論人事檔案材料的收集與整理

王斌

【摘要】當今社會，我們對于人事檔案管理要求越來越高，人事檔案管理的重要性也越來越明顯。但是，關于人事檔案的管理還有許多不足之處，急需我們進行改進。

【關鍵詞】人事檔案；收集；整理

人事檔案的主要功能是集中展示人才基本信息，通過人事檔案我們可以評定一個人才是否符合要求。人事檔案有這樣的特點，所以整理起來十分的復雜，因為我們要確保人事檔案中的信息準確無誤，所以在人事檔案的收集時，我們一定要保證科學化、準確化、規范化，對于人事檔案材料的收集和整理，是人事工作中最為重要和基本的工作，人事檔案材料的收集和整理的好壞直接決定著人事工作是否能順利進行。

一、人事檔案在收集整理過程中存在的問題分析

（一）不具備良好的檔案管理意識。目前我國的人才管理都是有專門的部門，配備專門的人員來負責。就我們個人而言，我們一生不太可能接觸到自己的檔案材料，而且就我國而言，我們對于檔案重要性的宣傳力度遠遠不夠。所以，我們有一大部分人沒有意識到檔案材料對于自己今后生活的重要性。這樣就造成了在我們的學習和工作中，對于自己的檔案缺少應有的關注，重視程度低，沒有對檔案進行及時的保護和存放，從而導致我們對于自己的個人實際情況不了解，不能夠對自己的實際情況進行準確的判斷。正是因為越來越多的人因為這種意識，所以對于自己的工作生活造成了不好的影響，這樣不僅耽誤了自己，也耽誤了別人。

（二）收集和整理方式仍需加強。當今社會科技不斷地進步，新四大發明應用的范圍廣泛提高，大多數領域我們實現了信息化管理。但是我國人事檔案的管理始終長時間處于紙版的形式儲存，一直得不到很好的提升，關于這個，根本原因就是我國現階段對于人事檔案的管理始終用的是極為傳統的方式，所以我們的檔案管理始終不能夠完善。我們現在一直用的紙板的載體進行檔案的保存和管理，這種形式的管理工作效率極其低下，長時間實施這樣的管理，一定會對我們的工作造成很大的不便。

二、提升檔案管理意識

（一）加強對人事檔案宣傳工作的力度。我國之前對于檔案管理的宣傳力度一直不夠，所以我們必須要加強對檔案管理的宣傳力度，我們可以通過主要媒體帶動其他媒體的方式來對檔案進行宣傳，在主要媒體中大力宣傳檔案管理的重要性，可以拍一些關于重視檔案管理的宣傳片，請名人過來當代言，發揮名人效應。其次政府真正重視其檔案管理的重要性，發揮一帶一片政策，積極宣傳檔案管理的重要性。

（二）在高校設立檔案管理課程。從基礎抓起，我們可以在高校設置相關課程，讓那些即將進入社會的學生真正了解檔案管理，讓他們真正意識檔案管理的重要性，只有這樣，才能讓他們在步入社會后，重視人事檔案，才會對其進行關注。只有讓他們意識到檔案管理的重要性，他們才會在畢業后把自己的檔案存放在相關部門。我們只有通過宣傳和設置課程，從而提高整個社會大眾對于人事檔案的關注度，這樣我們才可以提高人事檔案管理的工作質量。

三、構建信息化的收集和整理檔案材料系統

（一）檔案信息化管理。當今社會科技不斷進步，意味著我國開始進入全面的信息化和無紙化辦公模式，我國的檔案管理也將全面實施信息化和無紙化，一旦如此，那我們的工作效率將不知比現在高出多少倍。檔案的信息化管理對于當今社會的發展至關重要，檔案信息化管理可以提高相關部門的工作經驗，對于檔案處理的及時性，所以說檔案信息化管理的發展是水到渠成的。

（二）檔案的收集和整理。在我們進行檔案的收集和整理時，我們一定要熟悉檔案初始的情況，我們要對檔案先進行分層，分階段逐步進行了解。第一，我們要先對人事檔案的整個系統來進行重新的開發，通過計算機系統進一步幫助管理者對檔案進行收集和整理，這樣我們可以更準確地找出未能及時存儲人事檔案的人，及時提醒他們，這樣可以促使人事檔案管理工作順利進行。第二，我們可以開發類似于公安系統一樣的軟件，把公民的信息都能對應起來，從而進一步實現人事檔案管理的信息化進程，這樣我們就可以從一些相關的信息中找到相對應的人，這樣可以使我們的工作事半功倍。系統的優點還在于，在系統中所登記的人，只要符合搜索條件，那么我們就可以從茫茫人海中找到你，及時為你處理問題。還有，可以主動對人事檔案材料進行收集和整理，對個人檔案進行及時的補充，讓每一個公民的檔案都可以變得更加具有時效性。

四、結語

總的來說，我們對人事檔案進行的所有有效的收集和整理，都能夠促使人事檔案管理可以健康地發展，可以為檔案的查找提供一定的方便，還可以很好地對人事檔案進行存儲，幫助相關部門更好地進行管理。雖然我國現在的人事檔案管理還存在著很多不足，但是我們相信，通過努力，我們一定可以讓人事檔案管理更好地發展，為和諧社會作貢獻。

【參考文獻】

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