淺談電子檔案管理在大學檔案管理中的應用

馬曉丹

摘要：大學檔案管理對學校發展尤為重要，應當把大學檔案管理工作與學校規劃發展聯系起來，面對現階段大學檔案管理中存在的諸多問題，學校要加強大學檔案管理人員的培訓，提升大學檔案管理人員的職業素養，使得管理工作更高效，更便捷，從而更好的服務學校，服務社會，為學校的發展建設做出杰出貢獻。

關鍵詞：電子檔案；大學檔案；管理；應用

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

電子檔案管理的應用不僅僅在大學檔案管理中很重要，它在企業檔案管理中的應用也有著非常重要的地位。在學校中，它能很便捷的存儲學生的大量信息，方便其他人查找、管理，為學生后續就業提供了便捷服務，使檔案的傳遞更快速，高效，在企業中，電子檔案管理的高效、有序，使得各個部門的管理里工作銜接緊密，企業的發展更加迅速，從而促進了社會的發展。

一、大學檔案管理現代化的現狀及意義

全國教育的不斷發展，各個大學的招生人數不斷增加，數以千萬計的數據存儲，變遷，使得大學學生檔案管理的難度增加，學生檔案如實的記錄了大學生的德、智、體、美、勞及大學生在大學中的一切發展，為學生以后找工作提供了重要的依據，所以大學學生檔案管理是學校所有工作中最為重要的。

大學檔案管理現代化的現狀是學生數量多，數據多，電子檔案管理的工作量大，數據傳遞次數頻繁，檔案管理不規范等。所以我們要提高大學檔案管理的工作效率。

大學檔案管理現代化的意義：第一，大學學生檔案管理在學生的思想教育方面很重要，學校在對學生進行思想教育工作時，可以根據學生檔案的如實反應針對不同的學生采取不同的教育方法，讓每個學生都能成為有道德修養的人，學生檔案提供的信息是學生工作能否順利執行的保障，電子檔案管理的建立提高了檔案的利用率，陪養了學生的積極性，提高了他們的競爭意識，讓他們在競爭中不斷進取，電子檔案管理的便捷查詢服務使得學校能夠很容易了解到優秀人才的全部情況，有利于學校優秀人才計劃的培養，學生檔案管理的建立為學生的素質培養提供了保障。第二，大學檔案管理為大學發展提供了服務，學生檔案管理又是學校管理工作中最為重要的，學?？梢詮膶W生檔案中提取很多有用的信息，并且能夠從學生檔案中發現學校教育中存在的問題，電子檔案的管理方便學校及時發現問題，找到解決問題的方法，從而提高學校的教學質量，推動學校教育全面發展。

二、大學檔案管理應用中存在的問題

隨著科技的發展，檔案管理也在逐步向現代化發展，電子檔案管理的出現為大學檔案管理提供了方便，但同時也存在著很多問題，大學檔案管理中存在的問題分為以下兩個方面。

1.電子檔案本身存在的問題

（1）電子檔案存儲的安全性，網絡安全問題時有發生，電子檔案有高速讀寫功能，一旦被盜取，它將會泄露大量的信息，對個人造成嚴重傷害，對學校造成難以挽回的損失。

（2）電子檔案易缺失，紙質檔案出現錯誤，容易被人發現，容易改正，電子檔案出現錯誤會對后面的大量數據都有影響，且不易被發現，容易造成嚴重的后果，電子檔案不及時維護更新，容易造成數據丟失，有些重要的信息一旦丟失，會對學校的工作造成嚴重影響。

（3）電子檔案不具備長期可讀性，科技在不斷發展，計算機的發展更是迅速，電子檔案對新的設備會產生不兼容問題，容易造成數據丟失，使得電子檔案不能長期使用，為學校檔案管理工作增加難度。

2.管理制度存在的問題

（1）大學學生檔案管理人員對自己的職責不清楚，管理人員未經過專業培訓，對檔案收集、整理、歸納的內容不清楚，從而使收集的內容有重復，導致收集工作量大，效率不高。

（2）大學學生檔案管理意識不強，學校對大學學生檔案管理不太重視，在開會過程中沒有反復強調，造成管理人員的不重視，開始出現懈怠情緒，導致管理工作中出現各種各樣的問題。

（3）沒有確立專門的審查監督機制，導致管理松懈，出現學生檔案泄露等問題，對學生未來的發展造成影響，管理人員對自己的工作不仔細，不認真，在學生檔案的編輯過程中出現錯誤，可能對多個學生造成影響。

三、大學檔案管理應用的改進措施

1.電子檔案的安全改進

加強電子檔案的設備及網絡安全，存儲電子檔案的計算機只用來存儲檔案信息，不能再作為其他設備使用，以免造成數據丟失，對設備定期檢查、維護，以免設備損壞造成數據丟失，對存儲的數據要進行備份，一旦數據損壞，還可以使用備份的數據，不至于造成嚴重損失，通過網絡防火墻等安全措施加強對網絡安全的管理，避免在數據傳輸過程中出現丟失、損壞等問題。

2.增強電子檔案的長期可讀性

延長電子檔案的使用時間，對存儲設備及時更新，保證存儲環境的穩定性，管理人員不能私自讓其他人員查看存儲的信息，以免其他人對其進行刪改，確保大學生檔案管理的私密性。

3.提升工作人員的素質

大學檔案管理中要加強工作人員的素質培養，學校要對管理工作人員進行思想教育培訓，提高他們對大學檔案管理重要性的認識，只有具備良好的思想政治素養，才能明白自己的職責所在，在以后的工作中，才能更好的發揮自己的作用。

4.規范管理的操作流程

大學檔案管理要規范操作流程，確立專門的審查監督機制，對工作人員的工作及時檢查、監督，防止工作人員在工作中出現各種失誤，不能及時發現改正，影響后續工作的進度，審查監督機制還能對工作人員的行為進行監督，一旦工作人員有不良的行為習慣，審查監督機制能夠及時發現并制止該工作人員的行為，從而使管理制度更加完善。

大學生檔案對大學生今后的工作和生活尤為重要，所以大學檔案管理在大學管理工作中有著及其重要的地位，隨著信息化時代的發展，電子檔案的建立，大學檔案管理的工作要更加規范，避免出現失誤，否則會對學生以后尋找工作帶來困難，學生檔案是學生大學生活的真實寫照，這就要求學校對大學檔案管理更加重視，加大大學檔案管理力度，使檔案管理工作與學校其他工作同步發展，提高學校的管理質量，加強學校建設，使得學校在未來能有更好的發展。

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