電子檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍越來越廣泛，在人事管理工作中出現(xiàn)了許多的電子檔案，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、記錄、瀏覽、傳遞、發(fā)布，一方面滿足了單位在日常工作中的需要，同時(shí)也方便了使用者在就業(yè)、調(diào)資、升級(jí)、職稱評(píng)定以及退休等方面的信息查找和時(shí)間認(rèn)定；另一方面在使用過程中也存在著一些問題，比如，由于泄密、操作不當(dāng)?shù)仍颍菀装l(fā)生電子檔案被隨意訪問、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，在一定程度上制約了電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。文章對此進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案 管理 規(guī)范化 科學(xué)化 問題 對策

中圖分類號(hào)：G271；F240 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）10-261-02

檔案管理從狹義來理解，就是檔案業(yè)務(wù)的工作。是檔案室利用一定的方法、規(guī)定、制度以及相關(guān)原則進(jìn)行檔案管理，從而使檔案這一關(guān)系社會(huì)、單位以及每一個(gè)人重要的信息資料為社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。提高行政事業(yè)單位與企業(yè)的工作效率，保證這些單位的工作質(zhì)量，同時(shí)能維護(hù)一段時(shí)期真實(shí)的歷史面貌。檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)性，因?yàn)樗涗浟诉^去和現(xiàn)在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據(jù)。檔案的真實(shí)性、可靠性決定了檔案是第一手參考材料。檔案真實(shí)記錄了單位工作的開展和結(jié)果，完整的、系統(tǒng)的檔案是一個(gè)單位、一個(gè)職工工作內(nèi)容與成果的書面概括和客觀的反映，為今后工作的開展提供真實(shí)的參考和憑證。檔案管理信息來自單位工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括單位上級(jí)主管對下級(jí)下發(fā)的指令、條例、規(guī)定等。這些信息都是通過檔案管理這項(xiàng)工作來進(jìn)行分門別類的管理，方便日后的查詢。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)步入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍越來越廣，在人事管理工作中也使用了計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案服務(wù)，出現(xiàn)了許多的電子檔案，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、記錄、瀏覽、傳遞、發(fā)布，一方面滿足了單位在日常工作中的需要，同時(shí)也方便了使用者在就業(yè)、調(diào)資、升級(jí)、職稱評(píng)定以及退休等方面的信息查找和時(shí)間認(rèn)定；另一方面也存在著一些問題，比如，由于泄密、操作不當(dāng)?shù)仍颍菀装l(fā)生電子檔案被隨意訪問、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，在一定程度上制約了電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。筆者擬在本文中對此進(jìn)行探討，旨在引起相關(guān)人士對電子檔案管理存在的問題進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

電子檔案的出現(xiàn)是伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，21世紀(jì)60年代起，計(jì)算機(jī)就對電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會(huì)議上，就提出了自動(dòng)處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會(huì)議上，也相繼對電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案和電子文件等幾個(gè)發(fā)展歷程，近年來逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。21世紀(jì)初，國家質(zhì)檢部門頒布實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。

電子檔案的概念與定義的共同的特點(diǎn)是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子檔案一般有以下幾個(gè)特征：

1.電子檔案具有獨(dú)立性。由于電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲(chǔ)位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲(chǔ)環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。

2.充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備。由于電子檔案系統(tǒng)中的檔案材料主要通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，所以對其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，無論是電子檔案的制發(fā)、存儲(chǔ)、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計(jì)算機(jī)來完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。

3.存在一定的安全隱患。電子系統(tǒng)中的檔案是依靠計(jì)算機(jī)來完成的，由于計(jì)算機(jī)中互聯(lián)網(wǎng)登陸非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對就非常容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現(xiàn)實(shí)問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計(jì)算機(jī)硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。

二、電子檔案管理存在的問題

正如前文所述，電子系統(tǒng)中的檔案存在著一定的薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會(huì)給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現(xiàn)在：

1.原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實(shí)、全面、完整地反映出來，具有很強(qiáng)的技術(shù)要求。

2.電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重。現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強(qiáng)的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、發(fā)布、瀏覽，就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子檔案管理帶來嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、解決電子檔案管理問題的措施

針對上述問題，為了有效地防范電子檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，確保電子檔案的安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，筆者認(rèn)為可以通過采取以下方法解決：

