辦公自動化環境的文書檔案管理要點

周樹娟

摘 要：隨著現在社會上計算機技術的不斷發展，各個行業在進行檔案管理的過程中也不再局限于傳統的管理方法，而是在進行檔案管理的過程采用信息化技術的管理方法。在目前各個辦公場所進行文書檔案管理的時候，還需要在其中結合一定計算機技術，這樣對于提升整個企業自身文書檔案管理水平和其自身質量起到不可忽視的作用。因此，本文主要針對于現在我國各個企業在辦公過程中實施的自動化文書檔案管理進行深入研究，保證這項管理在企業中得到更加廣泛的應用。

關鍵詞：辦公自動化；電子檔案；檔案管理

在對現在社會上各個企業進行分析中，發現企業在不斷發展過程中自身經常會產生一些文書檔案，對于這些文書檔案來說，采取傳統的紙質檔案管理方法還存在一些弊端，主要弊端表現在整理和查找困難。因此要想保證企業自身檔案管理的便利性和準確性有一定提升，就需要在這個過程中采用適當的計算機技術，使得企業檔案管理的效率和準確性都有一定提升。目前對這種采取計算機信息技術進行的檔案管理主要是辦公自動化環境下的檔案管理，這就需要對這項管理手段進行全面的研究。

1 辦公自動化環境下的文檔管理優勢

在實踐研究中發現我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環境下的文檔管理中存在的三方面優勢進行詳細的論述。

第一，目前在我國社會上各個企業中實行的文檔管理大多數是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統的紙質檔案管理進行比較，發現在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業在實施檔案管理上的工作效率。

第二，在對現在企業內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環境下，相應的檔案管理人員可以將企業自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環境的影響，也就是說在任何環節下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發現這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發現采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。

第三，在企業發展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業得到更好的發展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現我國企業內部檔案的全面化和規范化都起到不可忽視的作用。

2 辦公自動化環境下文檔管理的問題

2.1 網絡辦公環境存在安全風險

在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；此外，檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

2.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。

3 辦公自動化環境下文檔管理的有效手段

3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，企事業單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。

3.2 以培養高素質的檔案管理人員為基礎

只有培養一支專業的、高素質的檔案管理隊伍，才能使現代化的辦公設備得到最大限度的利用。辦公自動化環境下的檔案管理要求管理人員不僅應當掌握文檔處理方面的基礎知識，還需熟練操作計算機等電子設備，靈活運用辦公自動化系統來實現信息數據的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環節。為此，企事業單位應當定期組織培訓與講座，有效的提高檔案管理者的業務素養和管理水平。

結束語

現代計算機信息技術的發展標志著檔案管理上的變革已經到來。在此背景下，檔案管理部門作為企事業單位中不可取代的一部分，更應當積極探索自動化辦公設備與系統的強大功能，敢于嘗試，勇于創新，利用先進的信息技術與完善的管理制度不斷加強和提高辦公自動化環境下的檔案管理工作。

參考文獻

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