規范檔案管理工作的措施探究

朱強

【摘要】檔案管理事務的開展具有極其重要的現實意義，但在實際工作過程中，由于某些問題的存在，事業單位內部檔案管理事務缺乏相應的規范性。本文主要結合現實情況，對檔案管理工作現狀進行相應的分析，并提出相應的戰略性意見。

【關鍵詞】檔案管理工作；措施

一、檔案管理現狀分析

（一）事業單位內部檔案管理體系缺乏規范性。機關事業單位內，檔案管理體系的存在具有極其重要的現實意義，能夠通過相應的規章制度對整個檔案管理工作加以規范，盡可能降低檔案丟失、損壞等現象發生的概率。但就目前而言，大多數事業單位內部缺乏規范性的檔案管理體系，對整個檔案管理工作的開展具有較大的消極影響。實際工作過程中，機關事業單位內部檔案管理體系缺乏規范性主要表現在以下幾點：一是缺乏對檔案辦理人員的相關約束，相關作業職員行動散漫，檔案管理事務的開展缺乏嚴謹性。二是在檔案管理工作開展的過程中，許多方面尚未形成統一的標準，如存檔制度的不統一，而這一現狀會給整個檔案管理工作帶來極大的阻礙作用。三是單位內部信息化進程和檔案管理信息化進程兩者存在不一致的情形，使單位內部信息不能及時有效地更新，造成檔案信息缺乏完整性。

（二）事業單位檔案管理工作信息化程度不高。實際工作過程中，由于現階段單位內部檔案管理工作信息化程度較低，從而對整個檔案管理工作產生了一定程度的不利影響。單位內部檔案管理工作信息化程度低主要體現在兩個方面：一是現階段我國國內市場上出現的檔案管理數據庫數量眾多，但存在較多重復之處，信息化資源的質量較低。二是檔案管理工作信息化對人員的計算機知識技能要求較高：一方面，單位內部檔案管理人員本身計算機知識技能較為缺乏。另一方面，由于實際工作過程中單位內部的檔案管理人員對傳統檔案管理方式方法更為熟悉，開展信息化檔案管理工作難度較大。

（三）檔案管理人員專業素質不高。實際工作過程中，大部分機關事業管理層對檔案管理工作的認知存在錯誤，在他們的認知中，檔案管理工作的開展可有可無，其重要性未能得到及時有效的重視，進而造成大多數事業機關內部檔案管理人員多為年齡偏大、臨近退休的老職工或在單位兼職上班的臨時員工，這一現象給整個檔案管理工作的開展帶來極大的阻礙。一方面，老員工或臨時員工本身信息化、檔案管理等能力都較為缺乏，本身不具備勝任單位內部檔案管理工作的能力；另一方面，這類人員存在較大的流動性和不穩定性，不利于檔案管理工作的可持續發展。

二、機關事業單位檔案工作規范管理策略的提出

（一）提高機關事業單位檔案管理工作的使用率。實際工作過程中，增加事業單位檔案管理工作的使用率是規范檔案管理工作的重要舉措之一，其內容包括以下幾個方面：第一，專門設立檔案管理的相關科室，并指派專人負責整個檔案管理工作的開展。第二，實現事業單位內部檔案集中管理，為檔案管理工作的順利開展做好系列準備工作。第三，積極提倡檔案管理工作信息化進程，最大限度提高檔案管理工作的效率和質量，增強管理檔案的完整性和系統性。

（二）建立健全機關事業單位內部檔案管理制度。事業單位的存在，對我國整個社會的發展產生了極大的促進作用，規范科學化的檔案管理制度，對事業單位的發展有著極其重要的現實意義。實際生活中，事業單位應嚴格按照國家法律法規，建立嚴格且行之有效的事業單位檔案管理制度，積極加強檔案管理工作的規范性，對整個檔案管理工作實施相應的監督管理，要求檔案管理人員做到按規章制度辦事、依法管理，最大限度地避免管理人員違規現象的產生。

（三）積極促進事業單位信息化檔案管理水平的提升。隨著我國經濟和科學技術的不斷發展，尤其是我國互聯網科學技術水平的不斷上升，各個行業都在信息化道路上呈現快速發展態勢。為了更好地提高管理水平，機關事業單位內部相關工作的開展主要包括以下幾個方面：一是依靠專業人員建立單位內部檔案信息數據庫，為管理人員添加、查詢相關檔案創造相應的便利，從硬件設施上促進檔案管理信息化進程的加快。二是提高檔案管理人員進入門檻，對檔案管理人員的信息化技能等設置一定的要求，并定期舉辦相應的培訓活動，提高檔案管理全體人員的綜合素質。

三、結語

綜上所述，機關事業單位內，檔案管理相關事務的開展具有極大的必然性，規范該項事務的開展，對促進單位管理水平上升和單位發展等有極其重要的現實意義。該項事務的開展，不同機關內部存在的問題具有相應的差異性，因此，相關策略的提出應具有較強的針對性和時效性，必要時可以通過向他人學習的方式改進本單位工作的開展。

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