1.規(guī)范電子檔案管理體系的建設(shè)。隨著電子檔案使用的逐漸增多，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實(shí)情況，加強(qiáng)電子檔案管理體系建設(shè)，建立與健全統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化電子檔案管理流程、工作人員職責(zé)、操作方法、以及相關(guān)的紀(jì)律，進(jìn)一步明確檔案中的技術(shù)難點(diǎn)以及電子檔案材料的類別，從而保證電子檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化。

2.完善電子檔案管理技術(shù)手段。在電子檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)，并且提前做好備份在有條件的情況下，還要堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案“兩條線”，防止出現(xiàn)因電子檔案管理發(fā)生問題，技術(shù)操作失誤將全部檔案資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.健全電子檔案管理相關(guān)法規(guī)。強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子檔案管理的有關(guān)條款，為建立健全電子檔案管理營造一個(gè)比較寬松的和諧環(huán)境，做到有法可依、有法必依，增強(qiáng)電子檔案管理的法律效力。

4.提高電子檔案管理人員的整體水平。“魔高一尺，道高一丈。“在信息變化氣象萬千、大數(shù)據(jù)、高科技極速發(fā)展的時(shí)代，只有真正掌握并擁有最尖端、最全面的信息技術(shù)的人員，才能做到“防患于未然”，杜絕一切可能發(fā)生的安全風(fēng)險(xiǎn)，一切皆在掌握中。因此，要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作人員的后續(xù)教育工作，采取多種方法，進(jìn)行培訓(xùn)，努力提高他們的理論知識(shí)與技術(shù)水平，特別是要對員工動(dòng)手能力和風(fēng)險(xiǎn)防范能力進(jìn)行全面考核，促使他們都能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求，非常熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)各種程序的操作。要邀請計(jì)算機(jī)公司與工程技術(shù)人員定期抑或是不定期地對檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而使大家都能夠成為合格的計(jì)算機(jī)操作人員。

四、結(jié)束語

檔案管理是反映社會(huì)信息、記錄歷史發(fā)展的基石，是國家文獻(xiàn)系統(tǒng)地重要組成部分，對整個(gè)社會(huì)、單位以及每個(gè)人都有著非常重要的意義，絕不是一些人認(rèn)為的“可有可無”、“有時(shí)重要有時(shí)不重要”。特別是在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”人才流動(dòng)頻繁的當(dāng)今社會(huì)，無論是行政事業(yè)單位抑或是企業(yè)用人部門，對職工的人事檔案都非常重視，既要了解每個(gè)人的經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)背景、文化程度、技術(shù)職稱等，也要掌握其政治、信仰、愛好、專長以及相關(guān)信息。因此，人事部門要做好“兩條線”的工作，一方面要做細(xì)做實(shí)檔案的基礎(chǔ)工作，依靠原始的紙質(zhì)檔案，維護(hù)人事檔案原始的、可信的檔案公信力；另一方面要采取現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，將員工的檔案信息重新整理、錄入，從而達(dá)到長期保存、使用便捷、科學(xué)高效的目的。切實(shí)保護(hù)每一位員工的合法權(quán)益與應(yīng)有的政治待遇、社會(huì)待遇，避免由于檔案遺失或是信息不清而造成的各種麻煩，從而調(diào)動(dòng)廣大干部職工的工作熱情，有力地推動(dòng)單位和社會(huì)的發(fā)展。

由于計(jì)算機(jī)普及程度的日益提高，今后電子檔案將會(huì)越來越普遍，在方便工作的同時(shí)，也出現(xiàn)了一系列的管理與風(fēng)險(xiǎn)防范、有效抵制黑客攻擊、病毒傳播等問題，因此對于檔案管理機(jī)構(gòu)和工作人員來說，確保電子檔案的真實(shí)、完整存在，便于日后參考利用便成為一項(xiàng)重要任務(wù)。在日常管理中，應(yīng)當(dāng)科學(xué)地了解和把握檔案管理中存在的各種問題，并且及時(shí)采取行之有效的措施加以解決，從而保證電子檔案管理更加安全、科學(xué)。

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[2] 楊大鵬，丁靜.論電子文件迅速發(fā)展帶來的檔案管理模式變革. 山東檔案，2015（8）

（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010050）

[作者簡介：曹文波（1975—），男，漢族，本科，研究館員，研究方向：勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)，檔案管理]（責(zé)編：若佳）