試論如何做好企業文書檔案歸檔管理

姚媛

【摘要】企業文書檔案歸檔，對企業、社會乃至國家都有重要作用，但是很多企業對檔案歸檔管理不重視，存在諸多問題。對此，本文提出了做好企業文書檔案歸檔管理的指導建議，以期引起企業重視文書檔案歸檔整理工作并掌握科學有效的歸檔管理方法。

【關鍵詞】企業檔案；文書檔案；歸檔

一、企業文書檔案歸檔管理的必要性

企業文書檔案是在企業生產經營管理過程中形成的具有重要保存價值的資料，包括企業企劃文件、審計和考核相關材料等，不但記錄著過去，對企業經營發展以及管理改進都具有基礎依據性作用，尤其是企業發展進程中的大事件是企業整體發展規劃，具有重要參考價值。對于一些大企業，各個部門工作開展不但要進行全局考慮，更需要保證企業持續性發展，這就需要檔案提供輔助服務。有的企業在經營發展中會產生涉訴問題，有的文書檔案是可以作為證據使用的，因此文書檔案歸檔整理有著十分的必要性。檔案要經過收集、整理和歸檔才能形成完整檔案，保證檔案的完整性、真實性，這是檔案管理的基礎，作為企業應當重視自身檔案歸檔管理工作，為企業運營發展發揮最大作用。

二、企業文書檔案歸檔管理中存在的問題

（一）企業對文書檔案歸檔管理普遍不夠重視。企業在經營發展中所形成的各種文件資料不但缺少檔案歸檔管理部門，對于各個部門保管來說，沒有歸檔保管意識，許多文件資料用完后被隨意丟棄，有的被銷毀，使得許多企業想要找回以前相關資料都十分困難，無論是作為管理參考依據還是應對各種檢查或者作為證據使用都形成掣肘，這些都是缺乏檔案管理意識的表現，歸根結底在于企業對文書檔案歸檔管理不夠重視。

（二）企業現有檔案管理人員工作落實不到位。當前有些企業在文書檔案歸檔管理方面安排了專人負責，但是相關管理人員在具體工作中存在著許多問題，嚴重影響檔案管理質量的水平。首先，企業文書檔案歸檔管理人員思想上不重視該項工作，許多任職該崗位的管理人員不是專業人員，還有屬于兼職，在企業還有其他崗位，對檔案歸檔工作不重視，對歸檔管理工作也缺乏責任意識。其次，現有檔案管理人員在文書檔案歸檔管理方面缺乏規范性和邏輯性，從收集檔案就不夠全面，有的只管收集重要檔案而不管普通檔案，有的普通文書檔案與重要文書檔案一起歸檔，對歸檔檔案真實性缺乏考量，不問出處，導致檔案歸檔的全面性、真實性和連貫性嚴重受影響，使檔案能夠發揮的作用也有限。再次，現有檔案管理人員對文書檔案歸檔管理的安全性不強，尤其是一些紙質文書檔案，經常存放在檔案柜或者倉庫，時間較長或者存放檔案越來越多，就會忽視之前檔案，處理時也缺乏對檔案涉密以及重要性的劃分，隨意處理，給企業帶來不安全因素。

（三）企業文書檔案管理信息化水平不高。在信息化發展應用中專業規范的檔案管理信息化已經有了很大進展，但是在企業文書檔案歸檔管理方面，信息化水平卻不高，與上文所述企業不重視等都直接關系，同時由于企業的文書檔案歸檔規模較小，不夠專業。在有檔案管理的企業中，文書檔案一般是在資料室、檔案柜中進行存放，這種傳統管理方式不但無法保證檔案安全，也不便于檔案使用，信息化管理在檔案歸檔分類、管理利用等方面都有著明顯優勢，作為企業應當重視檔案管理的信息化建設。

二、做好企業文書檔案歸檔管理的對策建議

（一）強化企業對文書檔案歸檔管理的重視。作為企業應當全面充分認識文書檔案對企業發展重要的價值意義，重視文書檔案歸檔管理工作，只有企業重視才能在各方面保障和支持具體工作的落實。因此企業不但要安排專人負責，還要由具有專業檔案管理知識技能的人員擔任，確保按照規范流程和要求對文書檔案進行收集、歸檔和管理，保證檔案全面性、真實性和連貫性，力求在企業經營發展中發揮文書檔案的依據效用。

（二）提高企業文書檔案管理人員的素質水平。首先，企業檔案管理人員要強化自身思想素質，從思想上認識到文書檔案歸檔管理的重要性，樹立起對檔案管理的責任意識，只有發自內心認識到該項工作的重要性，才能在具體歸檔管理中做到規范有序。其次，企業檔案管理人員要強化自身業務素質，學習有關檔案歸檔管理知識和技能，熟練掌握相關規范要求，包括檔案收集如何保證全面真實、檔案歸檔如何進行分類都是需要檔案管理人員在理論和實踐中不斷提高的。作為企業也應當支持檔案管理人員參加相關業務培訓，不斷提高業務水平。再次，企業檔案管理人員還要加強對文書檔案歸檔安全管理。這還需要企業制定相關檔案管理制度，包括對文書檔案歸檔、管理進行歸檔時限、歸檔范圍、更新等方面進行規定，對于不同重要程度檔案設置不同歸檔時限，避免出現進來新檔案就將舊檔案一律遺棄的現象。

（三）加強文書檔案歸檔管理信息化。雖然本文所探討的是文書檔案歸檔管理，但并不意味著只有傳統保存一種方式，利用信息化加強對文書檔案歸檔管理還是十分必要和有益的。上文提到傳統檔案保存有損壞的風險性，筆者認為可以利用現代信息化技術方式對文書檔案進行掃描、復印等形成電子版來進行保存，兩種方式同時保存更有利于安全，同時電子歸檔還能夠進行多種分類保存，方便查找應用，電子歸檔管理還有益于長期保存，對企業發展能夠提供完整資料。

【參考文獻】

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