuǎn)化為條形碼的方式，并用專業(yè)的條形碼噴墨打印機或者激光打印機將條形碼打印出來，制成標(biāo)簽的形式，將標(biāo)簽貼到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，并掃描條形碼信息，將條形碼信息和相應(yīng)的電子檔案信息一同儲存到電子檔案庫當(dāng)中，并生成相關(guān)的搜索索引，當(dāng)需要調(diào)用時可根據(jù)索引快速找到相應(yīng)的電子檔案。而且，由于每個條形碼都是唯一的，不存在重復(fù)的可能性，所以每份電子檔案都是獨立的，不會因為編號問題而出現(xiàn)混亂或重復(fù)的現(xiàn)象。

（二）社保檔案的復(fù)制與備份。目前的社保檔案管理基本普及了計算機技術(shù)的應(yīng)用，而社保業(yè)務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)時采用的是流水號辦理業(yè)務(wù)的方式，所以每一份業(yè)務(wù)的信息都有相應(yīng)的流水號相對應(yīng)。而將流水號轉(zhuǎn)化為條形碼的方式，在每張社保業(yè)務(wù)辦理的憑證單上都附上條形碼，就可以有效避免業(yè)務(wù)信息的遺失，可以利用任一張憑證單上的條形碼將業(yè)務(wù)信息備份到電子檔案庫當(dāng)中，將條形碼與業(yè)務(wù)信息牢牢地綁定在一起，提高了條形碼技術(shù)應(yīng)用的可靠度。

三、電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用成效

（一）社保服務(wù)效率提高。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案條形碼與電子檔案庫直接相連，當(dāng)社保參保人員或單位需要查詢社保相關(guān)咨詢時，只需要將業(yè)務(wù)辦理憑條上的條形碼輸入到檔案管理平臺，即可在檔案管理平臺上了解想要了解的相關(guān)信息，加快了信息查詢的速度和準(zhǔn)確度，提升社保服務(wù)效率。如果是在紙質(zhì)檔案管理室需要調(diào)用紙質(zhì)資料，也可以通過掃描條形碼，從電子檔案庫中得到相應(yīng)資料所存放的位置信息，方便檔案的調(diào)用和歸檔。

（二）檔案安全度提高。傳統(tǒng)的手工記錄檔案管理可能由于各種環(huán)境因素或者人為因素而出現(xiàn)工作失誤，難以有效保證每一份檔案資料的安全性。人為記錄檔案出入信息時可能會發(fā)生信息的遺漏或者錯誤，而電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案管理人員從電子檔案庫中清楚地了解任何一份資料進出檔案庫的時間、檔案的存放位置、檔案調(diào)用責(zé)任人等，如果有特殊情況可以及時找到相關(guān)責(zé)任人進行處理，大大提高了檔案管理的安全度。

（三）檔案管理流程更加規(guī)范。在電子檔案與條形碼技術(shù)應(yīng)用后，檔案管理流程就會變?yōu)樯蓷l形碼—條形碼與檔案匹配—整理記錄—入庫、條形碼掃描—調(diào)用情況記錄—出庫的流程，整個流程更加科學(xué)、規(guī)范，也在一定程度上提高了檔案管理效率。

四、結(jié)語

電子檔案和條形碼技術(shù)在我國社保檔案管理中應(yīng)用時間還不長，但是從目前的情況來看，兩者在社保檔案管理領(lǐng)域有很好的發(fā)展前景。隨著應(yīng)用經(jīng)驗的積累和相關(guān)研究的進行，電子檔案和條形碼技術(shù)一定會在未來的社保檔案管理當(dāng)中發(fā)揮出更大的作用。

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