高校團員檔案管理問題研究

孫潤

【摘要】本文從高校團員檔案入手，研究高校團員檔案對共青團改革的重要意義，并發現高校團員檔案存在的三點問題，內容簡單信息較少，不便于團員整體情況的了解；管理方式的落伍，使得信息老化不能及時更新；缺乏專業人員的管理，無法調動信息的真正價值。提出對應的四點建議，豐富團員檔案內容，增添個性化定制內容；團員檔案納入大數據管理，實現動態更新；培養一批專業管理人才，提高團員檔案利用率；增強團員檔案意識，自主建立成長檔案。

【關鍵詞】團員檔案；共青團改革；檔案意識

團員檔案是高校團建中的基本元素之一，構成團員信息庫的重要組成部分，是上級團組織了解團員整體情況的重要抓手，高校團員檔案的建設與管理具有不言而喻的重要意義。尤其是在《高校共青團改革實施方案》下發后，團員檔案管理內容、管理形式的變革已經成為必然，只有用好管理好團員檔案才能為共青團改革提供有力的保障。

一、高校團員檔案管理存在的問題

（一）內容簡單信息較少，不便于團員整體情況的了解。現行的團員檔案主要包括入團申請書、入團志愿書和團員證。兩書一證的團員檔案形式在中國已經有幾十年的歷史，在這幾十年中無論是青年團員的生活環境還是思維方式都已經發生了翻天覆地的變化，而團員檔案的老三樣卻從未變革，已經不能滿足時代高速發展的需求。檔案信息量匱乏，缺少個性化內容，不便于獲取高校團員的整體情況及團員個性素質信息。從而導致在高校共青團改革的進程中無法掌握有效的團員信息數據，使得團內政策的制定及變革方向的確定存在一定的偏差。此外，由于團員檔案信息的單一，使得上級團組織無法及時發現團員的自身優勢及個性差異，不利于調動團員自身的活力，也無法落實差異化的團員教育，制約著高校共青團思想引導作用的落實與發展。

（二）管理方式的落伍，使得信息老化不能及時更新。目前大多數高校的團員檔案仍是以紙質的方式保存，尚未建立數據庫錄入互聯網，這種傳統的檔案管理方式不僅不利于檔案信息的保管，易造成信息的滅失，在檔案的調取與信息的查閱時也是極為不便利的。這也就造成很多高校在統計團員檔案信息時成了一次性工作，一次性統計，一次性收取，事后再無更新補充，每年的團證注冊成了唯一的年檢方式，使得團員信息不能及時更新，這也大大降低了團證信息的時效性與真實性，使得團員信息喪失了其內在價值。尤其是在大數據時代的今天，信息以其時效性發揮著巨大的價值，管理方式的落伍，信息更新的遲緩，嚴重制約的團員檔案真正價值的發揮。

（三）缺乏專業人員的管理，無法調動信息的真正價值。高校團員檔案一般由高校團委進行管理，管理人員多為輔導員教師或學生團干部，管理人員隊伍性質較為單一，缺乏具有專業檔案管理技能的管理人才，無法挖掘團員檔案的深層信息。團員檔案蘊含著巨大的信息價值，由團員檔案不僅可以分析出團員的年齡、分布的基礎信息，更可以根據年齡、性別等因素分析出青年人的價值觀與政治信仰。但這需要一定的統計及計算機技能，普通管理人員通常缺乏這些專業技能，從而影響團員檔案信息價值的發揮。

二、高校團員檔案管理的改進措施

（一）豐富團員檔案內容，增添個性化定制內容。在新時期團員檔案建設上，必須要符合時代的內容，增添新的符合青年團員成長需求的檔案內容。在傳統入團申請書、入團志愿書、團證這三樣的基礎上添加諸如團員成長檔案、團員榮譽體系、團員教育手冊、第二課堂成績單等形式多樣內容豐富的新的檔案形式。同時，構建完備的團員檔案體系，深入挖掘團員的綜合素質，以冰山模型、洋蔥模型為基本理論，探尋每個團員的個性素質，用檔案來記錄青年團員自身優勢與性格特質，以便更好地培育與開發青年團員的潛能。

（二）團員檔案納入大數據管理，實現動態更新。由于大學團員檔案管理系統的管理內容比較復雜，涉及的部門多，往往需要按行政隸屬關系進行管理和統計，所以對大學團員檔案管理的信息化顯得十分重要。為了以方便、快捷、費用低的優勢將管理人員從傳統的檔案管理模式中解脫出來，需要開發一套高校團員檔案的管理系統。將高校團員信息納入大數據進行分析統計，實現在線數據的更新，及時將錯誤或遺漏的數據進行更改補充，充分體現團員檔案信息的時效性，發揮其更大價值。

（三）培養一批專業管理人才，提高團員檔案利用率。檔案管理人員的專業素質也是團員檔案能否發揮其功用與價值的重要影響因素之一。由于高校性質的特殊性，管理梯隊人員穩定性較強，所以需要定期對相關檔案管理人員進行技能的培訓，通過講座附帶考核等有效手段，提高相關人員的管理技能，使之掌握一定的數據統計分析及運用能力，熟練操作數據庫等計算機軟件。通過對團員檔案管理人員的技能培訓，提高團員檔案的應用率與信息的轉化率。

（四）增強團員檔案意識，自主建立成長檔案。團員自身的檔案意識也是不可或缺的，空有完備的檔案體系卻不能調動團員的主觀能動性，再好的體系也是徒勞。所以在青年團員日常教育中就灌輸檔案意識，鼓勵團員主動參與到自身檔案的建立中來，將自己的優勢與長處記載下來，并隨時更新檔案資源，積極配合校方完善自我的團員檔案。真正讓團員檔案起到引領青年團員成長、記錄青年團員成長的作用。

【參考文獻】

[1]曹鳴謙.改革視野下的高校共青團檔案管理探索[J].檔案與建設，2017（09）.

[2]王東興，白金，張馨予.高校基層團組織建設團員檔案現狀研究[J].河北大學成人教育學院學報，2016（04）.